Manager bertindak Sebagai Auditor Internal?

Kegiatan audit internal ISO dilakukan personel dari berbagai jabatan, mulai dari staff hingga jabatan tinggi seperti manager atau senior manager.

Ada kelebihan dan kendala ketika manager atau senior manager bertindak sebagai auditor internal. Adalah sesuatu yang positif jika manager atau senior manager turut serta sebagai auditor internal. Ini menunjukkan komitmen positif perusahaan. Namun ada juga kendala. Kehadiran manager atau senior manager pada kegiatan audit akan memberikan dampak psikologis buat auditee seperti rasa kawatir, takut, dan tertekan.

Untuk menghindari hal tersebut, ada baiknya auditor manager berpartner dengan auditor yang jabatannya lebih rendah. Pada awal audit hendaknya auditor manager lebih banyak membuat catatan audit dan membiarkan auditor jabatan rendah yang melakukan interview.

Akan tetapi, jika dalam praktek, auditee selalu melirik auditor manager sebelum menjawab pertanyaan audit, saya menyarankan auditor manager mengundurkan diri dari tim auditor dan mencari cara lain untuk berpartisipasi dalam kegiatan audit.

Baca juga:

• ISO 9001: Auditor Harus Independen

Berapa jumlah auditor yang tepat melakukan audit internal ISO?

Seorang calon auditor internal bertanya kepada saya, apakah boleh 2 auditor melakukan audit pada satu unit kerja (auditee).  Ia merasa belum cukup percaya diri melakukan audit seorang diri. 

Saya jawab, ada kelebihan dan kekurangan jika audit dilakukan 2 auditor dibandingkan 1 auditor.

Kelebihannya: Auditor yang belum berpengalaman dapat belajar dari auditor berpengalaman (ruang untuk belajar). Banyak auditor tidak bisa memutuskan temuan atau bukan temuan, begitu juga menentukan finding major atau minor, dst. Jika hadir auditor ke dua, auditor tsb bisa memberikan masukan (ruang untuk berdiskusi). Terkadang auditor sulit memahami proses yang diauditnya. Dengan kehadiran auditor lain maka bisa berbagi tugas: seorang auditor membuat catatan, sementara auditor lain melakukan interview auditee (ruang untuk kolaborasi). 

Namun, ada kekurangan jika audit dilakukan 2 auditor pada satu auditee.

Kekurangannya: Auditee (orang yang diaudit) merasakan intimidasi jika audit dilakukan 2 auditor sekaligus. Kekurangan lainnya, kedua auditor cenderung saling berdiskusi terlalu lama dan tidak memberikan ruang komunikasi dan kolaborasi auditee. 

Keputusan menentukan satu atau dua auditor sebaiknya mempertimbangkan: pengalaman auditor, ruang lingkup audit  dan proses yang diaudit rumit atau tidak (kompleksitas proses).

Baca juga:

ISO 9001: Auditor Harus Independen

ISO 9001: Auditor Harus Independen

Dalam suatu kesempatan training auditor internal ISO 9001 di Jakarta, saya terlibat diskusi dengan peserta training tentang orang yang pantas menjadi auditor internal.

Standar ISO 9001:2015 mensyaratkan auditor internal harus independen untuk memastikan obyektivitas dan ketidakberpihakan proses audit.

Seorang peserta training mengatakan, Pak Slamet, yang sekarang bekerja di bagian Marketing, cocok melakukan audit Dept Purchasing sebab dia pernah bekerja dibagian Purchasing beberapa tahun lalu. Peserta training itu melanjutkan argumennya, pak Slamet mengetahui seluk beluk proses purchasing dengan baik sehingga proses audit akan mudah menemukan ketidaksesuaian audit.

Saya berpendapat, seorang auditor internal yang baik adalah ia yang sedikit tahu tentang proses yang akan diauditnya.

Seseorang yang semakin banyak tahu tentang area yang akan diaudit, dirinya akan cenderung melakukan audit berdasarkan opininya dan bukan berdasarkan persyaratan standar ISO 9001 atau aturan prosedur.

Baca juga:

• Ini dia sifat penting seorang auditor internal ISO

Fokus Pelanggan dalam ISO 9001: Kunci Keberhasilan Perusahaan

Fokus pelanggan (Customer focus) adalah satu persyaratan penting Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015. Persyaratan ini menekankan bahwa manajemen puncak wajib memperagakan kepemimpinan dan komitmennya untuk berfokus pada pelanggan. Prinsip ini bertujuan agar perusahaan dapat mencapai keberhasilan jangka panjang dengan menjadikan pelanggan sebagai pusat dari setiap aktivitasnya.

Maksud persyaratan fokus pelanggan untuk meyakinkan bahwa manajemen puncak secara nyata menunjukkan kepemimpinan dan komitmen serta senantiasa mempertahankan fokus perusahaan pada memenuhi persyaratan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pelanggan yang dimaksud yaitu organisasi yang membeli produk dan layanan perusahaan. Namun, pelanggan juga dapat berarti individu atau perorangan seperti pasien, siswa, dll, seseorang yang menerima produk dan layanan perusahaan.

Manajemen puncak perlu memastikan bahwa proses-proses yang efektif telah diterapkan untuk menentukan persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan yang terkait dengan produk dan layanan yang disediakan, dan meyakinkan bahwa persyaratan atau peraturan ini telah dipahami di dalam jajaran internal.

Dalam banyak kasus, fokus pelanggan artinya berfokus pada pengiriman tepat waktu dan fokus pada penanganan atau tindakan perbaikan yang tepat atas keluhan pelanggan yang diterima demi meningkatkan kepuasan pelanggan.

Manajemen puncak perlu memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk mengatasi risiko dan peluang, sehingga hasil yang diharapkan tercapai secara konsisten. Jika tidak, pendekatan Plan-Do-Check-Act (PDCA) harus diikuti untuk memastikan bahwa tanggung jawab telah diberikan kepada personel untuk menerapkan perbaikan lebih lanjut, hingga tercapai kebutuhan dan harapan pelanggan.

Manajemen puncak wajib fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan dengan menggunakan data hasil analisis dan data evaluasi kepuasan pelanggan.

Baca juga:

• ISO 9001: 2015 Konteks Organisasi (isu internal dan eksternal)