Zulkifli Nasution's blog: Tips Calon Auditor Mutu Internal

Ilustrasi: Pixabay

Sudah pasti setiap orang pernah menghadapi kendala dalam bekerja, termasuk saya yang berprofesi sebagi trainer.
Kesulitan yang saya temui yaitu saat menjelaskan materi training auditor internal iso 9001 khususnya kepada peserta training yang tidak menguasai operasional tempatnya bekerja.

Audit sebagai Perbaikan Kinerja
Mekanisme audit mutu internal (self evaluastion) wajib ada dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001.
Aktivitas audit internal harus dilaksanakan secara berkala dengan maksud internal quality audit dilakukan oleh auditor internal yang terlatih. Biasanya perusahaan yang telah bersertifikat iso 9001 setidaknya memiliki seorang internal auditor. Tentu jumlah auditor internal tidak sama antara satu perusahan dengan perusahaan yang lain sebab jumlah auditor disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.

Penambahan Auditor Internal
Dalam perjalanan waktu, pihak manajemen terkadang mengambil keputusan menambah jumlah auditor internalnya. Kebijakan ini diambil karena dua alasan.

Alasan pertama, karyawan yang yang selama ini bertugas sebagai internal auditor tidak lagi bekerja di perusahaan atau telah resign.
Alasan kedua, manajemen ingin memperbanyak jumlah auditor internal guna mendukung kinerja tim auditor iso yang sudah ada. Keputusan ini patut dipuji.

Namun sayangnya, keputusan penunjukkan calon auditor kerap kali tidak dibarengi proses seleksi internal yang tepat. Akibatnya, calon auditor yang ditunjuk untuk mengikuti pelatihan internal audit meng-hadapi kendala dalam menyerap materi training.
Calon auditor yang ditunjuk, misalnya, karyawan yang baru saja di-rekrut oleh perusahaan. karyawan yang baru saja di-rekrut memer-lukan proses orientasi kerja di perusahaan yang baru. Proses ini memerlukan waktu . Oleh sebab itu, kebanyakan karyawan baru belum atau kurang memahami proses operasional perusahaan secara menyeluruh.

Bukan hanya karyawan baru yang menemui kesulitan dalam menyerap materi pelatihan internal quality audit, karyawan lama pun terkadang mengalami situasi yang sama.
Khususnya karyawan yang meski sudah lama bekerja di suatu perusahaan, namun karena berbagai alasan tertentu masih saja kurang memahami kaitan aktivitas unit tempatnya bekerja dengan unit-unit kerja yang lain (interaksi antarproses).

Seandainya kedua contoh calon auditor itu dipaksakan untuk mengikuti pelatihan auditor internal, dapat diperkirakan hasil training tak selalu optimal.

Mengapa?
Calon auditor internal harus menguasai dua topik utama auditing.
Pertama penguasaan teknik-teknik audit (topik ini tidak dibahas dalam tulisan ini). Kedua, pemahaman standar iso 9001 (standar yang menjadi subyek tulisan ini).

Seperti diketahul, standard ISO 9001 mengadopsi pola manajemen pendekatan proses atau process approach.
Menurut standard ISO 9001, karakteristik suatu proses adalah suatu proses memiliki input dan output. Output suatu proses merupakan input proses yang berikut. Jika suatu proses dikaitkan dengan proses-proses yang lain, terbentuklah mata rantai proses.
Menurut iso 9001, jika mata rantai proses dikelola dengan baik akan tercipta kinerja yang baik pula. Oleh karena itu, untuk menjadi auditor mutu internal yang berprestasi, calon auditor setidaknya harus cukup menguasai mata rantai proses tempatnya bekerja.

Apa solusinya?
Disarankan kepada calon auditor internal sebelum mengikuti pelatihan audit mutu internal terlebih dahulu mempelajari aktivitas operasional ditempatnya bekerja..
Caranya mudah. Berikut ini tips yang hendaknya dipertimbangkan bagi calon auditor (baik karyawan baru maupun karyawan lama):

Bacalah prosedur-prosedur iso yang sudah ada atau manual iso yang tersedia
Tanyakan kegiatan audit yang selama ini berlangsung kepada auditor mutu internal, khususnya aktivitas-aktivitas yang mereka audit selama ini.
Bertanyalah kepada rekan-rekan kerja Anda (manager atau assisten manager, dll) yang mengenal dan memahami operasional kerja perusahaan secara menyeluruh.