Proses sertifikasi iso, bagaimana tahapannya?

Banyak yang tidak tahu tahapan sertifikasi ISO. Misalnya perusahaan tempat Anda bekerja telah menyiapkan sejumlah SOP 9001 dan semua SOP itu telah diterapkan, dievaluasi dan diperbaiki sesauai dengan kondisi perusahaan. Lalu sekarang menuju proses sertifikasi ISO 9001.  Apa yang perlu diketahui?

Dalam proses sertifikasi ISO terdapat dua tahapan yang disebut audit stage 1 dan audit stage 2.

Audit Stage 1

Audit stage 1 meruapakan semacam pre audit atau audit pendahuluan . Dalam tahap ini auditor eksternal melakukan pemeriksaan awal sebelum menuju stage 2 (final audit)

Dalam stage 1 auditor hanya memeriksa kesiapan dan kelengkapan dokumen ISO yang telah dibuat . Pemeriksaan atau audit mencakup pengecekkan kesesuaian dokumen dengan yang disyaratkan standar ISO.

Output tahap ini yaitu laporan audit. Laporan audit stage 1 memuat rekomendasi siap atau tidak perusahaan untuk menghadapi tahap audit selanjutnya yaitu audit stage 2.   Apabila dinyatakan belum siap, manajemen perlu mengkaji ulang dokumen yang telah dibuat secara fundamental. Jika perusahaan dinyatakan siap, maka memuat temuan-temuan audit stage 2 wajib dilakukan perbaikan dan diharapkan temuan ini telah ditindaklanjuti sebelum audit stage 2 dilaksanakan.

Audit stage 2

Tahap ini merupakan lanjutan dari tahap sebelumnya audit stage 1. Audit stage 2 yang biasa dikenal dengan final audit merupakan kegiatan pemeriksaan, baik dokumen dan implementasi. 

Dalam tahap ini auditor memeriksa kesesuaian dokumen dan penerapan dokumen atau penerapan sistem manajemen, baik bukti secara dokumen atau kesesuaian praktek di perusahaan dengan persyaratan standar ISO.

Sama halnya dengan kegiatan stage 1, hasil dari kegiatan ini adalah laporan audit atau final audit report.

Isi laporan menyatakan perusahaan direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat ISO atau tidak. 

Laporan audit diserahkan kepada manajemen perusahaan untuk ditindaklanjuti sesuai dengan rekomendasi yang telah ditetapkan. Jangka waktu perbaikan perbaikan beragam bergantung dari lembaga sertifikasi yang ditunjuk, tapi umumnya tidak lebih dari 3 bulan.

Baca juga:

• Bagaimaca Cara Memilih Lembaga Sertifikasi ISO?

Baru Satu Tahun, tapi Sukses Raih Tiga Sertifikat ISO sekaligus. Apa Resepnya?

Karyawan tengah melakukan tool box meeting yang dilakukan setiap pagi, sekaligus sosialisasi sistem manajemen ISO dan OHSAS yang melibatkan semua karyawan. Keterlibatan semua personil kunci sukses menerapkan sistem manajemen yang efektif.

Berbagai macam klien atau perusahaan telah saya bantu mengembangkan standar manajemen ISO, namun ada satu yang unik.

Untuk memperoleh sertifikat standar internasional ISO tidak ada peraturan yang menyatakan  bahwa perusahaan telah beroperasi sesuai dengan bidang usahanya dalam kurun waktu tertentu. Misalnya perusahaan wajib beroperasi dua tahun atau lebih maka baru bisa mulai mengadopsi dan mendapatkan sertifikat ISO. Peraturan itu tidak ada.

Bagaimaca Cara Memilih Lembaga Sertifikasi ISO?

Apa yang perlu diperhatikan dalam memilih lembaga sertifikasi ISO? 

Ini beberapa tips yang perlu dipertimbangkan saat memilih lembaga sertifikasi ISO:

• Seleksi beberapa lembaga sertifikasi ISO, tidak hanya satu.  Jangan mengutamakan biaya sertifikasi yang paling murah. Biaya sertifikasi termurah belum tentu yang terbaik. Terkadang biaya  murah bisa menjadi mahal dikemudian hari karena proses audit dilaksanakan tidak sesuai dengan standar audit yang berlaku (below standard)

• Pilih lembaga sertifikasi yang telah mengimplementasikan ISO/IEC 17021:2011, Conformity assessment -Requirements for bodies providing audit and certification of management systems (Penilaian kesesuaian - Persyaratan lembaga penyelenggara audit dan sertifikasi sistem manajemen). ISO/IEC 17021:2011 adalah standar yang harus dipenuhi badan sertifikasi ISO untuk memperoleh pengakuan akreditasi KAN

• Pastikan badan sertifikasi ISO telah diakreditasi. Sebenarnya akreditasi tidak bersifat wajib. Apabila sebuah badan sertifikasi ISO tidak diakreditasi bukan berarti lembaga ISO sertifikasi itu tidak memiliki reputasi. Kendati demikian, akreditasi merupakan jaminan bahwa lembaga ISO sertifikasi tersebut memiliki kompetensi dan kredibel.       

Sumber: Choosing a certification body

Baca juga:

• Perbedaan Akreditasi dan Sertifikasi

Perbedaan Akreditasi dan Sertifikasi

Bagi yang bekerja di perusahaan bersertifikat ISO 9000 istilah "akreditasi" dan "sertifikasi" semestinya tidak asing lagi. Akreditasi dan sertifikasi erat kaitannya dengan penerapan standar ISO.

Cobalah perhatikan sertifikat ISO 9001:2015 di perusahan Anda bekerja. Dalam sertifikat pasti tercantum dua logo, satu logo dari lembaga sertifikasi dan satu logo lagi dari lembaga akreditasi.

Lalu apa pengertian sertifikasi dan akreditasi?



Pengertian Sertifikasi
Menurut Dr. Sunarya dalam bukunya Standardisasi dalam Industri Perdagangan, sertifikasi suatu pernyataan pihak ketiga berkaitan dengan kesesuaian suatu produk, proses, sistem, atau personil.

Penilaian kesesuaian (conformity assesment) terhadap sistem manajemen dapat mencakup penilaian terhadap beberapa standar manajemen, termasuk yang paling populer sistem manajemen mutu ISO 9000, sistem manajemen lingkungan ISO 14000, sistem manajemen keamanan pangan ISO 22000, sistem manajemen keamanan informasi ISO 27001, dll.


Sertifikasi bertujuan memberikan jaminan bahwa suatu organisasi telah menerapkan sistem manajemen tertentu guna mencapai tujuan sesuai dengan kebijakan dan sasaran yang telah ditetapkan organisasi tersebut.


Lembaga yang melakukan proses sertifikasi disebut lembaga sertifikasi atau certification body (CB). Standar yang menjadi acuan lembaga sertifikasi yakni ISO/IEC 17021 Conformity assessment - requirements for bodies providing audit and certification of managements system.


Pengertian Akreditasi
Dalam buku Standardisasi dalam industri perdagangan disebutkan, akreditasi adalah suatu pengakuan formal oleh lembaga atau badan akreditasi (accreditation body - AB) bahwa lembaga kesesuaian (certification body) tertentu mempunyai kompetensi di bidang penilaian kesesuaian tertentu.

Lembaga akreditasi melakukan asesmen terhadap lembaga sertifikasi. Asesmen ini untuk menilai kompetensi lembaga sertifikasi.

Standar acuan yang digunakan lembaga akreditasi adalah ISO/IEC 17011.


Hubungan Akreditasi dan Sertifikasi
Kegiatan akreditasi berbeda dengan kegiatan sertifkasi. Prinsip dasar kegiatan akreditasi adalah menilai kompetensi lembaga sertifikasi, sedangkan kegiatan sertifkasi adalah menilai kesesuaian suatu barang/jasa/sistem/personil.

Meski berbeda, akreditasi dan sertifikasi saling berhubungan. Hubungan ke duanya dapat dilihat pada bagan berikut:




Baca juga:

• Bagaimaca Cara Memilih Lembaga Sertifikasi ISO?
• Format Prosedur ISO atau SOP

Updated: 28 April 2024