Zulkifli Nasution's blog: March 2015

20 March 2015

Salah Kerja Karena Salah Dokumen

Terjadi kesalahan pembuatan produk akibat masalah sepele di salah satu klien saya sebuah perusahaan telekomunikasi di Serpong, Tangerang.

Salah satu unit kerja di perusahaan ini yakni bagian produksi salah menggunakan drawing saat bekerja Bagian produksi menggunakan drawing yang kedaluarsa alias tidak berlaku lagi.

Drawing yang berlaku sebenarnya revisi 1, namun drawing yang digunakan bagian produksi revisi 0. Bagian Desain belum mendistribusikan drawing revisi 1 kepada bagian produksi. Akibatnya bagian produksi bekerja dengan dokumen yang salah, terjadi.... salah kerja karena salah dokumen.

Produk yang telah dihasilkan dengan acuan dokumen yang salah ini cukup banyak. Kegagalan pembuatan produk lantaran kesalahan dokumen berdampak pada keuangan perusahaan.

Setelah ditelusuri, ternyata sistem pengendalian dokumen tidak diberlakukan di bagian Desain. Pengendalian dokumen hanya berlaku di bagian Management representative (MR) atau wakil manajemen SMM dan yang bertanggung jawab atas pengendalian dokumen adalah document control atau sekertariat iso.

Sistem pengendalian dokumen di perusahaan ini dikontrol secara sentral oleh dokumen kontrol, karenanya sistem pengendalian dokumen yag diwajibkan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001 tidak menyebar luas ke unit-unit kerja yang lain.

Baca juga:

Tingkatan Dokumen ISO

14 March 2015

Kapan Mulai Menerapkan ISO 9001 versi 2015?

Banyak pertanyaan diajukan kepada saya khususnya yang berhubungan dengan ISO 9001 versi baru.

"Perusahaan kami telah menerapkan ISO 9001:2008, kapan sebaiknya menerapkan iso 9001 versi yang baru atau versi 2015?" tanya seorang wakil manajemen di Jakarta.

Setiap perusahaan dapat menerapkan mulai dari sekarang, tapi proses sertifikasi baru bisa dilaksanakan setelah standar terbaru itu terbit. Standar terbaru ISO 9001-2015 akan dirilis pada September 2015. Artinya, perusahaan dapat disertifikasi setelah September 2015.

Apabila perusahaan Anda telah bersertifikat ISO 9001:2008, idealnya perlu waktu satu atau dua bulan, kira-kira Oktober atau November 2015 untuk dilaksanakan proses sertifikasi ISO 9001:2015.

Untuk update iso 9001 versi baru, selalu kunjungi blog ini dan ikuti twitter saya @zulnasution atau #ISO9001VersiBaru

Baca juga:

10 March 2015

Ini Dia Dokumen Wajib ISO 9001 versi 2015 (Bagian 2)

Tulisan ini lanjutan dari tulisan bagian 1 tentang dokumen wajib, termasuk rekaman, yang harus ada dalam penerapan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001-2015. Daftar dokumen dan record (rekamana) yang wajib dibuat menurut ISO 9001 versi 2015 antara lain:

Rekaman Kalibrasi (Calibration): Bukti kalibrasi atau verifikasi alat ukur harus tersedia (klausul 7.1.5.2)
Rekaman Kompetensi: Dokumen yang menunjukkan bukti kompetensi personil (klausul 7.2)
Review order dan Perubahan order: Bukti review order atau perubahan order harus ada. Ketika order diterima, order tersebut harus direview untuk menilai order dapat dipenuhi atau tidak Dokumen ini biasanya terdapat di bagian sales atau marketing. Bukti review order bisa dalam bentuk notulen rapat atau tanda tangan yang berwenang dalam dokumen order(klausul 8.2.3)

Bukti seleksi dan evaluasi supplier: Dokumen yang menunjukkan bahwa seleksi dan evaluasi supplier telah dilakukan (klausul 8.4.1). Contoh dokumen ini bisa dilihat pada website SINTEGRAL.

Selengkapnya, download daftar dokumen wajib ISO 9001:2015 pdf

08 March 2015

Pengertian Risiko Versi ISO (Bagian 2)

Ini adalah lanjutan dari tulisan bagian 1 mengenai pengertian risiko menurut versi ISO.

Dalam tulisan di harian Kompas yang berjudul "Jenis Risiko Perusahaan" Adler Haymans Manurung menerangkan jenis-jenis risiko yang dihadapi perusahaan.

Jenis risiko perusahaan antara lain yakni risiko bisnis, risiko finansial, risiko operasional dan risiko reputasi serta juga risiko hukum.

Contoh risiko bisnis misalnya risiko pemasaran dan risiko penjualan serta risiko penyampaian produk ke pelanggan (customer).

Manurung menulis, risiko-risiko tersebut merupakan risiko bisnis yang harus dihadapi perusahaan dalam menjalankan usaha.

Pemasaran merupakan aktivitas perusahaan agar dikenal oleh konsumen. Aktivitas pemasaran termasuk membuat iklan agar produk yang dihasilkan dikenal konsumen.

Iklan bisa melalui media cetak, elektronik, papan iklan billboard, dan sebagainya.

Pemilihan atas media iklan juga merupakan aktivitas yang akan menimbulkan risiko. Oleh karena itu, bagian pemasaran melakukan survei untuk mendapatkan umpan balik atas aktivitas pemasaran.

Yang berikut adalah proses penjualan. Penjualan produk bisa langsung atau melalui pihak lain. Jika penjualan langsung, perusahaan harus mempunyai orang-orang yang langsung menjual produk kepada konsumen. Jika pilihan ini yang dilakukan, tentu ada risiko yang harus dihadapi perusahaan.

Selanjutnya, jika pilihan penjualan tidak langsung atau melalui pihak ketiga, perusahaan juga harus menghadapi risiko pemilihan pihak ketiga tersebut. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki mekanisme untuk menentukan pihak ketiga sebagai organisasi yang akan menjual produk.

Aktivitas bisnis berikutnya proses penyampaian produk kepada konsumen sesuai dengan waktu yang telah dijanjikan. Agar produk sampai di tangan konsumen atau distribusi, ada risiko yang bakal dihadapi. Karenanya perusahaan harus menentukan cara pemilihan moda transportasi untuk pengiriman produk kepada konsumen atau distributor.

Risiko-risiko diatas harus bisa diminimalisir oleh manajemen perusahaan agar tujuan perusahaan tercapai: memuaskan pelanggannya.

Kembali ke bagian 1

Baca juga:

01 March 2015

Pengertian Risiko Versi ISO (Bagian 1)

Ada sejumlah persyaratan baru dalam ISO 9001 versi 2015, salah satunya mengenai risiko.

Perusahaan diwajibkan menggunakan pendekatan risiko dalam menjalankan roda bisnis. Tujuannya untuk memuaskan pelanggan.

Bagaimana memahami risiko dalam konteks ISO 9001:2015?

Setiap kegiatan mengandung risiko, contoh kegiatan menyebrang jalan. Menyeberang jalan adalah kegiatan berisiko. Risiko tertabrak mobil, motor ataupun bus merupakan risiko yang harus dihadapi saat menyebrang jalan yang ramai.

Terus, apakah dengan risiko itu kita tidak jadi menyeberang jalan? Tentu tidak, bukan?

Ada cara mengurangi risiko tertabrak mobil seperti misalnya menyebrang jalan melalui jembatan penyeberangan. Cara itulah yang akan meminimalkan risiko menyeberang jalan.

Namun, jika mengunakan jembatan penyebrangan, waktu untuk mencapai tujuan akan lama.

Sebaliknya, jika kita menyebrang jalan langsung melintas jalan yang ramai kendaraan, waktu yang ditempuh untuk sampai tujuan akan cepat, namun berisiko tertabrak.

Lalu risiko mana yang kita ambil. Tentu bukan yang berisiko tinggi.

Dengan mengenali risiko, kita dapat menemukan peluang (oppurtunities). Melaui manajemen pendekatan risiko, segala peluang bisa diciptakan untuk mencapai tujuan.

Tulisan ini bersambung ke bagian 2

Link