Audit Sertifikasi bisa dilaksanakan online selama masa pandemi

Hari ini saya ikut mendampingi klien menghadapi proses sertifikasi ISO 27001, standard internasional keamanan informasi. Klien yang saya dampingi bergerak di bidang jasa telekomunikasi di Bogor. Perusahaan yang baru berdiri 2 tahun ini telah memiliki dua sertifikat bertarat internasional yakni ISO 9001 (manajemen mutu) dan ISO 45001 (manajemen K3)

Yang menarik  audit sertifikasi dilaksanakan secara daring (online), bukan berhadap-hadapan atau tatap muka antara auditor dan auditee secara fisik (Catatan: Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang atau unit kerja yang diaudit).

Pada umumnya, kegiatan audit sertifikasi berlangsung secara tatap muka, auditor mengulik dokumen dan  mencari informasi serta bukti-bukti. Namun, audit yang saya saksikan hari ini berbeda..

Kondisi pandemi covid-19 tidak memungkinkan audit sertifikasi ISO dilaksanakan secara onsite atau tatap muka secara fisik. Pasalnya, risiko  terinfeksi virus covid-19 sangat tinggi jika auditor dan auditee bertemu fisik secara langsung. Sebab itu fleksibilitas kegiatan audit yaitu dengan melaksanakan audit secara daring (online) merupakan pilihan utama. Tujuannya untuk meminimalkan penyebaran virus Covid-19.

Pandemi yang belum berakhir harus diantisipasi dengan menerapkan audit dengan strategi lain. Maka audit yang saya ikuti hari ini berlangsung secara online. Buat saya dan para peserta audit pengalaman yang menarik.

Pelaksanaan audit menggunakan media sosial Zoom. Melalui zoom tahapan audit seperti rapat opening meeting, tahap tanya jawab antara auditor dan auditee serta closing meeting dapat terlaksana dengan baik. 

Pada saat rapat opening meeting hadir semua unit kerja yang akan diaudit. Dalam persyaratan audit harus ada daftar hadir unit kerja yang ikut dalam opening meeting audit. Daftar hadir tidak dibuat dalam format hardcopy, ditulis lalu ditandatangani pihak yang hadir, melainkan dengan cara memfoto layar komputer dengan menekan tombol  "print screen" 

Auditor melakukan pertanyaan kepada audite "one on one", lewat layar komputer atau laptop dan auditee menunjukkan dokumen yang diminta auditor via melalui fasilitas sharing dokumen. Saat dokumen ditunjukkan, auditor memberikan instruksi kepada auditee agar menggeser halaman dokumen ke atas maupun ke bawah. Dokumen yang ditunjukkan auditee berbagai macam antara lain SOP atau prosedur atau bukti-bukti (record).

Berbeda dengan SOP, bukti-bukti perlu di-scan terlebih dahulu sebelum ditampilkan di layar zoom. SOP tidak perlu di scan, hanya ditampilkan dalam format pdf. 

Durasi waktu audit sertifikasi online sama dengan audit yang dilakukan secara onsite atau tatap muka. Tidak ada perbedaan lama pelaksanaan audit online vs onsite.

Saya mencatat kendala audit online. Tantangan nomor satu adalah stabilitas dan kecepatan jaringan internet yang menyebabkan komunikasi antara auditor-auditet tidak lancar.  Kerap terjadi suara tidak terdengar dengan baik atau tiba-tiba para peserta audit hilang dari layar akibat jaringan terganggu atau putus.

Koneksi jaringan tidak stabil disebabkan pada saat audit banyak para peserta audit berada di rumah atau Work from Home (WFH). Kualitas jaringan rumah tentu berbeda dengan kualitas jaringan kantor.

Disamping kendala-kendala dalam pelaksanaan audit sertifikasi daring, banyak manfaat yang bisa diraih dengan melaksanakan audit sertifikasi online, salah satunya kita tidak perlu berkerumun ketika proses audit berlangsung dengan berhadapan dengan auditor, dengan demikian pencegahan tersebarnya virus covid-19 lebih terjamin. Kesehatan tetap yang utama dalam pelaksanaan audit.