Mengapa Mengadopsi ISO 9000?

ISO 9000 adalah standar internasional sistem manajemen mutu yang dirancang membantu organisasi menghasilkan barang atau jasa yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan pelanggan.


Standard ISO 9001 (lihat ISO 9001 pdf) dipublikasikan oleh ISO (Internasional Organization for Standardization) atau lembaga standardisasi internasional melalui konsesus yang berdasar pada prinsip-prinsip manajemen mutu atau quality management practices (baca 7 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9000)

Hasil survey ISO pada 2009 menyebutkan, perusahaan bersertifikat ISO 9000 telah mencapai satu juta atau lebih di seluruh dunia. Lalu mengapa begitu banyak perusahaan mengadopsi sistem manajemen mutu internasional ini?

Keuntungan menerapkan international quality management system ISO 9000 antara lain karena image perusahaan semakin meningkat dengan dimilikinya sertifikat ISO 9000.

Selain dapat meningkatkan kinerja da produktivitas, penerapan sistem manajemen menjadikan standar kerja perusahaan terdokumentasi rapi sehingga mudah dalam pengendalian. Disamping itu, kinerja perusahaan makin transparan karena standard ISO mewajibkan kejelasan tugas dan kewenangan setiap karyawan, siapa mengerjakan apa menjadi terang benderang dan jelas.

Lalu, apakah standar internasional hanya berlaku bagi perusahaan besar saja?  Tentu tidak. ISO 9000 adalah standar yang  generik. Generik artinya standar ini dapat diaplikasikan oleh setiap perusahaan, baik UKM atau perusahaan besar, terlepas dari barang atau jasa yang dihasilkan.

Mengapa harus ISO 9000? Perusahaan eksis karena pelanggannya. Apabila pelanggan tidak puas, perusahaan dalam kondisi bahaya. Oleh karena itu, manajemen harus senantiasa memuaskan pelanggannya dengan menyediakan barang dan jasa yang berkualitas.

Untuk dapat memenuhi permintaan pelanggan, adopsi manajemen mutu ISO 9000 adalah cara yang tepat. Standard  dapat membantu perusahaan mengelola setiap aktivitas dengan pedekatan yang sistematis dan terstruktur sehingga barang dan jasa yang dihasilkan senantiasa konsisten dan pada akhirnya memenuhi harapan pelanggan.

Kemudian, apa langkah-langkah sertifikasi ISO9000? Secara garis besar ada empat langkah menuju sertifikasi ISO 9000.

Langkah pertama harus dibentuk tim ISO. Tim hendaknya mewakili semua personil dari semua departemen atau divisi perusahaan. Tim dipimpin oleh seorang koordinator yang disebut sebagai Management Representative atau  dikenal dengan sebutan “Wakil Manajemen”. Management representative bertugas mengelola, mengkoordinir tim dan sekaligus sebagai penghubung dengan pihak lembaga sertifikasi (Certification body).

Langkah kedua sosialisasi ISO 9000 melalui training. Training diberikan kepada tim yang mencakup pelatihan pemahaman standard, pendokumentasian dan audit ISO 9000. Training dilakukan oleh karyawan internal perusahaan atau menggunakan jasa iso consultant.

Langkah ketiga mengimplementasikan standar. Implementasi adalah menerapkan aturan-aturan kerja yang telah terdokumentasi dalam dokumen–dokumen ISO, seperti prosedur, instruksi kerja dan dokumen-dokumen lain yang telah disusun.

Untuk dapat meraih sertifikat ISO 9000, setidaknya implementasi telah berjalan tiga bulan. Implementasi termasuk pelaksanaan audit mutu internal (perusahaan bersertifikat iso harus memiliki auditor mutu internal) dan melakukan kegiatan evaluasi penerapan manajemen sistem yang dinamakan kegiatan management review atau tinjauan manajemen.

Langkah keempat atau tahap terakhir yaitu menjalani proses sertifikasi. Untuk langkah ini, harus ditunjuk lembaga sertifikasi sebagai pihak yang bertanggung jawab melaksanakan audit sertifikasi. Lama proses sertifikasi bergantung pada tingkat kerumitan proses dan jumlah karyawan. Pada umumnya proses sertifikasi ISO berlangsung 2 hari hingga 10 hari atau lebih.

Berapa biaya sertifikasi dan berapa biaya konsultan sebagai tutor implementasi ISO 9000? Topik ini akan dibahas dalam edisi majalah Quality Club yang mendatang.***

Baca juga:

• Jangka Waktu Mendapatkan Sertifikat ISO 9000