Tahapan menuju sertifikasi ISO 9001:2015

Sejumlah tahapan perlu diketahui untuk bisa mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Tahapan ini dijelaskan untuk perusahaan yang membutuhkan informasi tahap-demi tahap menuju sertifikasi ISO 9001:2015.

Tahapan menuju sertifikasi ISO 9001:2015 bersifat fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kondisi perusahaan tempat Anda bekerja. 

Tahap-tahap menuju sertifikasi ISO 9001:2015 adalah sebagai berikut:

Ini dia Perbedaan SOP dan Instruksi Kerja

 

Dalam istilah dokumen ISO dikenal berbagai jenis dokumen dan dua jenis dokumen ISO yang paling sering dijumpai adalah SOP dan Instruksi Kerja.

SOP (Standard Operating Procedure) atau prosedur adalah dokumen yang sering digunakan dalam perusahaan. SOP adalah panduan kerja yang memuat langkah-langkat kerja dan melibatkan beberapa unit kerja. Interaksi kegiatan dalam sebuah SOP tidak hanya berfokus pada satu unit kerja atau satu unit departemen saja.

Contoh SOP misalnya SOP Penanganan Order. SOP ini milik bagian Sales atau Marketing. Dalam SOP Penanganan Order memuat informasi kegiatan penanganan order. Dalam prosedur dijelaskan tata cara penerimaan order, mulai dari staff Sales melakukan presentasi, bagian admin membuat surat penawaran, proses negosiasi hingga penerbitan purchase order. 

Pekerjaan proses penanganan order tentu tidak bisa dikerjakan satu unit kerja saja , dalam hal ini bagian Sales atau Marketing, melainkan atas kerjasama unit kerja lain di internal perusahaan. Kerja sama dibutuhkan dengan unit kerja lain misalnya dengan bagian perencanaan (PPIC) atau dengan bagian Desain atau divisi internal lainnya.  

Semua proses penanganan order diuraikan dalam sebuah SOP yang mencantumkan beberapa unit kerja terlibat. 

Sedikit berbeda dengan SOP, dokumen ISO dengan kategori Instruksi kerja lebih simple. 

Instruksi kerja atau disingkat IK merupakan panduan kerja yang memuat langkah-langkah kerja secara rinci. Ciri-ciri Instruksi kerja adalah panduan yang dilaksanakan oleh satu bagian atau satu unit kerja saja. 

Instruksi kerja dibuat untuk menjawab "Bagaimana suatu pekerjaan dikerjakan" atau menjawab kalimat tanya "How?"

Contoh sebuah Instruksi kerja antara lain Instruksi kerja Mengoperasikan Mesin, Instruksi kerja Tata cara Install Software atau Instruksi Kerja Menjawab Telepon Pelanggan.

Pekerjaan yang disebutkan di atas tentu bisa dilakukan oleh satu unit kerja atau satu orang saja, tidak perlu melibatkan banyak bagian untuk menuntaskan pekerjaan tersebut.

Semoga penjelasan singkat tentang perbedaan SOP dan Instruksi kerja sudah jelas. Apabila belum jelas, ajukan pertanyaan Anda di kolom "Formulir Kontak".

Baca juga:

• Ini contoh format SOP

Download ISO 14001:2015 Self-Assessment Checklist

 Salah satu cara melindungi lingkungan hidup antara lain dengan mengadopsi standar lingkungan ISO 14001. Banyak perusahaan , besar atau kecil, telah menerapkan standar internasional ini sejak lama. 

Bagi yang telah menerapkan ISO 14001 berikut adalah pertanyaan penting 

Bagaimana cara kita menilai tingkat kematangan penerapan ISO 14001 di perusahaan?

Kita bisa tahu tingkat kematangan penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 dengan bantuan checklist. Checklist yang dimaksud yakni ISO 14001 Self assessment checklist.

GEMI (Global Environmental Management Initiative) telah mengembangkan ISO 14001 Self Assessment checklist untuk meningkatkan pemahaman manajemen dan tim ISO perusahaan tentang persyaratan dan elemen sistem manajemen lingkungan yang disyaratkan standar internasional ISO 14001:2015.

 

ISO 14001 Self assessment dibuat dalam format Excel dan dirancang untuk memungkinkan penilaian tingkat kematangan penerapan sistem manajemen lingkungan suatu perusahaan.

Checklist bisa di-download via website GEMI  dan perlu mengisi formulir terlebih dahulu sebelum download dokumen, klik GEMI 

Dokumen Self assessment ini bisa Anda gunakan sebagai checklist audit ISO 14001:2015 dalam kegiatan audit internal.

Baca juga

• Ini Cara Identifikasi Pihak Berkepentingan dan Harapannya menurut ISO 14001:2015

Begini Piramida Dokumen ISO di perusahaan Bersertifikat ISO 9001

Sistem manajemen dokumen ISO di berbagai perusahaan Indonesia mengikuti struktur atau piramida dokumen ISO seperti gambar di bawah ini:

Penjelasan tiap-tiap dokumen dalam piramida dokumen ISO di atas adalah sebagai berikut:

1. Manual memuat kebijakan-kebijakan perusahaan, struktur organisasi, bisnis proses dan ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu
2. Standard Operation Procedure atau SOP merupakan panduan kerja yang melibatkan berbagai departemen.
3. Working Instruction (WI) atau Instruksi kerja (IK) adalah dokumen yang menjelaskan aturan kerja secara rinci. Instruksi kerja umumnya hanya berlaku di satu unit kerja.
4. Formulir atau rekaman adalah dokumen jenis khusus. Dokumen ini menunjukkan bukti telah dilaksanakannya suatu kegiatan.

Tingkatan dokumen iso di atas adalah hirarki yang sering digunakan dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001.

Baca juga

• Format Prosedur ISO atau SOP