Auditor Menuntut Bayaran

Seorang Management representative ISO (biasa disingkat MR iso atau QMR) sebuah perusahaan yang telah mengadopsi iso 9001 sejak 1998 mengeluh, kegiatan audit internal di perusahaan tempatnya bekerja menghadapi kendala.


ISO 9001 mensyaratkan perusahaan melakukan audit yang dilaksanakan oleh internal quality auditor perusahaan. Kegiatan audit di perusahaan disebut audit mutu internal. Di perusahaan yang berlokasi di Jakarta ini audit mutu internal dilaksanakan dua tahun sekali. Para ISO 9001 auditor adalah personil yang berasal dari berbagai unit kerja perusahaan tersebut.

Timbul permasalahan ketika auditor menuntut bayaran saat mendapat tugas melakukan internal audit. Alasannya, mereka kerap mendapat bonus dari perusahaan dalam melaksanakan pekerjaan mereka sehari-hari, sementara bonus tidak mereka peroleh saat ditugaskan sebagai internal auditor. Apabila boleh memilih, para internal auditor cenderung lebih senang tidak ditunjuk sebagai auditor internal perusahaan.

Management representative perusahaan tersebut menyesalkan tuntutan ini. Pasalnya, jika tuntutan tidak dipenuhi, hasil audit yang dilaksanakan auditor setengah hati tentu tidak maksimal. Hal ini akan menimbulkan dampak negatif terutama pada sistem perusahaan secara keseluruhan.

Dipersilahkan pembaca blog memberikan komentar topik ini. Terima kasih.
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Adopsi Sertifikat ISO 9001 Berkurang!

Jumlah perusahaan Indonesia yang mengadopsi sertifikasi iso 9001:2000 berkurang. Data ini diperoleh dari hasil survei yang baru-baru ini dirilis oleh ISO (international Organization for Standardization).

Setiap tahun iso mempublikasikan data jumlah sertifikat iso (iso 9001, iso 14001, iso/TS 16949, dll) yang diadopsi perusahaan-perusahaan seluruh dunia, termasuk Indonesia. Hasil Survey dapat di download Survey iso 2007
Akan tetapi, hasil survey tidak menyebutkan alasan-alasan penyebab penambahan atau penurunan jumlah sertifikat. Meski begitu, berkurangnya jumlah perusahaan Indonesia yang "gemar" sertifikat iso 9001 mengisyaratkan bahwa bangsa ini sesungguhnya tidak memerlukan sertifikat, melainkan kompetensi.

Telah Terbit Standar baru ISO 9001:2008

Tidak tepat jika implementasi iso 9001:2000 menjadi iso 9001:2008 disebut "upgrade" atau "transisi" sebab standar iso 9001:2008 tidak memuat persyaratan baru.
Penerapan standar iso 9000 versi 2000 menuju ISO 9001 versi 2008 lebih cocok dikatakan "implementasi".
Standar iso 9001:2008 yang diterbitkan pada 14 November 2008 berisi penegasan atau klarifikasi (clarification) standar ISO 9001:2000. Dengan kata lain, persyaratan-persyaratan iso 9001:2000 yang menimbulkan interpretasi abu-abu atau bermakna ganda diperbaiki dan diperbaharui standar terbaru ISO 9001:2008.
Keputusan tidak menambah persyaratan baru didasarkan pada kajian standar ISO 9001:2000, survey dan feedback kepada pengguna standar ISO 9000 yang beberapa waktu yang lalu telah dilakukan oleh ISO/TC 176 ( tim yang menyusun standar internasional ISO 9001:2008).
Hasil kajian dan survey serta feedback menjadi dasar perubahan standar dari ISO 9001:2000 menjadi ISO 9001:2008, antara lain bertujuan:

• Pertama, standar iso 9001:2008 menyempurnakan persyaratan-persyaratan yang sudah ada dalam standar yang lama (ISO 9001:2000) tanpa merubah makna.

• Kedua, iso 9001:2008 disusun lebih kompatibel dengan standar manajemen lingkungan ISO 14000,

• Ketiga, iso 9001:2008 mudah diterjemahkan sesuai dengan bahasa pengguna standar masing-masing.

Standar ISO 9001:2000 sudah dapat dibeli. Bagi yang berminat silahkan kunjungi ISO 9001:2008
Sebelum membeli, silahkan lihat informasi atau dokumen panduan ISO 9001:2008 berikut ini (Isi dokumen ini tidak berbeda dengan dokumen panduan ISO 9001:2000)

Misalnya, untuk mempelajari dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh iso 9001:2008, silahkan klik: Guidance on the documentation requirements of ISO 9001:2008

Pedoman yang berisi istilah atau terminologi yang digunakan standar ISO 9001:2008 dapat dilihat pada URL berikut ini Guide to the Terminology used in ISO 9001 and ISO 9004

Standar iso 9001:2008 diterbitkan untuk semua perusahaan dengan aneka bidang usaha. Namun, terkadang tidak semua persyaratan iso 9001:2008 dapat diterapkan karena sejumlah persyaratan yang tercantum dalam standar iSO 9001:2008 tidak relevan bagi bidang usaha perusahaan tersebut. Oleh sebab itu, persyaratan yang tidak relevan dapat diabaikan. Silakan membaca panduan untuk soal ini, klik: Guidance on ISO 9001:2000 sub-clause 1.2 "Application"

Sebagaimana ISO 9001:2000, ISO 9001:2008 menggunakan konsep yang sama, yakni pendekatan proses atau process approach dalam bahasa Inggris. Untuk memahami konsep ini menurut standar Iso 9001:2008, kunjungi URL: Guidance on the concept and use of the process approach for management systems

ISO dan IAF membuat kesepakatan tentang jadwal implementasi ISO 9001:2008. Untuk lebih jelasnya, klik Implementation guidance for ISO 9001:2008

Yang terakhir adalah tentang outsourcing process. Membaca dokumen panduan tentang outsourcing process ini saya sarankan membaca lebih seksama dibandingkan dengan dokumen-dokumen yang saya sebutkan di atas. Guidance on 'Outsourced processes'

Selamat menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008!

Management Representative

Keberhasilan penerapan quality management system (QMS) iso 9001:2000 di perusahaan bergantung pada beberapa aspek, yang salah satunya adalah penunjukkan management representative (MR atau QMR) yang tepat.

Akan tetapi, standar internasional iso 9001 versi 2000 tidak menyebutkan siapa sebaiknya yang memegang jabatan itu di perusahaan.

Persyaratan QMS iso 9001:2000 yang menyinggung ketentuan tentang management representative tercantum di dalam klausul 5.5.2 Management Representative. Persyaratan itu menyebutkan,

"Pimpinan perusahaan harus menunjuk atau mengangkat seseorang yang berasal dari jajaran manajemen dan bertugas (diluar pekerjaannya sehari-hari) mengelola dan menjamin pelaksaaan iso 9001-2000 berjalan efektif. Management representative harus melaporkan kepada pimpinan perusahaan kinerja sistem iso9001:2000 di perusahaan, termasuk langkah-langkah perbaikan yang diperlukan"

Penunjukkan manajemen representative seperti dimaksud persyaratan di atas dapat diartikan bahwa seorang manajemen representative suatu perusahaan adalah seseorang yang bekerja di perusahaan tersebut dan (sebaiknya) seorang manager yang mempunyai akses langsung kepada pimpinan perusahaan.

Manajemen representative harus memiliki kewenangan serta tanggung jawab yang cukup agar dapat bekerja maksimal sehingga sistem iso 9001:2000 yang diterapkan berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu, sistem iso 9001 :2000 menegaskan, kewenangan dan tanggung jawab management representative tidak dapat didelegasikan kepada personil di luar perusahaan.

Bagi perusahaan berskala kecil, jabatan MR iso dapat dirangkap oleh pimpinan perusahaan. Jika hal ini tidak memungkinkan, pemimpin perusahaan dapat menunjuk seseorang yang cocok dan orang itu kemudian melaporkan kinerja dan perbaikan sistem mutu kepada dirinya.

Berbeda dengan perusahaan kecil, perusahaan berskala besar yang memiliki beberapa fasilitas dengan lokasi berbeda-beda dapat menunjuk personil yang bekerja di lokasi masing-masing sebagai wakil management representative. Namun, management representative perusahaan secara keseluruhan sebaiknya tetap dijabat oleh satu orang.

Disamping bertugas sebagai koordinator, tugas management representative yang lain adalah menjamin, unit-unit perusahaan yang bertanggung jawab atas persyaratan pelanggan benar-benar memahami permintaan yang diinginkan oleh pelanggannya (lihat iso 9001 : 2000, klausul 5.5.2).

Pekerjaan ini bukan berarti harus dilakukan oleh management representative secara pribadi, tetapi ia telah mengetahui bahwa personil atau bagian-bagian itu telah mendapatkan informasi yang memadai sehubungan dengan persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan.

 
Baca juga:

• Kontroversi ISO 9001:2008 (Jabatan Management Representative)
• Apa Tugas Seorang Management Representative?

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Ini cerita tentang internal auditor ISO 9000. Ceritanya begini. Seorang internal auditor harus benar-benar memahami dan mengenal kondisi mata rantai bisnis perusahaan di tempatnya bekerja dan menyadari bahwa semua unit atau bagian dalam mata rantai itu saling terkait dan saling membutuhkan.

Untuk memberikan gambaran keterkaitan dan kebutuhan antarbagian dalam perusahaan, cerita berikut dapat menjelaskannya.

Cerita ini tentang grup anak-anak yang sedang berwisata. Dalam grup itu ada sekelompok anak yang berjalan cepat dan ada sekelompok anak yang berjalan lamban. Grup dipimpin oleh seorang dewasa yang bertanggung jawab menjaga anak-anak sampai di tempat tujuan sebelum makan siang.

Awalnya anak-anak dibiarkan berjalan sesuka mereka. Tak berapa lama, sang pimpinan menyadari bahwa mereka tidak mungkin sampai pada tujuan sebelum makan siang, karena sekelompok anak berjalan lebih cepat ketimbang sekelompok anak yang lain. Akibatnya, dalam waktu singkat, jarak antara anak-anak yang berjalan cepat dengan yang lamban semakin jauh. Jika kondisi ini dibiarkan, mustahil mereka mencapai tujuan sebelum makan siang.

Kemudian sang pimpinan membuat aturan main. Ia menyuruh anak-anak yang berjalan lamban untuk membagi-bagi barang bawaan mereka dalam porsi yang kecil dan mengharuskan anak-anak yang berjalan cepat untuk membawanya. Hasilnya gemilang, kecepatan anak-anak yang berjalan lambat meningkat dan kecepatan anak-anak yang berjalan cepat menurun. Mereka akhirnya bersama-sama mencapai tujuan sebelum makan siang, seperti yang mereka rencanakan.

Analog dari cerita di atas adalah perusahaan akan maju, sehat dan berkembang serta dapat mencapai tujuan perusahaan apabila setiap bagian (unit) saling bekerja sama dan dengan ritme yang sama. Namun, pada kenyataannya, kecepatan untuk memproses suatu pekerjaan tidaklah sama antara satu bagian dan bagian yang lain. Gap ini terjadi akibat keterbatasan (constraint) yang melekat pada unit-unit itu masing-masing, umpamanya ketersediaan personil yang cukup, kejelasan pendelegasian pekerjaan, kelengkapan data untuk pengambilan keputusan, keterampilan personil untuk melaksanakan pekerjaan, kepedulian terhadap program perbaikan dan perubahan, kebijakan dan sikap atasan yang konsisten, kejelasan karir, dan lain-lain.

Dr.Goldrantt dalam theory of constraint menjelaskan, sebuah sistem terdiri rantai-rantai yang saling berkaitan atau disebut sebagai mata rantai. Menurut theory of constraint, tiap-tiap rantai itu memiliki keterbatasan. Oleh sebab itu, agar mata rantai berfungsi sempurna, perbaikan hendaknya difokuskan kepada rantai-rantai yang lemah dan bukan pada rantai yang sudah kuat.

Agar mata rantai bisnis perusahaan berfungsi sebagaimana mestinya, diperlukan seorang internal auditor yang dapat menganalisis kelemahan dan kekuatan mata rantai tersebut, dengan cara mengidentifikasi bagian-bagian yang menjadi kendala (lemah) dan memperbaiki sistem-sistem pada bagian yang menjadi kendala itu. Disamping itu, frekuensi audit ditingkatkan pada bagian yang sistemnya masih lemah, dan dikurangi pada bagian yang sudah baik.

Jika kita lakukan audit untuk setiap bagian dengan frekuensi yang sama tanpa mempertimbangkan keterbatasan yang ada pada mereka, sama artinya kita membantu yang lemah menjadi kuat dan membantu yang sudah kuat menjadi lebih kuat. Hasilnya, gap di antara mereka tetap ada.

Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran