Salah satu kegiatan rutin perusahaan yang bersertifikat ISO 9001 adalah internal audit ISO 9001. Kegiatan yang kerap disebut internal quality audit ini fungsinya sangat penting. Internal audit merupakan kegiatan wajib yang diselenggarakan secara berkala dengan tujuan menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 di perusahaan.
Umumnya kegiatan internal audit dilaksanakan satu kali satu tahun. Namun, tak sedikit perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan rutin ini lebih dari satu kali dalam kurun waktu satu tahun. Standard ISO 9001 quality management system memberikan keleluasan kepada tim internal auditor perusahaan menentukan jangka waktu penyelenggaran aktifitas internal quality audit di tempat mereka bekerja.
Ada seorang anggota milis Quality Club yang menanyakan pelaksanaan internal quality audit. Pertanyaannya sebagai berikut:
Internal audit ditempat kami dilaksanakan sesuai dengan jadwal internal audit yang telah disepakati. Jadwal internal audit antara lain berisi informasi-informasi: proses-proses yang diaudit, nama kepala departemen yang diaudit (auditee), waktu pelaksanaan audit dan lokasi audit. Menjelang internal audit dimulai, kami mendapat informasi bahwa salah seorang kepala departemen atau unit kerja yang namanya terdaftar dalam jadwal internal audit telah mengundurkan diri atau resign.
Selanjutnya kami menerima informasi, di departemen tersebut tidak ada seorang pun yang tahu tentang penerapan ISO 9001 quality management system kecuali kepala departemen yang telah resign itu. Dengan kata lain, tidak satu pun karyawan di departemen itu memahami konsep sistem manajemen mutu ISO 9001. Apakah hal ini akan menjadi masalah? Ataukah ini penyimpangan audit?
Jawaban pertanyaan ini simpel. Dalam Kegiatan internal audit obyek yang diaudit adalah proses dan bukan perorangan. Oleh Karena itu, jika tidak ada personil yang bisa menjawab pertanyaan audit dalam suatu unit kerja, hal ini menjadi penyimpangan audit. Penyimpangan atau temuan ini cukup fatal.
Mengapa demikian?
Dalam ISO 9001 quality management system terdapat aspek komunikasi internal Dalam kasus ini kepala unit kerja yang telah resign itu tidak pernah men-sosialisaikan atau mengkomunikasikan ISO 9001 quality management system kepada bawahannya. Oleh sebab itu, bakalan tidak ada seorang pun yang sanggup menjawab pertanyaan internal auditor. Dapat disimpulkan saluran komunikasi di unit kerja itu tidak berfungsi dengan baik. Saluran komunikasi yang terhambat mengakibatkan sistem manajemen mutu perusahaan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Baca juga:
No comments:
Post a Comment