Apa yang mendorong seseorang menjadi Management Representatative ISO?

Dahulu kala jabatan seorang Management representative atau biasa disingkat MR belum ada dalam struktur organisasi perusahaan Indonesia manapun . Jabatan yang dalam bahasa Indonesia disebut Wakil manajemen ini baru muncul setelah maraknya sertifikat ISO di Indonesia.

Kebutuhan akan sertifikat ISO menuntut perusahaan mengadakan jabatan Management Representative dan menambahkan jabatan baru itu dalam jajaran manajemen perusahaan. Tampaknya posisi sebagai management representative diminati banyak orang sebab semakin banyak personel yang menduduki jabatan ini ditambah lagi banyaknya loker yang tersedia untuk posisi Management representative ISO.

Saya ingin tahu apa yang mendorong seseorang menjadi Management Representative ISO.

Baru-baru ini saya berjumpa dengan seorang teman lama yang menjabat sebagai Management Representative. Sambil ngopi dan ngobrol santai saya bertanya kepada teman lama saya itu.

Bagaimana ceritanya bisa menjadi Management Representative?

Management Representative: Latar belakang pendidikan saya adalah S1 Teknik. Setelah selesai kuliah, saya melamar di perusahaan tempat saya kerja sekarang ini. Waktu itu saya ditempatkan di departemen produksi sebagai staff. Setahun kemudian saya dipindahkan ke bagian Quality Control sebagai inspektor. Seiring dengan waktu, karir saya meningkat hingga berhasil menduduki jabatan manager QC.

Kemudian saya ditunjuk oleh Direktur sebagai Management representative yang bertugas mengelola sistem integrasi ISO di perusahaan.

Saya sendiri baru mendengar jabatan ini. Sebagai karyawan, saya menerima posisi apapun yang dibebankan kepada saya.

Berbagai pelatihan yang berkaitan dengan ISO saya ikuti, termasuk training auditor internal ISO. Semua saya jalani dengan senang hati.

Singkat cerita saya bertugas mengkoordinasi semua departemen dalam rangka mengembangkan, menerapkan dan meningkatkan sistem ISO yang terintegrasi.

Terus terang saya menyukai pekerjaan sebagai Management Representative. Pekerjaan ini menuntut banyak berinteraksi dengan banyak manusia. Buat saya bekerja sama dengan banyak orang, berinteraksi dengan manusia dan berkomunikasi dengan personel dari berbagai tingkatan dan fungsi merupakan kebanggaan tersendiri.

Dengan posisi Management representative saya punya kesempatan banyak belajar dari orang yang temui, mengenal produk dan jasa perusahaan lebih baik, dan yang terpenting bisa memberikan kontribusi kepada perusahaan untuk perbaikan operasional dengan lebih teratur.

Saya tidak punya latar belakang manajemen, melainkan teknik. Pekerjaan sebagai Management representative menuntut banyak skill tentang manajemen. Saya perbaiki cara-cara berkomunikasi, menulis, berbicara atau public speaking dan mendengar. “Saya happy mendapat kesempatan banyak belajar.”

Baca juga

• Apa Tugas Seorang Management Representative?

Apa Tugas Seorang Management Representative?

Siapa yang sebaiknya menjabat sebagai  management representative dan apa tugasnya?

Pertanyaan ini seringkali ditanyakan kepada saya via email.

Management representative (MR) ialah orang yang bertanggung jawab terhadap jalannya sistem mutu ISO 9001 di perusahaan.  Ia yang mengkoordinasi semua jajaran manajemen perusahaan menjalankan sistem perusahaan sesuai dengan standar ISO9001.

Standar manajemen mutu ISO 9000 tidak menyebutkan secara rinci kriteria orang yang berhak menduduki jabatan management representative.

Namun, disarankan agar management representative dijabat oleh orang yang cukup tinggi jabatannya, misalnya direktur atau GM. Apabila direktur atau GM karena sesuatu hal tidak bisa menjabat sebagai MR, manajemen perusahaan  setidaknya menunjuk seseorang dengan pangkat manager untuk menduduki jabatan MR. Hal ini penting sebab tugas MR adalah sebagai pimpinan atau koordinator.
Tugas tugas management representative antara lain:

ISO 45001:2018 Bahasa Indonesia

• Menjamin sistem manajemen mutu ISO 9001 yang telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara dengan baik

• Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu ISO 9001 dan perbaikan-perbaikan yang diperlukkan  kepada direktur

• Menjamin dan menjaga kesadaran segenap karyawan sehubungan dengan persyaratan-persyaratan pelanggan, termasuk peraturan yang berlaku

• bertanggung jawab atas koordinasi dengan pihak-pihak di luar perusahaan dalam kaitannya dengan sistem manajemen mutu perusahaan.

Informasi lainnya berkaitan dengan topik management representative dan Kontroversi ISO 9001:2008 (Jabatan Management Representative)

Baca juga:   

• Management Representative

Kontroversi ISO 9001:2008 (Jabatan Management Representative)

Standar ISO 9001 versi 2008 diterbitkan untuk memperjelas atau mempertegas ketentuan-ketentuan yang sudah ada dalam standar manajemen mutu iso 9001 : 2000.
Akan tetapi terdapat beberapa penegasan yang dibuat oleh ISO 9001;2008 justru menimbulkan interpretasi yang membingungkan, abu-abu dan cenderung kontroversi, khususnya aturan yang ditetapkan oleh ISO 9001:2008 tentang jabatan seorang manajemen representative.

Ketentuan yang berlaku dalam standar ISO 9001:2008 pada pasal 5.5.2 Management representative menyatakan,

"pimpinan organisasi harus menunjuk/mengangkat seorang management representative dari jajaran manajemen organisasi tersebut...yang memiliki tugas dan kewenangan..." ("top management shall appoint member of the organization.... shall have responsibility and authority...")

Singkatnya, ISO 9001 versi 2008 menegaskan, jabatan management representativei harus "orang dalam".

Jika dibandingkan dengan standar iso9001:2000 yang masih memperbolehkan management representative dijabat oleh orang di luar organisasi, ISO 9001 versi 2008 tidak lagi memperbolehkan pendelegasian seorang management representative kepada pihak diluar organisasi.

Di masa lalu, beberapa perusahaan menggunakan jasa konsultan sebagai managemen representative. Praktisi manajemen mempertanyakan batasan "orang dalam" atau "a member of organization" itu.

Mereka berpendapat, pihak luar atau orang di luar organisasi pun dapat pula disebut sebagai "orang dalam" atau sebagai "bagian dari jajaran manajemen" atau bahkan "a member of organization", sepanjang ia mempunyai kontrak kerja dengan perusahaan itu dan dibekali tugas dan otoritas penuh guna mengembangkan dan mengelola sistem manajamen mutu perusahaan.

Baca juga: 

• Apa Tugas Seorang Management Representative?
• Management representative

Management Representative

Keberhasilan penerapan quality management system (QMS) iso 9001:2000 di perusahaan bergantung pada beberapa aspek, yang salah satunya adalah penunjukkan management representative (MR atau QMR) yang tepat.

Akan tetapi, standar internasional iso 9001 versi 2000 tidak menyebutkan siapa sebaiknya yang memegang jabatan itu di perusahaan.

Persyaratan QMS iso 9001:2000 yang menyinggung ketentuan tentang management representative tercantum di dalam klausul 5.5.2 Management Representative. Persyaratan itu menyebutkan,

"Pimpinan perusahaan harus menunjuk atau mengangkat seseorang yang berasal dari jajaran manajemen dan bertugas (diluar pekerjaannya sehari-hari) mengelola dan menjamin pelaksaaan iso 9001-2000 berjalan efektif. Management representative harus melaporkan kepada pimpinan perusahaan kinerja sistem iso9001:2000 di perusahaan, termasuk langkah-langkah perbaikan yang diperlukan"

Penunjukkan manajemen representative seperti dimaksud persyaratan di atas dapat diartikan bahwa seorang manajemen representative suatu perusahaan adalah seseorang yang bekerja di perusahaan tersebut dan (sebaiknya) seorang manager yang mempunyai akses langsung kepada pimpinan perusahaan.

Manajemen representative harus memiliki kewenangan serta tanggung jawab yang cukup agar dapat bekerja maksimal sehingga sistem iso 9001:2000 yang diterapkan berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu, sistem iso 9001 :2000 menegaskan, kewenangan dan tanggung jawab management representative tidak dapat didelegasikan kepada personil di luar perusahaan.

Bagi perusahaan berskala kecil, jabatan MR iso dapat dirangkap oleh pimpinan perusahaan. Jika hal ini tidak memungkinkan, pemimpin perusahaan dapat menunjuk seseorang yang cocok dan orang itu kemudian melaporkan kinerja dan perbaikan sistem mutu kepada dirinya.

Berbeda dengan perusahaan kecil, perusahaan berskala besar yang memiliki beberapa fasilitas dengan lokasi berbeda-beda dapat menunjuk personil yang bekerja di lokasi masing-masing sebagai wakil management representative. Namun, management representative perusahaan secara keseluruhan sebaiknya tetap dijabat oleh satu orang.

Disamping bertugas sebagai koordinator, tugas management representative yang lain adalah menjamin, unit-unit perusahaan yang bertanggung jawab atas persyaratan pelanggan benar-benar memahami permintaan yang diinginkan oleh pelanggannya (lihat iso 9001 : 2000, klausul 5.5.2).

Pekerjaan ini bukan berarti harus dilakukan oleh management representative secara pribadi, tetapi ia telah mengetahui bahwa personil atau bagian-bagian itu telah mendapatkan informasi yang memadai sehubungan dengan persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan.

 
Baca juga:

• Kontroversi ISO 9001:2008 (Jabatan Management Representative)
• Apa Tugas Seorang Management Representative?