Sebagai konsultan ISO saya seringkali mendapat pertanyaan terkait penerapan iso di perusahaan. Minggu lalu saya ditanya soal
format atau bentuk prosedur ISO atau SOP.
Pertanyaannya adalah sbb:
Apakah dalam sistem manajemen mutu iso9001 disyaratkan atau ditentukan bentuk atau isi sebuah prosedur ISO atau SOP itu? Jawabannya tidak.
Dalam standar ISO900, khususnya pada persyaratan dokumentasi, diterangkan bahwa cakupan dokumen dapat berbeda-beda antara sebuah organisasi dengan organisasi lain yang dikarenakan:
- besar kecilnya organisasi dan bidang usaha
- kerumitan proses dan interaksi proses
- kompetensi personil dalam organisasi
Dengan alasan di atas jelas bahwa format prosedur ISO atau SOP disesuaikan dengan keinginan pengguna atau perusahaan yang menerapkan iso9001. Format prosedur ISO atau SOP sebaiknya dibuat sedemikian rupa sehingga dipahami oleh orang yang menjalankan prosedur itu. Prosedur yang baik adalah prosedur yang cocok dengan kondisi perusahan dan dipahami oleh para karyawan perusahan tersebut.
Meski tidak disyaratkan, format prosedur ISO atau SOP dapat mengikuti struktur dan format yang disediakan oleh standar ISO/TR 10013:2001 (Panduan untuk Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu atau
Guidelines for Quality Management System documentation) Dokumen panduan ini menyarankan format prosedur ISO atau SOP seperti berikut:
- Judul (Title)
- Tujuan
- Ruang lingkup
- Tanggung jawab dan wewenang
- Uraian kegiatan
- Rekaman
- Lampiran
- Tinjauan, pengesahan and revisi
- Identifikasi perubahan
Poin-poin di atas tentu bisa dikurangi atau ditambahkan dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Sebelum menentukan format, sebaiknya semua divisi atau departemen dimintai pendapat terlebih dahulu supaya bentuk baku format prosedur ISO atau SOP mendapat kesepakatan bersama dan dapat diterima oleh semua pihak.
Bila berminat, ISO/TR 10013:2001 Guidelines for Quality Management System documentation dapat di download gratis di blog ini, kunjungi folder
download.
Sebagai alternatif, ini contoh prosedur ISO atau SOP yang seringkali saya berikan kepada klien, contoh format prosedur ISO atau SOP Sintegral Consulting:
Baca juga:
