Apa saja pertanyaan audit internal ISO 9001 kepada top management?

Kegiatan audit internal ISO 9001:2015 bertujuan menilai pemenuhan persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO 9001 di setiap departemen, unit kerja atau fungsi-fungsi perusahaan.

Kegiatan audit internal termasuk audit kepada top management atau manajemen puncak. Menurut ISO 9000, top management adalah orang atau kelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi di level tertinggi. Salah satu contoh top management adalah direktur perusahaan. Dalam hal ini direktur juga perlu diaudit selain audit departemen-departemen yang lain.

Apa saja yang ditanyakan kepada top management saat audit internal ISO 9001:2015. Berikut ini daftar pertanyaan audit internal top management:

No	Pertanyaan	Klausul	Dokumen	Catatan Auditor	Kategori temuan
1	Bagaimana pandangan bapak/ibu terkait penerapan ISO 9001? Apakah sudah sesuai dengan arahan manajemen?	ISO 9001:2015, klausul 5.1	-
2	Apakah kebijakan mutu telah ditetapkan dan disosialisasikan kepada internal dan eksternal?	ISO 9001:2015, klausul 5.3	Kebijakan mutu
3	Apakah tim ISO 9001 telah ditunjuk oleh manajemen?	ISO 9001:2015, klausul 5.3	Surat penunjukkan tim ISO
4	Apakah perang tanggung jawab serta kewenangan tim SMM (sistem manajemen mutu) telah ditetapkan	ISO 9001:2015, klausul 5.4	Surat penunjukkan tim ISO
5	Apakah isu internal dan eksternal telah ditetapkan dan di-update secara berkala?	ISO 9001:2015, klausul 4.1	Isu Internal dan eksternal
6	Apakah sasaran mutu telah dipantau secara berkala?	ISO 9001:2015, klausul 6.2	Sasaran mutu dan bukti monitoring
7	Apakah hasil tinjauan manajemen telah ditindaklanjuti dan dimonitor?	ISO 9001:2015, klausul 9.3	Notulen rapat tinjauan manajemen
8	...	...	...	...	...

Format checklist dan isi checklist di atas dapat Anda gunakan untuk kepentingan audit internal di tempat Anda bekerja. 

Selamat melaksanakan audit internal!

Baca juga:

• Tips Meningkatkan Motivasi Auditor Internal ISO

Studi Kasus Audit ISO 9001:2015, Mohon Tanggapan Anda

Dalam suatu kesempatan, saya pernah melakukan audit  ISO 9001:2015 dan perlu tanggapan Anda para pembaca blog atas kasus audit yang saya hadapi.

Audit berlangsung di sebuah pabrik yang berlokasi di Pulogadung, Jakarta.

Kasus audit yang saya hadapi saya tulis di instagram dan sangat senang bila Anda bisa memberikan masukan. Dari setiap masukan saya bisa belajar dan meningkatkan kemampuan sebagai auditor ISO 9001:2015:

Baca kasus audit di sini:

View this post on Instagram

A post shared by @qualityclub101

Baca juga:

• Ini Dia Pedoman Audit ISO 19011 dalam Bahasa Indonesia

Ini contoh kriteria penilaian auditor Internal

Audit internal merupakan kegiatan utama dalam penerapan standar internasional manajemen mutu ISO 9001:2015 dan wajib dilaksanakan secara berulang-ulang. Untuk mendapatkan hasil audit internal yang maksimal, auditor internal wajib memiliki kompetensi yang sesuai.

Tata cara untuk menilai komepetensi seorang auditor internal tidak ditentukan secara spesifik oleh ISO 9001:2015. Standar internasional menyerahkan cara penilaian auditor internal kepada manajeman perusahaan sesuai dengan kebijakan masing-masing.

Ada contoh kriteria penilaian auditor internal yang bisa digunakan. Contoh ini sumbangan dari seoarang anggota group QualityClub, forum ISO melalui Whatsapp group.

Dokumen bisa di-download. Cara download mudah, klik blog QualityClub , lalu klik Arsip, file nomor  48 (Poin Penilaian Auditor internal, file pdf). 

Baca juga:

• Sepuluh Kendala Audit Internal

Seperti apa pertanyaan audit ISO 9001:2015? Ini contohnya.

Seorang anggota QualityClub berbagi pengalaman proses audit sertifikasi ISO 9001-2015.
Lalu ia merangkum pertanyaan-pertanyaan auditor yang ditujukan kepada beberapa unit kerja di tempatnya bekerja, seperti pertanyaan kepada Top manajemen, document control, IT, QC, teknik, dll


Daftar pertanyaan audit bisa dibaca di blog grup:"Tips ISO 9001;2015 dan Pertanyaan auditor eksternal" klik WA Grup ISO

WA grup adalah forum diskusi ISO 9000 via WhatsApp Group.  Grup ISO ini ditujukan untuk management representative (wakil manajemen), auditor internal, document control dan tim ISO perusahaan.

Isi formulir pendaftaran WA grup ISO bila ingin bergabung di forum ISO 9000.

Belajar Audit Mutu Internal ISO Melalui Workshop Audit

Ini acara training Audit Mutu Internal ISO 9001-2008 yang ke empat.

Empat kali saya memberikan training audit mutu internal di perusahaan jasa internet (internet services) yang berlokasi di Kuningan Jakarta Selatan.

Mengapa sampai 4 kali? Manajemen perusahaan jasa intenrnet ini menginginkan agar semua karyawanya memahami sistem manajemen mutu ISO 9000 yang sejak lama diterapkan. Selain mencetak auditor internal, jajaran manajemen ingin agar tidak hanya beberapa orang saja yang paham tentang ISO.

Kali ini jumlah peserta yang ikut termasuk banyak, sekitar 20 orang. Mereka berasal dari berbagai proses atau divisi (demikian perusahaan ini menyebut unit kerjanya). Ada karyawan yang dari divisi Network Infrastruktur Development (NID), (CSE) Corporate Support Engineer, (NOC) Network Operation Center, (RNP) Recruitment & Personnel, (BNC) Billing & Collection, System - Fiberstar dan masih banyak divisi-divisi lain turut serta dalam training yang diselenggarakan selama dua hari. Koordinator training ibu Fitri dari divisi HRD

Ada dua materi utama dalam training ini, materi pertama pemahaman standar ISO 9000 dan kedua materi teknik-teknik audit.

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Salah satu kegiatan rutin perusahaan yang bersertifikat ISO 9001 adalah internal audit ISO 9001. Kegiatan yang kerap disebut internal quality audit ini fungsinya sangat penting. Internal audit merupakan kegiatan wajib yang diselenggarakan secara berkala dengan tujuan menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 di perusahaan.

Umumnya kegiatan internal audit dilaksanakan satu kali satu tahun. Namun, tak sedikit perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan rutin ini lebih dari satu kali dalam kurun waktu satu tahun. Standard ISO 9001 quality management system memberikan keleluasan kepada tim internal auditor perusahaan menentukan jangka waktu penyelenggaran aktifitas internal quality audit di tempat mereka bekerja.

Ada seorang anggota milis Quality Club yang menanyakan pelaksanaan internal quality audit. Pertanyaannya sebagai berikut:

Internal audit ditempat kami dilaksanakan sesuai dengan jadwal internal audit  yang telah disepakati. Jadwal internal audit antara lain berisi  informasi-informasi: proses-proses yang diaudit, nama kepala departemen yang  diaudit (auditee), waktu pelaksanaan audit dan lokasi audit. Menjelang internal audit dimulai, kami mendapat informasi bahwa salah seorang kepala departemen atau unit kerja yang namanya terdaftar dalam jadwal internal audit telah mengundurkan diri atau resign.

Selanjutnya kami menerima informasi, di departemen tersebut tidak ada seorang pun yang tahu tentang penerapan ISO 9001 quality management system kecuali kepala departemen yang telah resign itu.  Dengan kata lain, tidak satu pun karyawan di departemen itu memahami konsep sistem manajemen mutu ISO 9001. Apakah hal ini akan menjadi masalah? Ataukah ini penyimpangan audit?

Jawaban pertanyaan ini simpel. Dalam Kegiatan internal audit obyek yang diaudit adalah proses dan bukan perorangan. Oleh Karena itu, jika tidak ada personil yang bisa menjawab pertanyaan audit dalam suatu unit kerja, hal  ini menjadi penyimpangan audit. Penyimpangan atau temuan ini cukup fatal.

Mengapa demikian?

Dalam ISO 9001 quality management system terdapat aspek komunikasi internal Dalam kasus ini kepala unit kerja yang telah resign itu tidak pernah men-sosialisaikan atau mengkomunikasikan ISO 9001 quality management system kepada  bawahannya. Oleh sebab itu, bakalan tidak ada seorang pun yang sanggup menjawab pertanyaan internal auditor. Dapat disimpulkan saluran komunikasi di unit kerja itu tidak berfungsi dengan baik. Saluran komunikasi yang terhambat mengakibatkan sistem manajemen mutu perusahaan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Petunjuk Praktis Audit Mutu ISO 9000

Sejumlah dokumen panduan audit ISO 9001 dapat di-download untuk dipelajari khususnya bagi para auditor mutu internal.

Panduan praktis audit atau audit kit ini di rilis oleh Auditing Practices Group (APG) sebagai petunjuk praktis melaksanakan audit mutu.

Dalam audit kit diejelaskan tata cara antara lain audit top management, aturan melakukan audit proses kalibrasi, cara-cara melaksanakan audit di perusahaan yang bergerak di bidang service, teknik menulis lapioran audit, kaidah membuat temuan, dll

Yang berminat membaca panduan auditi, silahkan download:

Auditing kit

Selain itu, topik -topik Quality management system (QMS) yang dibahas dalam dokumen ini antara lain:

- Auditing a QMS which has minimum documentation
- How to audit top management processes
- Auditing Quality Policy, Quality Objectives, and Management Review
- Auditing Internal Communications
- Auditing Preventive Action
- Auditing the Effectiveness of the Internal Audit
- Auditing Electronic Based Management Systems
- Auditing the Management of Resources
- Auditing Customer Communications
- Auditing the Design and Development Process
- Auditing the Procurement and Supply Chain Processes
- Auditing Customer Complaints
Dokumen ini bermanfaat buat Anda yang berprofesi sebagai auditor mutu.

Baca juga:

• Format Prosedur ISO atau SOP
• Definisi Rekaman