Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Keberhasilan penerapan iso 9000 bergantung pada kompetensi auditor internal perusahaan. Apabila pengetahuan auditor internal tentang teknik-teknik audit tidak memadai, sistem iso 9000 yang berjalan di perusahaan diragukan keefektifannya.
Oleh sebab itu, sewajarnya keterampilan seorang auditor internal ditingkatkan khususnya soal menulis laporan audit.

Dalam kegiatan audit iso, laporan audit itu penting. Seandainya auditee (orang atau pihak yang diaudit) tidak paham isi laporan lantaran ditulis dengan kalimat yang sulit dipahami, harap dimaklumi auditee menolak atau enggan melakukan perbaikan . Jika auditee menolak perbaikan, bagaimana sistem iso 9000 berjalan efektif?

Seorang auditor hendaknya seseorang yang terampil menulis. Ia mengenal tata bahasa yang baik sehingga isi laporan mudah dipahami dengan jelas oleh orang yang membaca laporan itu.
Simak kalimat laporan audit yang baik berikut ini:

Metode internal audit yang dilakukan pada tanggal 30 - 2 Juli 2007 tidak sesuai dengan aturan dalam PRC-MGT-03 Rev. 0 dan tidak dilakukan tindakan koreksi terhadap semua temuan keitidaksesuaian hasil internal audit pada tanggal 30 - 2 Juli 2007

Kalimat laporan audit di atas menyertakan bukti-bukti. Pertama, prosedur PRC-MGT-03 menyatakan aturan main pelaksanaan prosedur, tetapi aturan ini tidak dipatuhi. Kedua, auditor menyatakan waktu kegiatan audit internal yang tidak dilakukan perbaikan itu (tgl 30-2 Juli 2007)

Sama halnya dengan laporan audit di bawah ini, sebuah alat bernama AT-IP, tanggal kejadian dan prosedur PRC-MTC-02 yang mengatur tata cara perbaikan alat adalah sebagai bukti audit pada kalimat laporan audit berikut:

Data perbaikan alat untuk alat AT-I-P tanggal 30 Januari 2007 tidak dicatat dalam log book sebagaimana disyaratkan dalam prosedur PRC-MTC-02 dengan menggunakan formulir FRM-MTC-01

Kembangkan keterampilan Anda menulis laporan audit.

Baca juga

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

ISO 26000 Standar Semua Umat

Slogan "Quality is everybody's job" sering kita dengar. Sekarang sepantasnya slogan itu tidak hanya terpaku soal kualitas, tetapi juga aspek sosial, sebab tanggung jawab sosial adalah juga tugas semua orang.


Disadari atau tidak sebuah organisasi (termasuk perusahaan) memilki tanggung jawab sosial kepada para stakeholder, yakni komunitas, pelanggan, karyawan, pemegang saham dan lingkungan.

Dalam mengambil keputusan, perusahaan hendaknya tidak hanya semata-mata berdasar pada faktor keuangan, melainkan juga konsekuensi sosial yang akan timbul pada saat ini dan kemungkinan yang terjadi di masa mendatang. Demikian konsep social responsibility.

Badan standardisasi internasional ISO menaruh perhatian pada masalah sosial melalui pengembangan standar ISO 26000 dengan judul Social Responsibility. Saat ini standar social responsibility tengah dikembangkan dan akan menjadi standar internasional dan kemudian menjadi panduan pengelolaan aspek sosial yang mejadi tanggung jawab organisasi.

ISO 26000 memuat pedoman praktis pelaksanaan tanggung jawab sosial sebuah organisasi, identifikasi dan keterlibatan para stakeholder, serta tata kelola peningkatan kredibilitas laporan dan klaim bertalian dengan aspek-aspek social responsibility. Selain itu, standar ini menekankan pentingnya kinerja dan perbaikan kinerja serta peningkatan kepercayaan konsumen.

Menerapkan ISO 26000 dijamin tidak menimbulkan konflik dengan standar-standar iso yang lain, umpamanya standar iso paling populer sistem manajemen mutu ISO 9000 dan sistem manajemen lingkungan ISO 14000.

Berbeda dengan sistem manajemen mutu ISO 9000  dan sistem manajemen lingkungan ISO 14000, ISO 26000 tidak dapat dilakukan proses sertifikasi oleh pihak ketiga (misalnya oleh badan sertifikasi). ISO 26000 standar internasional yang sifatnya sebagai dokumen panduan.
Sekali lagi, bukan hanya kualitas yang merupakan tugas semua orang, tetapi social responsibility juga menjadi tugas semua umat

Standar iso 26000 (draft) dapat di-download, ISO26000.pdf



Baca juga:

• Social Responsibility 7 Core Subjects
• Today, I have a Dream – ISO 26000 Social Responsibility Video

ISO 9004:2009 Terbaru Segera Terbit

Saat ini standar iso 9004 masih dalam tahap draft dan rencananya akhir tahun ini segera diluncurkan versi yang terbaru. Dibandingkan ISO9004 versi lama (iso9004:2000), iso9004 versi terbaru (iso9004:2009) jauh berbeda baik dari segi judul, jumlah halaman maupun isi standar.


Sekarang judul ISO 9004 yang baru adalah "Managing for sustained success of an organization - A quality management approach".

Jumlah halaman standar baru ini berkurang, yakni hanya 44 halaman dibandingkan iso 9004:2000 yang 56 halaman. Pengurangan halaman pada standar ISO 9004:2009 disebabkan penghapusan persyaratan iso 9001 yang muncul tiap-tiap bab dalam standar iso 9004 versi sebelumnya. Menghilangkan persyaratan iso 9001 dalam standar iso9004 versi baru menghindari anggapan bahwa standar iso 9004 merupakan dokumen panduan untuk menerapkan iso 9001.

Selain jumlah halaman bekurang, terdapat hal lain yang berbeda. Klausul-klausul yang yang tertuang dalam standar iso 9004:2009 tidak lagi disesuaikan dengan klausul-klausul yang tercantum dalam ISO 9001.
Kendati begitu, kedua standar internasional ini tetap merupakan sepasang standar yang konsisten, a consistent pair of standards (Parker, Quality Consultants).
ISO 9001 berfokus pada pelanggan, sementara cakupan standar iso 9004 jauh lebih luas. Selain berfokus pada pelangan, iso 9004 berorientasi juga pada stakeholder perusahaan, antara lain masyarakat (society), pemasok (suppliers), karyawan dan para shareholders lainnya.

Perbedaan mendasar kedua standar internasional ini adalah proses sertifikasi hanya dapat dilakukan pada implementasi standar iso 9001, sementara iso 9004 tidak. Oleh karena tak dapat dilakukan proses sertikasi, ISO 9004 hanya digunakan sebagai pedoman atau panduan sistem manajemen bagi perusahaan yang ingin selalu sukses menghadapi persaingan global yang penuh perubahan.
Daftar isi iso 9004:2009 (draft) dapat dilihat di bawah ini:

1. Scope
2. Normative references
3. Terms and definitions

4. Managing for the sustained success of an organisation
5. Strategy amd policy formulation, planning and deployment
6. Resource management
7. Process management
8. Monitoring, measurement, analysis and review
9. Improvement, innovation and learning
Annex A - Self-assessment tool
Annex B - Quality management principles
Annex C - Correspondence between ISO 9004-2009 and ISO 9001:2008
Bibliography

Update
Standar ISO 9004:2009 sudah bisa di download

Ini Dia, Laporan Management Review

Management review (dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai tinjauan manajemen) adalah istilah iso9000 yang artinya suatu kegiatan berkala yang dilakukan untuk mengevaluasi sistem manajemen mutu.

Suatu sistem yang diterapkan pada suatu organisasi, sistem apa pun itu, harus dievaluasi. Tujuannya guna menilai seberapa jauh sistem yang diaplikasikan berfungsi sebagaimana diharapkan.
 
Demikian halnya dengan penerapan sistem iso 9000. Siapa pun yang mengadopsi sistem manajemen mutu iso 9001, sistem yang diterapkan harus dievaulasi atau dikaji secara berkala.Kegiatan evaluasi sistem itu dinamakan management review.
 
Dalam praktek, kebanyakan perusahaan bersertifikat iso 9001 melaksanakan management review melalui mekanisme rapat pertemuan atau meeting. Rapat  dilaksanakan untuk mengkaji sistem iso 9001 yang diterapkan perusahaan tersebut.

 
Sesungguhnya melakukan management review melalui mekanisme rapat bukanlah satu-satunya cara. Cara lain misalnya melalui teleconference. Namun, perusahaan lebih suka memilih cara yang pertama untuk melaksanakan management review, yakni melalui rapat pertemuan. Biasanya rapat pertemuan ini dihadiri direksi (top management) dan para manager serta managemenent representative dengan sejumlah agenda pembahasan.

 
Agenda pembahasan manajemen review ditentukan standar iso9001. Agenda yang harus dibahas tertuang dalam persyaratan standar iso9001:2015 pada klausul 5.6.2 "Input Management review".

5.6.2 Input review (Agenda Management Review) Input management review harus mencakup informasi tentang: 1. Tindak Lanjut Tinjuaan Manajemen yang Lalu: 2. Perubahan isu internal dan eksternal 3. Informasi kinerja sistem manajemen mutu: 3.1. Kepuasan pelanggan dan feedback pihak yang terkait 3.2. Pemenuhan sasaran mutu 3.3. Kinerja proses dan kesesuaian produk 3.4. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif 3.5. Hasil monitoring dan pengukuran 3.6. Hasil audit 3.7. Kinerja pemasok eksternal (supplier, subkontraktor, dll) 4. Kecukupan sumber daya 5. Keefektifan tindakan yang diambil terhadap risiko dan peluang 6. Improvement Sumber SNI ISO 9001:2015

Hasil evaluasi management review harus dicatat.hasil evaluasi ditulis dalam notulen rapat atau dalam bentuk laporan yang lain dan dibagikan kepada para peserta  rapat untuk ditindaklanjuti.

Anda bisa melihat contoh laporan management review ISO 9001:2015 di bawah ini. 

Laporan Notulen Management Review ISO 9001:2015 (pdf)

Update: 9 Februari 2024

Video Clip ISO 14000

Semua orang tahu, melestarikan lingkungan merupakan tugas setiap orang sebab pencemaran lingkungan dapat menjadi sumber malapetaka bagi kita semua.

Pencemaran lingkungan bisa mencemari udara yang kita hirup. Pencemaran lingkungan bisa membuat air menjadi kotor sehingga tak layak diminum. Tak disangkal pencemaran lingkungan berdampak buruk terhadap bunyi yang mengakibatkan pendengaran kita terganggu. Bahkan, pencemaran lingkungan dapat berpengaruh buruk pada langit!

Semua itu berdampak pada kesehatan manusia, mengakibatkan kerusakan tanaman dan hewan serta tempat tinggal mereka.

Cara untuk mengantisipasi pencemaran lingkungan tidak semua orang tahu. Bisa dijamin, tidak semua tahu bahwa salah satu cara melindungi lingkungan adalah dengan menerapkan standar iso 14000.
Lantas, apa iso14000 itu?

Supaya tahu, cobalah simak video clip yang di-rilis International Organization for Standardization(ISO) "ISO 14001 -- the world's EMS standard", video yang dapat juga digunakan sebagai materi pelatihan awal tentang manajemen lingkungan.

Baca juga:

• Alasan Perusahaan Bersertifikat ISO 14000

Baca Aturan sebelum Publikasi ISO 9001 atau ISO 14001

Adalah kebangggaan tersendiri bagi perusahaan yang telah berhasil meraih sertifikat iso 9001 atau iso 14001 dengan mempublikasihan keberhasilan memperoleh sertifikat iso itu melalui koran, mencantumkan logo iso di kop surat perusahaan atau pada kemasan produk dan material advertising lainnya seperti company profile.

Patut diketahui bahwa sesungguhnya publikasi iso9001 atau iso14001 itu ada aturannya.

Penulisan "ISO 9000 certification" atau "ISO 14000 certification" tidak dibernarkan. Versi kedua standar internasional itu harus pula dicantumkan. Tulisan yang benar adalah "ISO 9001:2000 certification" (atau" ISO 9001:2008 certification") dan "ISO 14001:2004 certification"

Tidak diperbolehkan menulis "ISO certified" atau "ISO certification" Publikasi yang benar adalah "ISO 9001:2000 certified" (atau "ISO 9001:2008 certified"), "ISO 9001:2008 certification", "ISO 14001:2004 certified", atau "ISO 14001:2004 certification"

Kata "certified (atau certification) dan registered (atau registration) dapat dipergunakan dalam publikasi iso. Kedua kata itu sama artinya. Akan tetapi, tidak diperbolehkan apabila perusahaan menyatakan telah diakreditasi iso 9001.
Lebih lengkap bacalah aturan dibawah ini yang dikutip dari dokumen International Organization for Standardization (ISO) ISO name and logo:

Don’t use ISO’s logo.  Don’t adapt or modify ISO’s logo for your use.  If you want to use a logo, ask your certification body for permission  to use its logo.  If your organization is certified to ISO 9001:2008, use the full designation (not just “ ISO 9001”).  If your organization is certified to ISO 14001:2004, use the full designation (not just “ ISO 14001”).  Replace use of the generic terms “ ISO 9000 certification ” and "ISO 14000 certification" by the specific terms "ISO 9001:2008" certification ” and “ ISO 14001:2004 certification ”.  In the ISO 9001:2008 and ISO 14001:2004 contexts, “ certified ” (and in meaning and you can use either term.  Don’t say your organization has been “ accredited ”. Don’t use “ ISO certified ”, or “ ISO certification ”.  Use instead “ ISO 9001:2008 certified ”, “ ISO 9001:2008  certification ”, “ ISO 14001:2004 certified ”, or “ ISO 14001:2004 certification ”.  Don’t display ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certification marks of conformity on products, product labels, or product packaging, or in any way that may be interpreted as denoting product conformity.  Don’t give the impression in any context that ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certifications are product certifications or product guarantees.  When including a reference to ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certifications in product-related information, including advertisements, do not do so in such a way that ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certifications may be interpreted as being product certifications or product guarantees.  Be accurate and precise about the scope (the extent) of your organization’s ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 certifications, as far as both the activities and geographical locations covered by the certifications are concerned.

Baca juga:

• Selection and Use of the ISO 9000 Family of Standards
• Download Dokumen Panduan ISO 9001:2008

Download Sasaran Mutu

Dua istilah sering muncul berkaitan dengan management iso 9000, yakni kebijakan mutu dan sasaran mutu.

Ya, kedua istilah ini saling berhubungan. Setelah membuat kebijakan mutu, langkah selanjutnya menetapkan sasaran mutu..

5.4.1 Sasaran mutu Manajemen puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk [lihat 7.1 a)], ditetapkan pada fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.

Agar pernyataan yang tertuang dalam kebijakan mutu mempunyai dampak nyata, harus dibuat sasaran mutu dalam bentuk target-target yang terukur.

Contoh sasaran mutu dapat dilihat sebagai berikut.

• Contoh sasaran mutu.xls

Masa Berlaku Sertifikat ISO 9001:2000

Iso 9001:2008 (standard versi baru ) diterbitkan dengan tujuan klarifikasi dan penegasan-penegasan ketentuan yang terdapat dalam standar iso 9001:2000 (standard versi lama)

Dibandingkan dengan standar versi lama, standard versi baru tidak berisi persyaratan baru.

Standar versi baru diterbitkan guna penyesuaian (kompatibilitas) dengan sistem manajemen lingkungan iso 14001 standard sehingga menjadi mudah mengadopsi kedua iso standards (iso 9001 dan iso 14001) sekaligus.

Berikut jangka waktu yang perlu diperhatikan bagi perusahaan yang sudah berhasil meraih sertifikat iso 9001:2000 (iso 9001 certified) atau yang tengah berencana mengadopsi sistem manajemen mutu.

• Tanggal 15 November 2008
  Iso 9001:2008 diterbitkan

• Tanggal 15 November 2008 hingga 14 November 2009
  Pada kurun waktu ini sertifikat ISO 9001:2000 masih boleh diterbitkan, tetapi dianjurkan bagi perusahaan, baik yang sudah bersertfikat ISO 9001 maupun yang belum, mengadopsi standar iso 9001 versi 2008.

• Tanggal 15 November 2009 hingga 14 November 2010
  Pada kurun waktu ini sertifikat iso 9001-2000 tidak boleh diterbitkan lagi. tetapi saat surveillance audit, ISO 9001 : 2000 masih diperbolehkan menjadi acuan audit.

• Tanggal 15 November 2010
  Sejak tanggal ini sertifikat ISO 9001 versi 2000 tidak berlaku lagi, validitas sertifikat iso9001:2000 berakhir. Pada saat surveillance audit, sertifikat diganti dengan iso9001:2008.

ISO 9001 Quality Manual: Dua Halaman

Quality manual adalah dokumen yang harus dimiliki sebuah perusahaan apabila ingin meraih sertifikat ISO 9001. Quality manual disyaratkan ISO 9001 harus tersedia.

Quality manual atau dalam bahasa Indonesia pedoman mutu adalah suatu dokumen yang fungsinya mirip sebuah peta. Peta menjelaskan tata letak suatu lokasi daerah atau jalan, menyediakan informasi letak suatu lokasi atau jalan yang saling berhubungan.

Sama halnya dengan quality manual, dokumen ini berfungsi sebagai panduan bagi yang membaca dokumen ini memahami rangkaian kegiatan-kegiatan suatu perusahaan.
Quality manual sekaligus memberi informasi hubungan atau interaksi kegiatan satu dan kegiatan lain dalam perusahaan, dimulai dari proses pengelolaan order hingga proses pengiriman produk ke pelanggan.

Quality manual mirip road map sebuah perusahaan, dokumen ini berisi rangkaian kegiatan di dalam suatu perusahaan.
Selain berisi rangkaian kegiatan perusahaan, quality manual juga harus memuat prosedur-prosedur kerja yang menjelaskan operasional perusahaan, demikian disyaratkan iso 9001.

Sebuah prosedur kerja setidaknya berisi petunjuk siapa mengerjakan apa, dimana suatu pekerjaan dikerjakan, dan bila suatu pekerjaan itu dilakukan. Apabila prosedur terpisah dari quality manual, harus terdapat indikasi yang menunjukkan keberadaan prosedur-prosedur itu dalam quality manual.

ISO 9001: 2008 berisi sejumlah persyaratan, namun tidak semua persyaratan iso 9001 itu dapat diterapkan, misalnya, disebabkan beberapa persyaratan iso 9001 tidak relevan dengan operasional perusahaan. Jika demikian, peraturan iso 9001 yang tidak relevan itu dapat diabaikan (exclude). Apabila terdapat persyaratan iso 9001 yang diabaikan, hal itu harus dinyatakan dalam quality manual.

Cara menyusun quality manual tidak diatur iso 9001. Bentuk atau jumlah halaman dokumen ini ditentukan oleh perusahaan masing-masing. Sepanjang isi mememunhi persyaratan iso 9001 klausul 4.2.2, quality manual dinyatakan sah atau compliance berdasarkan iso 9001.

Isi sebuah iso 9001 manual dapat dibaca pada persyaratan yang berikut:
ISO 9001-2008, bab 4.2.2 Quality Manual menyebutkan:

Organisasi harus menetapkan dan memelihara pedoman mutu yang memuat:a) ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk penjelasan dan justifikasi berbagai pengecualianb) prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu atau referensinya, danc) penjelasan interaksi antarproses sistem manajemen mutu

Quality manual iso 9001 berbeda disetiap perusahan. Biasanya dibuat dengan tebal 20-30 halaman atau lebih, lengkap dengan struktur organisasi, company profile dll.Val-matic, sebuah perusahan yang bergerak di bidang valve manufaktur di Illinois mempunyai quality manual setebal dua halaman. Kendati hanya dua halaman, isi dokumen itu , The Two-Page Quality Manual, telah memenuhi iso 9001 standard.

Baca juga

• Quality Manual: Integrated System ISO 9000 dan ISO 14000

Quality Manual: Integrated System ISO 9000 dan ISO 14000

Pada umumnya perusahaan yang telah mengadopsi sistem manajemen mutu (Quality Management System) iso 9001 kemudian mengadopsi standar internasional yang lain misalnya sistem manajemen lingkungan (Environmental Management System) iso 14001.
Cara menerapkan kedua standar internasional itu berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Sebagian perusahaan mengadopsi sistem secara terpisah, sebagian lagi melakukan integrasi.

Terpisah misalnya perusahaan itu memiliki dua manual, yaitu sebuah quality manual yang mengacu pada iso 9001 standard dan sebuah company manual mengacu pada iso 14001 standard. Perusahaan yang mengadopsi kedua standar dengan cara integrasi menyusun sebuah manual dengan merujuk pada standard iso 9001 dan iso14001.

Berikut contoh quality manual integrasi iso 9001 dan iso 14001. Download contoh quality system manual integrasi yang dapat digunakan sebagai dokumen panduan: Integrated management system manual (pdf)
Baca juga:

• ISO 9001 Quality Manual: Dua Halaman 

ISO 19011:2002: Standar Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan

ISO 19011:2002 adalah standar internasional yang menjadi panduan audit:

• sistem manajemen mutu
• sistem manajemen lingkungan

Standar ini diterbitkan dan dikembangkan oleh International Organization fot Standardization (ISO) yang menyajikan empat pokok audit:

1. penjelasan prinsip-prinsip audit sistem manajemen
2. panduan menyusun program audit
3. tata cara melaksanakan audit
4. pedoman kriteria auditor dan evaluasi auditor

Baca juga:

• Standar Audit Terbaru ISO 19011:2011

Dokumen sebagai Aset Perusahaan

Menurut iso 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal.

Dokumen sebagai alat komunikasi.Menurut iso 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal.

1. Dokumen sebagai alat bukti
2. Dokumen sebagai "knowledge sharing"
   
   

1. Dokumen sebagai alat komunikasi
Dalam sebuah dokumen (quality document) termuat informasi-informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan. Contohnya dokumen yang memuat perencanaan, dokumen yang berisi daftar sediaan, dokumen yang memuat riwayat pelatihan, dll.

2. Dokumen sebagai alat bukti
Seorang inspektor dapat menunjukkan butki bahwa ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukkan checksheet pemeriksaan barang. Checksheet adalah dokumen.

3. Dokumen sebagai "knowledge sharing"
Dengan menggunakan drawing yang terdahulu, misalnya, seorang designer dapat mengembangkan produk barunya.
Seperti aset-aset perusahaan yang lain, dokumen harus dikontrol secara sistematis dan terstruktur. Tujuannya agar dokumen yang tersedia dan beredar di perusahaan adalah dokumen yang terkini (up-date) dan telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku. Dalam iso 9001-2008, klausul 4.2.3 butir a) sampai dengan butir g)  (lihat box) diatur tata cara pengendalian dokumen.
Cara pengendalian dokumen berbeda antara satu dokumen dan dokumen yang lain. Hal ini berlaku bagi dokumen internal dan dokumen eksternal.

Dokumen internal adalah dokumen-dokumen yang diterbitkan perusahaan, contohnya prosedur, instruksi kerja atau WI (working instruction), standar.

Sedangkan dokumen eksternal adalah dokumen-dokumen yang diterima dari pihak diluar perusahaan dan biasanya digunakan sebagai referensi, misalnya regulasi atau peraturan perundang-undangan, codes, spesifikasi pelanggan, referensi-referensi lain.

Standar iso 9001 2008, klausul 4.2.3 mengatur lebih ketat sistem pengendalian dokumen internal perusahaan (document control system) dibandingkan pengendalian terhadap dokumen eksternal.
Untuk dokumen intern berlaku butir a) sampai dengan butir e) dan butir g), sementara dokumen eksternal berlaku hanya dari butir c) sampai dengan g).

Perlu diperhatikan bahwa dokumen-dokumen yang harus dikontrol tidak terbatas hanya pada dokumen-dokumen berbentuk kertas saja, tetapi juga dokumen-dokumen dalam bentuk media lain seperti computer hard disk,diskettes, CDROM, foto, video, audio tapes, poster.
Baca juga:

• Tingkatan Dokumen ISO

Selection and Use of the ISO 9000 Family of Standards

International Organization for Standardization (ISO) mempublikasikan sebuah dokumen dengan judul "Selection and Use of the ISO9000 Family of Standards".

Dokumen iso yang dapat di-download ini berisi penjelasan-penjelasan yang antara lain meliputi:

Penjelasan standar seri iso 9000
Dokumen "Selection and Use of the iso 9000 Family of Standards" menjelaskan standar seri iso 9000, mulai dari iso 9000, iso 9001 hingga iso 9004. Selain itu, dijelaskan pula secara singkat iso standards yang lain terkait dengan iso 9000 seperti iso 19011.

Tahap-tahap penerapan sistem manajemen
Tujuh langkah aplikasi sistem manajemen satu persatu diuraikan dalam dokumen Selection and Use of the iso 9000 Family of Standards.

Contoh aplikasi iso 9000 standard dan contoh dokumen iso
Beberapa contoh aplikasi sistem manajemen dari berbagai bidang industri dijabarkan dalam dokumen ini.

Informasi seri iso 9000
Informasi penting seperti website, majalah reguler iso dan beberapa informasi penting lainnya.Selection and Use of the ISO 9000 Family of Standards dapat di-download.

Baca juga:

• Baca Aturan sebelum Publikasi ISO 9001 atau ISO 14001
• Download Dokumen Panduan ISO 9001:2008

ISO 9000 Discussion Group

Forum Sintegral ISO9000 discussion group ditujukan kepada Anda yang ingin meningkatkan pemahaman ISO 9000.

Forum Sintegral adalah forum diskusi interaktif yang disertai diskusi dan tanya jawab kiat-kiat penerapan iso 9000, termasuk teknik-teknik audit dan berbagai aspek yang berhubungan dengan ISO 9000. Untuk menjadi anggota forum SINTEGRAL, klik subscribe forum

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Setiap perusahaan yang menerapkan sistem iso 9000 wajib menjalankan audit internal secara berkala. Dalam pelaksanaannya, audit yang diterapkan kerap tidak efektif bukan karena metode audit yang digunakan, tetapi disebabkan auditor kurang terlatih dalam menulis laporan audit.

Seringkali situasi seperti ini terjadi perusahaan. Laporan audit hanya dipahami oleh auditee (pihak yang diaudit) ketika auditor masih berada di hadapannya. Pada saat itu auditor dapat menjelaskan penyimpangan secara lisan.

Namun, setelah auditor meninggalkan auditee timbul kebingungan. Hal ini lantaran auditee tidak lagi memahami laporan audit yang diterimanya. Maklum, tidak sedikit auditor yang menulis kalimat tanpa mengindahkan kaidah tata bahasa yang baik.

Membaca laporan audit makin memusingkan jika ditulis oleh auditor yang gemar menulis kalimat "Tidak ada bukti..." atau "tidak tersedia bukti..."

Sesungguhnya laporan audit yang mengandung unsur-unsur "tidak ditemukan bukti..." dapat diabaikan tanpa perlu ditindaklanjuti. Mengapa?

Auditor yang menulis laporan seperti itu tidak menjalakan audit dengan baik dan benar. Sebalikya, ia harus mencari atau menemukan evidensi-evidensi.

Menurut iso 19011, standar audit, dijelaskan, audit adalah suatu kegiatan yang didukung bukti-bukti (evidence based). Bukti-bukti itu harus dapat diverifikasi. Iso19011 menyebutkan, hanya informasi (atau bukti) yang dapat diverifikasi yang dapat dikategorikan sebagai bukti audit.

Lebih lanjut iso 19011 menyebutkan, penyimpangan yang harus dicatat dalam laporan audit termasuk bukti-bukti pendukungnya (supporting evidence).

Dokumen panduan yang diterbitkan iso9001 Auditing Practices Group (APG) menyatakan, "Apabila tidak ada bukti audit, tidak ada penyimpangan". Oleh sebab itu, tak ada bukti, tak ada laporan.


Baca juga

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Panduan Audit ISO 9001

Para auditor sistem manajemen mutu tentu memerlukan dokumen ini, dokumen panduan yang dibuat oleh ISO9001 Auditing Practices Group (APG).

Dokumen panduan APG memuat pedoman untuk menjalankan kegiatan audit, berisi contoh-contoh dan tata cara melakukan audit sistem manajemen mutu iso9001, berikut penjelasan teknik-teknik audit.
Dokumen ISO 9001 Auditing Practices Group (APG) dapat di-download, klik APG.zip


Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Seminar QualityClub

Mailing list QualityClub kembali merencanakan seminar untuk para anggota milis QualityClub. Kali ini topik seminar mengenai food safety management ISO 22000, dan (jika waktu memadai) penjelasan tentang sistem manajemen keamanan pangan yang lain seperti BRC dan IFS juga menjadi agenda seminar. Acara, tanggal dan waktu seminar sedang disusun dan segera diinformasikan melalui milis QualityClub. Untuk menjadi anggota milis QualityClub, subscribe
http://groups.yahoo.com/group/QualityClub/

Perubahan Lampiran ISO 14001:2004

Menyusul terbitnya standar internasional yang terbaru ISO 9001-2008, tabel korespondensi lampiran ISO 14001 : 2004 telah diubah dan disesuaikan dengan ISO 9001:2008.

Selain memuat persyaratan sistem manajemen lingkungan, ISO 14001:2004 berisi lampiran berupa tabel padanan persyaratan ISO 14001-2004 dan ISO ISO 9001-2000 (correspondence between ISO 14001:2004 and ISO 9001:2000). Kini tabel itu telah disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2008 tanpa merubah isi persyaratan standar ISO 14001:2004.
ISO/TC 207, tim yang menyusun standar ISO 14001:2004, telah menerbitkan dokumen yang disebut sebagai "technical corrigendium".

Kontroversi ISO 9001:2008 (Jabatan Management Representative)

Standar ISO 9001 versi 2008 diterbitkan untuk memperjelas atau mempertegas ketentuan-ketentuan yang sudah ada dalam standar manajemen mutu iso 9001 : 2000.
Akan tetapi terdapat beberapa penegasan yang dibuat oleh ISO 9001;2008 justru menimbulkan interpretasi yang membingungkan, abu-abu dan cenderung kontroversi, khususnya aturan yang ditetapkan oleh ISO 9001:2008 tentang jabatan seorang manajemen representative.

Ketentuan yang berlaku dalam standar ISO 9001:2008 pada pasal 5.5.2 Management representative menyatakan,

"pimpinan organisasi harus menunjuk/mengangkat seorang management representative dari jajaran manajemen organisasi tersebut...yang memiliki tugas dan kewenangan..." ("top management shall appoint member of the organization.... shall have responsibility and authority...")

Singkatnya, ISO 9001 versi 2008 menegaskan, jabatan management representativei harus "orang dalam".

Jika dibandingkan dengan standar iso9001:2000 yang masih memperbolehkan management representative dijabat oleh orang di luar organisasi, ISO 9001 versi 2008 tidak lagi memperbolehkan pendelegasian seorang management representative kepada pihak diluar organisasi.

Di masa lalu, beberapa perusahaan menggunakan jasa konsultan sebagai managemen representative. Praktisi manajemen mempertanyakan batasan "orang dalam" atau "a member of organization" itu.

Mereka berpendapat, pihak luar atau orang di luar organisasi pun dapat pula disebut sebagai "orang dalam" atau sebagai "bagian dari jajaran manajemen" atau bahkan "a member of organization", sepanjang ia mempunyai kontrak kerja dengan perusahaan itu dan dibekali tugas dan otoritas penuh guna mengembangkan dan mengelola sistem manajamen mutu perusahaan.

Baca juga: 

• Apa Tugas Seorang Management Representative?
• Management representative

ISO 9001:2008, What to do?

QMS ISO 9001:2008 menggantikan QMS ISO 9001:2000 dengan sejumlah klarifikasi. Klarifikasi ini bertujuan untuk menyempurnakan ISO 9001:2000, yang beberapa persyaratan dalam standar internasional ini tidak jelas dalam interpretasi dan terkadang bermakna ganda sehingga dapat mengakibatkan tujuan implementasi tidak optimal.

Dibandingkan ISO 9001:2000, ISO 9001:2008 tidak berisi persyaratan baru atau persyaratan tambahan. Meski demikian, perbedaan kedua standar internasional itu patut diketahui guna persiapan langkah-langkah menuju ISO 9001:2008 certification.
Secara garis besar, klarifikasi yang terdapat dalam QMS ISO 9001:2008 meliputi elemen-elemen sebagai berikut:

• proses outsourcing,
• jabatan management representative,
• kompetensi,
• proses pengendalian produk tidak sesuai,
• proses tindakan koreksi dan pencegahan,
• proses desain,
• monitor dan pengukuran proses.

Selain itu perubahan yang terdapat dalam ISO 9001:2008 termasuk pula perubahan, penambahan dan pengurangan teks guna mempertegas persyaratan-persyaratan yang sudah ada dalam ISO 9001:2000.