Mengkaji Order Pelanggan

Mendapat order pelanggan sebanyak-banyaknya adalah satu hal, tetapi memenuhi pesanan sehingga pelanggan merasa puas merupakan hal lain.


Standar quality management system ISO 9001 (download iso 9001 pdf Indonesia) mewajibkan perusahaan mempunyai mekanisme yang jelas untuk mengkaji order pelanggan. Kajian ini harus dilaksanakan sebelum order disetujui.

Tujuannya adalah untuk menilai seberapa jauh perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggannya.

ISO 9001:2008 - 7.2.2 Tinjauan persyaratan berkaitan dengan produk Organisasi harus meninjau persyaratan yang berkaitan dengan produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum organisasi berkomitmen memasok produk kepada pelanggan (misalnya menyampaikan penawaran, menyetujui kontrak atau pesanan, menyetujui perubahan pada kontrak atau pesanan) dan harus memastikan bahwa persyaratan produk telah ditentukan, persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang dinyatakan sebelumnya, telah diselesaikan, dan organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan. Rekaman hasil tinjauan dan tindakan dari hasil tinjauan harus dipelihara (lihat 4.2.4). Apabila pelanggan tidak memberikan pernyataan tertulis tentang persyaratan, persyaratan pelanggan harus dikonfirmasi oleh organisasi sebelum diterima. Bila persyaratan produk diubah, organisasi harus memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diubah dan personil yang terkait paham tentang persyaratan yang diubah. CATATAN: Dalam beberapa hal, seperti penjualan melalui internet, tinjauan resmi tidak praktis bagi tiap pesanan. Sebagai pengganti, tinjauan dapat mencakup informasi produk yang relevan seperti katalog atau media iklan.

Order pelanggan dapat dibedakan menjadi dua jenis. Jenis order yang pertama adalah order pelanggan kepada perusahaan untuk produk yang sesuai dengan standar perusahaan. Jenis order kedua yaitu order pelanggan yang menginginkan produk bukan standar perusahaan atau yang memerlukan modifikasi produk.

Memproses kedua jenis order itu jelas tak sama. Maka harus dibuat aturan yang jelas. Cara menangani pesanan produk yang sesuai dengan standar perusahaan, misalnya produk tersedia dalam katalog, jauh lebih ringkas dibandingkan menyelesaikan permintaan yang menuntut modifikasi produk atau special jobs. Pekerjaan dengan perubahan produk disana-sini melibatkan lebih banyak unit kerja.

Order pelanggan bisa dalam bermacam media. Ada pelanggan yang menyampaikan keinginannya secara tertulis atau terdokumentasi dan tak sedikit menyampaikannya secara lisan.

Permintaan tertulis umpamnya melaui purchase order, kontrak atau pesanan melalui fax, emai dan internet. Salah satu cara yang simple untuk mengkaji order ini adalah dengan ditandatanginya dokumen yang berisi pesanan oleh manager yang berwenang.

Namun, bagaimana memproses permintaan yang disampaikan secara lisan atau verbal misalmya melauli telepon?

Pendekatan berikut bisa Anda lakukan. Tuliskan pesanan dalam catatan yang anda miliki (lebih baik jika ditulis dalam formulir yang dibuat khusus untuk pesanan lisan), konfirmasikan permintaan yang telah anda tulis kepada pelanggan dan tandatangani jika telah disetujui. Apabila memungkinkan, detail pesanan dikirim melauifax atau email sebagai konfirmasi untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

Terkadang pelanggan meminta sesuatu perubahan ketika produk sedang diproses. Diminta agar perngiriman dipercepat, warna diganti, spesifikasi diubah adalah beberapa contoh perubahan atas permintaan pelanggan. Karena pelanggan adalah raja, perusahaan wajib memikirkan aturan yang jelas jika terdapat perubahan-perubahan itu.

Aturan ini harus ditetapkan. Tujuannya agar semua pihak yang terlibat dalam proses pembuatan produk mengetahui adanya perabahan sehingga dapat menentukan langkah-langkah yang diperlukan.

Standar ISO 9001 meminta agar bukti kajian tersedia dan dipelihara dengan baik. Bukti-bukti kajian antara lain noutulen rapat, hasil negosiasi, kesepakatan-kesepakatan tertulis serta korespondensi pelangan.

Keuntungan perusahaan yang memiliki mekanisme kajian order pelanggan ialah menghindari kesalahpahaman dengan pelanggan, demi mencapai kesepakatan dan kepuasan kedua belah pihak.