Jangka Waktu Mendapatkan Sertifikat ISO 9000

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh sertifikat ISO 9000? Pertanyaan ini merupakan pertanyaan pertama yang diajukan manajemen perusahaan yang akan mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9000. Kebanyakan perusahaan senang bila bisa cepat meraih sertifikat ISO.

Namun sesungguhnya tak ada jawaban yang baku untuk menjawab lama waktu yang diperlukan untuk meraih sertfikat ISO 9000. Jangka waktu mendapatkan sertifikat bergantung pada situasi dan kondisi perusahaan. Situasi dan kondisi tiap-tiap perusahaan tentu berbeda-beda. Khususnya berkaitan dengan ketersediaan sumber daya serta kesungguhan atau komitmen setiap individu dalam mendukung dan menjalankan sistem manajemen mutu ISO 9000. 

Sebagai rujukan buat pembaca blog, saya beritahukan hasil survey yang dilakukan UNIDO (United Nations Industrial Development Organization) bekerja sama dengan ISO Dan IAF pada 2012. Penelitian ini merupakan kegiatan survey terhadap 604 organisasi (responden) di Asia.

Hasil survey menunjukkan bahwa sekitar 60 persen organisasi di negara Asia memerlukan waktu dari 7 bulan hingga 2 tahun untuk mendapat sertifikat ISO 9000.

Kemudian hasil survey menyebutkan, 29 % responden berhasil memperoleh sertifikat ISO 9001 dalam kurun waktu 4-6 bulan. Bahkan, 9 % responden mengklaim berhasil memperoleh sertifikat setelah menerapkan sistem hanya dalam waktu 3 bulan!

Lihat grafik di bawah ini:

JANGKA WAKTU PEROLEHAN SERTIFIKAT ISO 9000

Sumber: ISO 9001 - Its relevance and impact in Asian Developing Economics (A survey covering quality management system development, certification, accreditation and economic benefits) Unido, Norad, ISO dan IAF, 2012.

Baca juga:

• Mengapa Mengadopsi ISO 9000?

Sepuluh Kendala Audit Internal

Kegiatan audit internal merupakan kegiatan yang wajib dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001.

Tujuan audit internal untuk menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu yang diterapkan perusahaan.

Kenyataannya banyak kendala-kendala dalam penerapan audit internal. Sepuluh kendala dalam kegiatan audit internal ini dibahas dalam milis Quality Club dan hasilnya sebagai berikut:

Sepuluh Kendala Audit Internal:

1. Auditor intenal yang ditunjuk tidak memiliki kompetensi sebagai auditor dan bahkan tidak tahu cara mengelola  audit intenal.
   
2. Auditor internal tidak memiliki power sehingga auditee kerap tidak menindaklanjuti temuan audit
   
3. Auditor internal merasa tidak pernah ada reward dari perusahaan
   
4. Auditor internal memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya akibatnya auditor sulit menepati jadwal audit yang menyebabkan pelaksanaan audit sering molor dari jadwal
   
5. Kurangnya dukungan manajemen berkaitan dengan kegiatan audit internal
   
6. Batasan temuan audit (major atau minor? ) yang tidak jelas sehingga membuat auditee kebingungan
   
7. Ada anggapan bahwa kegiatan audit internal mengganggu pekerjaan utama
   
8. Temuan audit  tidak di follow up sebab tidak ada sangsi jika tidak difollow up.
   
9. Banyak yang beranggapan, audit dilakukan untuk mencari kesalahan orang
   
10. Auditee kurang memahami manfaat audit sehingga audit dianggap beban pekerjaan tambahan.

Baca juga:

• Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?
• Tips Calon Auditor Mutu Internal
• Jurnalis dan Auditor ISO
• Audit Top Management, Mengapa?
• Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)
• Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)
• Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?
• Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan
• Panduan Audit ISO 9001
• Auditor Menuntut Bayaran
• Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Tingkatan Dokumen ISO

Pertanyaan melalui email yang sering diajukan kepada saya seputar dokumen ISO. Belakangan ini makin banyak pembaca blog yang bertanya mengenai tingkatan atau hirarki dokumen ISO.

Sebagaimana diketahui, standard ISO 9001 mewajibkan perusahaan  mendokumentasikan sistem manajemen mutu. Hal ini sebagaimanana disyaratkan ISO 9001 persyaratan 4.1 umum. Sistem manajemen perusahaan terdokumentasi ke dalam dokumen-dokumen yang dikenal dengan istilah dokumen ISO , yakni manual mutu, prosedur, instruksi kerja dan formulir.

Semua dokumen itu merupakan dokumen-dokumen ISO yang  terdapat di perusahaan yang bersertifikat ISO 9001. Hubungan antara dokumen-dokumen itu tergambar dalam bentuk segitiga tingkatan dokumen seperti berikut:



Pada tingkatan teratas atau tingkat 1 adalah manual mutu atau pedoman mutu atau quality manual. Manual mutu adalah dokumen perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan perusahaan, penjelasan proses kerja dan interkasi antar proses kerja. Dalam manual sebaiknya juga mencakup penjelasan tentang prosedur atau referensi. Selain itu , ada baiknya matriks silang antara standar yang digunakan dengan isi manual tersedia.

Tingkat 2 adalah prosedur. Prosedur adalah dokumen perusahaan yang menjelaskan proses kerja yang berkaitan dengan unit-unit kerja lain. Prosedur merupakan dokumen untuk menjawab pertanyaan "what, who, when dan where"

Tingkat 3 adalah instruksi kerja. Instruksi kerja yang dalam bahasa Inggris disebut sebagai work instructions (WI) adalah dokumen perusahaan yang menjelaskan tata cara melaksanakan pekerjaan secara lebih detail atau rinci. Dokumen ini menerangkan "bagaimana suatu pekerjaan dilakukan" atau "how to do"

Tingkatan terendah atau tingkat ke 4 yakni  formulir. Formulir dokumen perusahaan yang jika telah diisi disebut sebagai rekaman atau record. Record merupakan bagian dari dokumen dan record adalah dokumen khusus. Record menunjukkan bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.

Keterangan lebih lanjut perihal dokumentasi ISO dapat dilihat pada dokumen ISO/TR 10013:2021 (pdf), Guidance for documented information 

Baca juga:

• Dokumen sebagai Aset Perusahaan
• Format Prosedur ISO atau SOP

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Salah satu kegiatan rutin perusahaan yang bersertifikat ISO 9001 adalah internal audit ISO 9001. Kegiatan yang kerap disebut internal quality audit ini fungsinya sangat penting. Internal audit merupakan kegiatan wajib yang diselenggarakan secara berkala dengan tujuan menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 di perusahaan.

Umumnya kegiatan internal audit dilaksanakan satu kali satu tahun. Namun, tak sedikit perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan rutin ini lebih dari satu kali dalam kurun waktu satu tahun. Standard ISO 9001 quality management system memberikan keleluasan kepada tim internal auditor perusahaan menentukan jangka waktu penyelenggaran aktifitas internal quality audit di tempat mereka bekerja.

Ada seorang anggota milis Quality Club yang menanyakan pelaksanaan internal quality audit. Pertanyaannya sebagai berikut:

Internal audit ditempat kami dilaksanakan sesuai dengan jadwal internal audit  yang telah disepakati. Jadwal internal audit antara lain berisi  informasi-informasi: proses-proses yang diaudit, nama kepala departemen yang  diaudit (auditee), waktu pelaksanaan audit dan lokasi audit. Menjelang internal audit dimulai, kami mendapat informasi bahwa salah seorang kepala departemen atau unit kerja yang namanya terdaftar dalam jadwal internal audit telah mengundurkan diri atau resign.

Selanjutnya kami menerima informasi, di departemen tersebut tidak ada seorang pun yang tahu tentang penerapan ISO 9001 quality management system kecuali kepala departemen yang telah resign itu.  Dengan kata lain, tidak satu pun karyawan di departemen itu memahami konsep sistem manajemen mutu ISO 9001. Apakah hal ini akan menjadi masalah? Ataukah ini penyimpangan audit?

Jawaban pertanyaan ini simpel. Dalam Kegiatan internal audit obyek yang diaudit adalah proses dan bukan perorangan. Oleh Karena itu, jika tidak ada personil yang bisa menjawab pertanyaan audit dalam suatu unit kerja, hal  ini menjadi penyimpangan audit. Penyimpangan atau temuan ini cukup fatal.

Mengapa demikian?

Dalam ISO 9001 quality management system terdapat aspek komunikasi internal Dalam kasus ini kepala unit kerja yang telah resign itu tidak pernah men-sosialisaikan atau mengkomunikasikan ISO 9001 quality management system kepada  bawahannya. Oleh sebab itu, bakalan tidak ada seorang pun yang sanggup menjawab pertanyaan internal auditor. Dapat disimpulkan saluran komunikasi di unit kerja itu tidak berfungsi dengan baik. Saluran komunikasi yang terhambat mengakibatkan sistem manajemen mutu perusahaan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Panduan Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18002:2008

Bagi Anda yang sedang mempelajari sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (atau disingkat SMK3) OHSAS 18001, sebaiknya memiliki dokumen panduan OHSAS 18002:2008.

Seperti diketahui OHSAS 18001 adalah sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja. Keselamatan dan Kesehatan Kerja  adalah suatu kondisi dalam pekerjaan yang sehat dan aman baik bagi pekerja, perusahaan  maupun masyarakat dan lingkungan sekitar tempat kerja. Penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS 18001 merupakan suatu  usaha untuk mencegah setiap perbuatan atau kondisi tidak aman yang dapat mengakibatkan kecelakaan kerja.

Untuk mempelajari OHSAS 18001, sebaiknya membaca juga dokumen panduan OHSAS 18002:2008. Di dalam pedoman OHSAS 18002,  persyaratan-persyaratan OHSAS 18001:2007 terdapat dalam dalam kotak, sedangkan di luar kotak adalah petunjuk penerapan OHSAS 18001.

Banyak manfaatnya  jika Anda mempunyai dokumen ini. Silahkan download OHSAS 18002:2008
Baca juga:

• Artikel Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18001
• Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS
  
• Keliru, Bukan ISO 18001 tapi OHSAS 18001