Remote audit (Audit Jarak Jauh) oleh Auditor Sertifikasi

Komite Akreditasi Nasional (KAN) telah menetapkan kebijakan yang salah satunya memperbolehkan lembaga sertifikasi melakukan remote audit dalam masa pandemik Covid-19 sekarang ini.

Apabila perusahaan Anda bekerja sama dengan lembaga sertifikasi yang terakreditasi KAN, Anda bisa meminta opsi remote audit atau audit jarak jauh sebagai upaya menjaga kesehatan, keselamatan dan keamanan serta mengurangi risiko penyebaran COVID-19 kepada personel yang terlibat dalam proses sertifikasi. Diskusikan dengan pihak badan sertifikasi Anda.

Kebijakan KAN bisa dibaca dan di-download: Kebijakan Komite Akreditasi Nasional Terkait Antisipasi Dampak Covid-19 (Novel Coronavirus) Terhadap Proses Akreditasi dan Penilaian Kesesuaian.

Ini Dia SOP Work From Home

Merebaknya pandemi Covid-19 mendorong banyak perusahaan mewajibkan karyawan bekerja dari rumah (work from home). Pembatasan mobilitas fisik ini dinilai sebagai salah satu cara efektif untuk memutus mata rantai penularan Covid-19.

Bagaimana manajemen menyusun SOP Work from Home?

Seorang anggota QualityClub (grup WhatsApp ISO) telah membuat alur proses Work from home atau bekerja dari rumah yang sesuai dengan tempat kerjanya. Dalam alur proses terdapat aktivitas, unit kerja perusahaan yang bertanggung jawab, termasuk output dari kegiatan tata kelola bekerja dari rumah.

Flow process ini masih perlu dikembangkan, namun sebagai langkah awal menyusun prosedur bekerja dari rumah dokumen ini baik sebagai referensi.

Untuk informasi lengkap penanganan virus corona (sumber pemerintah Indonesia), klik materi edukasi

Selalu Jaga Jarak!

Training online ISO 45001:2018, Tes Pemahaman Anda tentang standar terbaru SMK3

Saya tengah mendesain training online ISO 45001:2018.  Training  ini untuk menghindari pertemuan di ruang training mengingat kondisi wabah virus corona (Covid-19).

Training akan berlangsung online dengan teleconference. 

Training ini berbayar, tapi dari modul yang saya desain ada juga yang free, yakni pre-test ISO 45001. Bila Anda berminat mengetahu tingkat pemahaman standar ISO 45001, silahkan lakukan tes pemahaman  di Pre-Test ISO 45001:2018 (free)

Hasil test bisa dilihat segera, klik view score

Download formulir tindakan perbaikan dan pencegahan untuk keperluan internal

Di tempat kerja kita punya banyak prosedur, Prosedur diperlukan sebagai panduan dalam bekerja. Jika menyimpang prosedur standar ISO 9000 menamakan hal itu ketidaksesuaian,

Ketidaksesuaian wajib ditindaklanjuti dan diperbaiki. Mencegah ketidaksesuaian perlu dilakukan supaya kesalahan yang sama tidak berulang.

Seorang anggota QualityClub (forum diskusi ISO via WhatsApp Group)  pernah mengirim contoh formulir tindakan perbaikan dan pencegahan. Formulir yang dalam bahasa Inggris disebut Non Corformity Report (NCR) ini bisa di-download, klik Download file no. 121

Untuk menjadi anggota QualityClub, isi formulir pendaftaran (free).

Setelah ISO 45001 terbit, bagaimana dengan OHSAS 18001?

Standar keselamatan dan kesehatan kerja yang paling banyak diterapkan diseluruh dunia adalah OHSAS 18001. Standar ini diterbitkan pada 2017 oleh banyak lembaga non ISO seperti lembaga sertifikasi, universitas dan konsultan.

Sekarang lembaga internasional ISO telah menerbitkan standar internasional Keselamatan dan Kesehatan Kerja yakni ISO 45001:2018. Arti 2018 mengindikasikan tahun diterbitkannya standara internasional tersebut.

Setelah terbit ISO 45001, standar K3 yang lama OHSAS 18001 tidak berlaku setelah 3 tahun standar ISO 45001 terbit. Dengan kata lain, OHSAS 18001 tidak berlaku pada 2021.

Pernyataan ini bisa dibaca melalui dokumen resmi ISO, Implementation Guidance for migrating from OHSAS 18001:2007 to ISO 45001:2018 (doc)

Anda bisa membaca standar terbaru ISO 45001 melalui web ISO 45001-2018

Baca juga:

• Ini dia dokumen wajib ISO 45001
  

Sudah Terbit SNI ISO 45001:2018 Bahasa Indonesia

Safety first

SNI ISO 45001:2018 standar sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3) telah terbit dalam bahasa Indonesia. Harga standar  Rp 162.000.  Informasi pembelian standar yang menggantikan OHSAS 18001 ini bisa melalui link  SNI

Standar ISO 45001 perlu bagi perusahaan yang ingin mengadopsi standar internasional K3 atau bagi perusahaan yang tengah menyiapkan migrasi dari OHSAS 18001 ke ISO 45001:2018.

Dari pengalaman saya sebagai konsultan ISO yang membimbing berbagai perusahaan menuju sertifikasi ISO, tim ISO perusahaan lebih menyukai teks standar ISO dalam bahasa Indonesia dibandingkan bahasa Inggris. Hal ini memudahkan pemahaman ketentuan standar ISO.

Di blog ini terdapat juga persyaratan ISO 45001:2018 dan isinya dalam bahasa Indonesia.

Kunjungi website ISO 45001 dalam bahasa Indonesia

Mengenal Keamanan Makanan

Keamanan makanan wajib kita kenal dan ketahui. Standar internasional yang mengatur keamanan makanan dan minuman yakni ISO 22000.

Saya perhatikan, setiap waktu makan siang, karyawan yang bekerja di kantor sederhana sampai yang berkantor di gedung mewah tumpah ruah mencari makanan di pinggir jalan. Tentu ada juga kantor yang menyediakan kantin buat karyawan.

Terlepas dari itu, keamanan pangan harus kite kenal dengan baik agar tidak mengganggu kesehatan.

Di bawah ini tulisan menarik tentang Keamanan Makanan oleh DR. Samsuridjal Djauzi.

Film Bermutu Lingkungan Hidup Indonesia, Semes7a

Jarang sekali diputar film Indonesia tentang lingkungan hidup, kemarin sore saya sempat menonton film bagus tentang perawatan lingkungan di Indonesia, sebuah tontonan bermutu langkah kecil untuk bumi.

ISO 27001 membangun kesadaran akan perlindungan data pribadi

Info ini  khususnya buat perusahaan yang bersertifikat standar internasional keamanan informasi ISO 27001 atau yang tengah mengembangkan sistem sesuai standar internasional ISO 27001. 

Usaha rintisan hijau menjaga lingkungan

Pemanasan global itu urusan saya dan Anda. Isu lingkungan dan penyelamatan bumi sudah banyak menjadi perhatian.

Mengenal ISO 45001, ini intisarinya

Saya membuat blog baru SMK3 yang berisi persyaratan standar internasional ISO 45001:2018. Blog ini user friendly jika diakses melalui handphone atau tablet.

Seperti diketahui, standar ISO 45001 adalah standar internasional K3 yang terbaru. Standar ini menggantikan standar OHSAS 18001:2017.

Meskipun tergolong baru, kini telah banyak perusahaan Indonesia yang mengadopsi standar keselamatan dan kesehatan kerja yang terbaru ISO 45001.

Untuk mengenal isi standar internasional terbaru, klik ISO 45001:2018

Baca juga:

• Ini dokumen wajib ISO 45001

Ini penjelasan konteks organisasi ISO 9001:2015

Konteks organisasi sering menjadi pembahasan perusahaan yang menerapkan sistem manajemen bersertifikat ISO 9001:2015.

Mengapa Berpindah Lembaga Sertifikasi ISO?

Mengapa sejumlah perusahaan berpindah lembaga sertifikasi ISO? Beberapa alasan perpindahan saya rangkum dari diskusi QualityClub.

Lembaga sertifikasi ISO adalah lembaga yang melakukan audit sertifikasi manajemen ISO di berbagai perusahaan yang bersertifikat ISO. Sertifikat ISO (misalnya sertifikat ISO 9001:2015) berlaku selama tiga tahun. Namun, seiring berjalannya waktu, banyak perusahaan mengganti lembaga sertifikassi meski masa berlaku sertifikat belum berakhir.

Donwload Checklist ISO 45001:2018 di blog QualityClub

Sebuah checklist pasti dibutuhkan ketika menerapkan standar internasional ISO 45001 versi 2018 (versi terbaru).

Seperti diketahui, ISO 45001 menggantikan standar OHSAS 18001, standar keselamatan dan keseharan kerja (K3) yang lama. Standar OHSAS 18001 hanya berlaku hingga 2021.

Oleh sebab itu, perusahaan tidak perlu lagi menggunakan OHSAS 18001 jika belum sama sekali mengadopsi standar manajemen K3, segera saja menerapkan ISO 45001:2018.

Untuk mengenal ISO 45001:2018 baiknya membaca checklist ISO 45001:2018 terlebih dahulu.

Checklist audit berguna sebagai panduan mengadopsi ISO 45001:2018. 

Cara donwload checklist:
1. Klik blog QualityClub

2. klik menu Arsip
3. klik file nomor 75

Checklist ini sumbangan oleh seorang anggota QualityClub (forum ISO via grup WhatsApp)

ISO 37001 Sistem Manajemen Antisuap mendesak diterapkan di Indonesia

Penerapan standar internasional manajemen antisuap ISO 37001 mendesak diterapkan di lembaga pemerintahan, termasuk perusahaan swasta Indonesia.

Rapat Tinjauan Manajemen ISO 9001 yang singkat

Minggu lalu saya mengikuti rapat Tinjauan Manajemen ISO 9001 di sebuah perusahaan Warehousing yang berlokasi  di Jakarta selatan,  durasi rapat amat singkat.

Sebelum rapat Tinjauan Manajemen diselenggarakan, Management Representative (MR) mengirim surat undangan kepada semua jajaran manajemen, lengkap dengan agenda pembahasan. Agenda rapat terdiri dari 7 pokok bahasan, mengikuti syarat ISO 9001.

Agenda permasalahan telah diisi sebelum rapat, termasuk tindaklanjut dan tenggat waktu perbaikan yang disepakati. Pihak yang bertanggung jawab iuntuk mengambil tindakan perbaikan pun telah ditunjuk dan ditulis dalam notulen rapat . Proses penyelesaian masalah ini dilakukan sebelum rapat.

Alhasil, dalam rapat Tinjauan Manajemen para peserta (semua manager) dan direktur mendengar paparan management representative perusahaan, masalah-masalah penting yang terjadi di perusahaan itu berikut rencana perbaikan yang telah disusun sebelum rapat.

Sesekali direktur memberi arahan perbaikan meski tidak terlampau banyak. Alasannya, ia setuju dengan mayoritas tindakan perbaikan yang diusulkan oleh Management representative atau koordinastor ISO.

Rapat berlangsung kurang dari 1 jam, ekspress ya!


Baca juga;

• Tinjauan Manajemen versi ISO 9001:2015

Ini Dia Dokumen Wajib ISO 27001

ISO 27001 mewajibkan sejumlah dokumen. Dokumen itu ada di tabel di bawaha ini. Tabel dokumen wajib ISO 27001 yang ada di bawah merupakan persyaratan minimum. Bisa jadi dibutuhkan beberapa dokumen sesuai dengan kondisi perusahaan. 

Mencegah kebocoran data dengan ISO 27001

Teknologi Informasi (TI) dan Internet (Siber) sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia modern dam semakin berkembang.

Saat ini setiap perusahaan digunakan berbagai perangkat informasi dimulai dengan hadirnya laptop, server, router dan lain-lain, termasuk penggunaan smartphone dalam bekerja. Perangkat-perangkat informasi itu digunakan untuk efisiesi dalam bekerja.

Seiring dengan meningkatnya penggunaan perangkat informasi perlu diperhatikan keamanan informasi. Memperhatikan keamanan informasi artinya menjaga agar informasi terjaga:

1. Kerahasiaannya (confidential) terhadap upaya penyadapan atau akses oleh pihak yang tidak berkepentingan
2. Integritasnya (integrity) agar informasi (data) tidak diubah, dihapus atau diganti oleh orang yang tidak berwenang
3. Ketersediaanya (availability) agar informasi (dokumen, data) tersedia saat diperlukan.

Perlindungan informasi dapat dicapai dengan penerapan standar keamanan informasi ISO 27001:2013. Standar internasional ini memuat 114 kontrol keamanan informasi.  Beberapa kontrol keamanan informasi terkait kebijakan keamanan informasi, keamanan sumber daya manusia, manajemen aset, kontrol akses dan kelola akses pengguna, keamanan operasional, komunikasi yang aman dan transfer data, manajemen insiden dan lain-lain.

Melaksanaan kontrol keamanan informasi yang baik akan memberikan keuntungan bagi perusahaan, yakni jaminan keamanan informasi dengan adanya kontrol-kontrol keamanan informasi berstandar internasional, pengawasan informasi yang lebih baik dan risiko kebocoran data yang minimal.

Baca juga:

• Kebijakan ISO 27001 yang Perlu Diketahui

Semua Unit kerja ikut training auditor internal ISO 9001:2015

Foto ini setelah training auditor internal ISO 9001:2015. Semua unit kerja perusahaan yang bergerak di bidang logistik dan berlokasi di Jakarta ini hadir dalam training. Setidaknya ada dua personil perwakilan dari unit kerja masing-masing. Unit kerja yang hadir antara lain: HRGA, Produksi, Quality, Finance, IT, Software Development, sales and Marketing, Management representative dan document control.

ISO 9000 bukan standar dokumen

Orang sering salah tentang ISO 9000. Standar ISO 9000 bukan standar dokumen, melainkan standar manajemen mutu. Banyak orang berpikir bahwa standar ISO 9000 mengatur format suatu dokumen, padahal tidak.  Pandangan ini salah.

ISO 9000 tidak mengatur bentuk atau pola dokumen, misalnya bentuk prosedur atau SOP, format instruksi kerja (IK) atau bahkan bentuk suatu formulir (form)

Format dokumen ditentukan oleh perusahaan masing-masing sesuai dengan keinginannya. Kita ambil contoh SOP. Dalam SOP, misalnya, di dalamnya terdapat "Tujuan", "Ruang Lingkup" dan "Referensi" Tujuan mengindikasikan hal yang ingin dicapai prosedur, Ruang lingkup menerangkan cakupan prosedur dan referensi menhelaskan acuan prosedur.

Semua istilah itu biasanya terdapat dalam suatu SOP. Akan tetapi, penulisan istilah-istilah itu tidaklah baku menurut ISO 9000. Bentuk baku dari suatu SOP ditentukan oleh manajemen perusahaan masing-masing

Selain itu hal yang biasanya dibuat  dalam SOP adalah adanya flowchart. Penggunaan flowchat juga bukan suatu kewajiban menurut ISO 9000.  Oleh standar ISO, isi SOP boleh dalam bentuk flowchart atau narasi, penjelasan proses dengan kata-kata.

Kemudian, dalam SOP terdapat kolom pengesahan SOP. Umunya kolom terbagi tiga yakni "Dibuat", Diperiksa" dan "Disetujui. Lagi-lagi hal ini bukan ketentuan ISO 9000.

Jadi, ISO 9000 bukan standar dokumen. maka format atau bentuk dokumen tentukan saja sendiri.
Jika ada pertanyaan terkait format dokumen, email saya. Mudah-mudahan saya bisa membantu Anda.

Baca juga:

• Berapa lama masa simpan rekaman?