Tingkatan Dokumen ISO

Pertanyaan melalui email yang sering diajukan kepada saya seputar dokumen ISO. Belakangan ini makin banyak pembaca blog yang bertanya mengenai tingkatan atau hirarki dokumen ISO.

Sebagaimana diketahui, standard ISO 9001 mewajibkan perusahaan  mendokumentasikan sistem manajemen mutu. Hal ini sebagaimanana disyaratkan ISO 9001 persyaratan 4.1 umum. Sistem manajemen perusahaan terdokumentasi ke dalam dokumen-dokumen yang dikenal dengan istilah dokumen ISO , yakni manual mutu, prosedur, instruksi kerja dan formulir.

Semua dokumen itu merupakan dokumen-dokumen ISO yang  terdapat di perusahaan yang bersertifikat ISO 9001. Hubungan antara dokumen-dokumen itu tergambar dalam bentuk segitiga tingkatan dokumen seperti berikut:



Pada tingkatan teratas atau tingkat 1 adalah manual mutu atau pedoman mutu atau quality manual. Manual mutu adalah dokumen perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan perusahaan, penjelasan proses kerja dan interkasi antar proses kerja. Dalam manual sebaiknya juga mencakup penjelasan tentang prosedur atau referensi. Selain itu , ada baiknya matriks silang antara standar yang digunakan dengan isi manual tersedia.

Tingkat 2 adalah prosedur. Prosedur adalah dokumen perusahaan yang menjelaskan proses kerja yang berkaitan dengan unit-unit kerja lain. Prosedur merupakan dokumen untuk menjawab pertanyaan "what, who, when dan where"

Tingkat 3 adalah instruksi kerja. Instruksi kerja yang dalam bahasa Inggris disebut sebagai work instructions (WI) adalah dokumen perusahaan yang menjelaskan tata cara melaksanakan pekerjaan secara lebih detail atau rinci. Dokumen ini menerangkan "bagaimana suatu pekerjaan dilakukan" atau "how to do"

Tingkatan terendah atau tingkat ke 4 yakni  formulir. Formulir dokumen perusahaan yang jika telah diisi disebut sebagai rekaman atau record. Record merupakan bagian dari dokumen dan record adalah dokumen khusus. Record menunjukkan bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.

Keterangan lebih lanjut perihal dokumentasi ISO dapat dilihat pada dokumen ISO/TR 10013:2021 (pdf), Guidance for documented information 

Baca juga:

• Dokumen sebagai Aset Perusahaan
• Format Prosedur ISO atau SOP

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Salah satu kegiatan rutin perusahaan yang bersertifikat ISO 9001 adalah internal audit ISO 9001. Kegiatan yang kerap disebut internal quality audit ini fungsinya sangat penting. Internal audit merupakan kegiatan wajib yang diselenggarakan secara berkala dengan tujuan menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 di perusahaan.

Umumnya kegiatan internal audit dilaksanakan satu kali satu tahun. Namun, tak sedikit perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan rutin ini lebih dari satu kali dalam kurun waktu satu tahun. Standard ISO 9001 quality management system memberikan keleluasan kepada tim internal auditor perusahaan menentukan jangka waktu penyelenggaran aktifitas internal quality audit di tempat mereka bekerja.

Ada seorang anggota milis Quality Club yang menanyakan pelaksanaan internal quality audit. Pertanyaannya sebagai berikut:

Internal audit ditempat kami dilaksanakan sesuai dengan jadwal internal audit  yang telah disepakati. Jadwal internal audit antara lain berisi  informasi-informasi: proses-proses yang diaudit, nama kepala departemen yang  diaudit (auditee), waktu pelaksanaan audit dan lokasi audit. Menjelang internal audit dimulai, kami mendapat informasi bahwa salah seorang kepala departemen atau unit kerja yang namanya terdaftar dalam jadwal internal audit telah mengundurkan diri atau resign.

Selanjutnya kami menerima informasi, di departemen tersebut tidak ada seorang pun yang tahu tentang penerapan ISO 9001 quality management system kecuali kepala departemen yang telah resign itu.  Dengan kata lain, tidak satu pun karyawan di departemen itu memahami konsep sistem manajemen mutu ISO 9001. Apakah hal ini akan menjadi masalah? Ataukah ini penyimpangan audit?

Jawaban pertanyaan ini simpel. Dalam Kegiatan internal audit obyek yang diaudit adalah proses dan bukan perorangan. Oleh Karena itu, jika tidak ada personil yang bisa menjawab pertanyaan audit dalam suatu unit kerja, hal  ini menjadi penyimpangan audit. Penyimpangan atau temuan ini cukup fatal.

Mengapa demikian?

Dalam ISO 9001 quality management system terdapat aspek komunikasi internal Dalam kasus ini kepala unit kerja yang telah resign itu tidak pernah men-sosialisaikan atau mengkomunikasikan ISO 9001 quality management system kepada  bawahannya. Oleh sebab itu, bakalan tidak ada seorang pun yang sanggup menjawab pertanyaan internal auditor. Dapat disimpulkan saluran komunikasi di unit kerja itu tidak berfungsi dengan baik. Saluran komunikasi yang terhambat mengakibatkan sistem manajemen mutu perusahaan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Panduan Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18002:2008

Bagi Anda yang sedang mempelajari sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (atau disingkat SMK3) OHSAS 18001, sebaiknya memiliki dokumen panduan OHSAS 18002:2008.

Seperti diketahui OHSAS 18001 adalah sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja. Keselamatan dan Kesehatan Kerja  adalah suatu kondisi dalam pekerjaan yang sehat dan aman baik bagi pekerja, perusahaan  maupun masyarakat dan lingkungan sekitar tempat kerja. Penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS 18001 merupakan suatu  usaha untuk mencegah setiap perbuatan atau kondisi tidak aman yang dapat mengakibatkan kecelakaan kerja.

Untuk mempelajari OHSAS 18001, sebaiknya membaca juga dokumen panduan OHSAS 18002:2008. Di dalam pedoman OHSAS 18002,  persyaratan-persyaratan OHSAS 18001:2007 terdapat dalam dalam kotak, sedangkan di luar kotak adalah petunjuk penerapan OHSAS 18001.

Banyak manfaatnya  jika Anda mempunyai dokumen ini. Silahkan download OHSAS 18002:2008
Baca juga:

• Artikel Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18001
• Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS
  
• Keliru, Bukan ISO 18001 tapi OHSAS 18001