Lingkungan Kerja ala ISO 9000

Lingkungan kerja adalah kondisi tempat kerja yang dipengaruhi dua faktor, yakni faktor fisik dan faktor manusia, yang dapat memberikan kesan menyenangkan, aman, tentram, perasaan betah atau kerasan dan lain sebagainya.

Kualitas barang dan jasa sangat bergantung pada aspek lingkungan kerja ini. Pengaturan lingkungan kerja yang nyaman memberikan dampak positif bagi para pekerja. Tak dipungkiri lagi, lingkungan kerja menjadi salah satu aspek yang harus diperhatikan sebab lingkungan kerja berpengaruh terhadap kinerja. termasuk kesehatan lingkungan kerja

Standar iso 9001 menyertakan aspek lingkungan kerja sebagai salah satu bagian dari ressource management.

ISO 9001:2008 - 6.4 Lingkungan kerja Organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja guna memenuhi persyaratan produk. Catatan : Lingkungan kerja yang dimaksud adalah yang terkait dengan berbagai kondisi tempat pekerjaan dilakukan, termasuk faktor fisik, lingkungan dan lai-lain (misalnya kebisingan, temperatur, kelembaban, pencahayaan atau cuaca).

Pengelolaan lingkungan kerja merupakan serangkaian kegiatan yang pada prinsipnya ditujukan untuk mengamati hal-hal yang sederhana namun dalam pelaksanaannya tidak hanya didasarkan pada cara membersihkan lingkungan kerja Anda atau terkait faktor lingkungan kerja fisik saja, melainkan juga turut mempertimbangkan faktor manusia.


Contoh faktor manusia yang dapat mempengaruhi konfomitas produk antara lain:

• metode kerja atau cara kerja
• panduan keselamatan kerja, termasuk penggunaan alat pelindung diri sebagai perlengkapan kerja
• ergonomics (rancangan tempat kerja)

Faktor fisik yang mempengaruhi kondisi kerja antara lain:

Suhu	hygiene	vibrasi
kebisingan	kelembaban	polusi
pencahayaan	kebersihan	air flow

Bising dapat mengakibatkan para pekerja terganggu pendengaran, iritasi dan stress dan gangguan komunikasi.

Pencahayaan yang kurang dalam ruangan kerja akan menimbulkan terjadinya stres pada penglihatan. Stres pada penglihatan bisa menimbulkan dua tipe kelelahan, yaitu kelelahan mata dan kelelahan syaraf. Kelelahan mata mengakibatkan penglihatan ganda, sakit kepala, daya akomodasi dan konvergensi menurun, ketajaman penglihatan, dll.

Para ahli kini makin yakin bahwa polusi udara berdampak lebih buruk bagi kualitas kesehatan. Bukan cuma sebatas pada kesehatan pernapasan, melainkan juga bagian tubuh lain yang ikut menderita. Kualitas udara yang buruk terbukti berhubungan erat pada penyakit jantung, pembuluh darah, dan otak.

Di atas beberapa contoh akibat tidak adanya pengelolaaan faktor-faktor lingkungan fisik dengan baik dan benar. Oleh sebab itu, ciptakanlah sebuah lingkungan kerja yang memungkinkan para karyawan memiliki energi, kreativitas dan komitmen bekerjasama untuk mencapai tujuan besar. Lingkungan kerja nyaman produtktivitas aman.

Baca juga

• ISO 9001:2015: Bekerja Maksimal Bergantung Lingkungan Kerja yang Optimal 
• Penyediaan dan Pemeliharaan Infrastruktur

Penyediaan dan Pemeliharaan Infrastruktur

Sejalan dengan waktu, fasilitas yang ada di perusahaan akan rusak secara perlahan dan bertahap. Namun, usia sarana dan prasarana itu dapat diperpanjang asalkan dipelihara dengan baik.

Pemeliharaan infrastruktur bertujuan menjaga agar fasilitas tetap berfungsi sebagaimana mestinya guna menunjang pembuatan barang atau jasa sesuai dengan yang direncanakan.

Kerusakan infrastruktur termasuk peralatan dapat membahayakan kesehatan dan keselamatan para pekerja. Kerusakan aset perusahaan dapat juga mempengaruhi kualitas produk. Oleh karena itu, banyak kerugian yang dihadapi perusahaan apabila infrastruktur pendukung proses-proses tidak terawat dengan baik.

Manajemen pemeliharaaan merupakan bagian penting sistem manajemen mutu.

ISO 9001:2008 - 6.3 Infrastruktur Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan produk. Infrastruktur mencakup, jika berlaku, gedung, ruang kerja dan perlengkapan terkait, peralatan proses (baik perangkat keras maupun perangkat lunak) dan jasa pendukung (seperti transportasi, komunikasi atau sistem informasi)

Persyaratan ini menekankan pentingnya ketersediaan dan pemeliharaan infrastruktur. Selain tersedia, fasilitas juga harus terawat. 

Contoh, jika Anda pengusaha transportasi, ketersiadaan armada bus yang terawat menjadi penting. Ruang kelas yang bersih untuk mendukung proses ajar mengajar merupakan contoh penerapan persyaratan ini di institusi pendidikan. Kebersihan merupakan syarat utama bagi perusahaan pengolah makanan dan minuman untuk menghasilkan produk yang aman dikonsumsi. Mesin produksi harus selalu memiliki jadwal perawatan agar senantiasa dapat diandalkan mendukung proses produksi secara kontinyu.

Baca juga:

• Lingkungan Kerja ala ISO 9000

Sistem Manajemen yang Efektif, Apa yang Dibutuhkan?

Menjalankan sistem manajemen mutu yang efektif memerlukan sumber daya yang memadai.
Ketersediaan sumber daya yang cukup juga dibutuhkan guna memelihara dan meningkatkan performa sistem secara kontinyu

Apa yang disyaratkan ISO 9001:2008 tentang sumber daya. Berikut ini adalah ketentuan klausul 6.1 Penyediaan sumber daya.

6.1 Penyediaan sumber daya Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki keefetifan sistem manajemen mutu, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan

Sumber daya tak hanya terbatas pada pekerja saja, tetapi juga termasuk sarana dan prasarana seperti peralatan, fasilitas, dan keuangan. Semua itu dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan-pekerjaan yang intinya berfokus pada kepuasan pelanggan.

Fokus ISO 9001:2008 adalah kepuasan pelanggan.

Ketersediaan sumber daya harus dievaluasi secara berkala. Penilaian ini dapat dilaksanakan pada saat management review.
Ketersediaan sumber perlu juga dikaji misalnya pada saat menerima kontrak, tender atau order baru dari pelanggan

Membuat Kebijakan Mutu yang cocok buat Anda

Kebijakan mutu merupakan dokumen terpenting menurut iso 9000. Mengapa begitu? Hal ini disebabkan semua dokumen yang berlaku di perusahaan iso 9000 bermuara pada kebijakan mutu.

5.3 Kebijakan mutu Manajemen puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu secara kontinyu menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan mengevaluasi sasaran mutu, dikomunikasikan dan dipahami dalam jajaran organisasi serta dievaluasi agar senantiasa sesuai.

Kebijakan mutu adalah sebuah dokumen yang menyatakan tekad perusahaan ISO 9000 terhadap mutu. Kebijakan mutu menjadi komitmen seluruh jajaran untuk perbaikan kinerja perusahaan dan sekaligus berfungsi sebagai landasan untuk menetapkan target-target atau sasaran mutu perusahaan.

Setiap karyawan wajib memahami kebijakan mutu. Hubungan  kebijakan mutu dengan peran, tugas dan tanggung jawab karyawan merupakan kewajiban top management untuk menjelaskan hal itu kepada mereka. Bagaimana caranya? ISO Standart  memberikan keleluasan untuk menentukan cara sosialisasi kebijakan mutu perusahaan.

Kebijakan mutu harus dikaji kesesuaiannya dari waktu ke waktu untuk menjamin isi kebijakan masih sesuai dengan kebijakan perusahaan yang sesugguhnya. Evaluasi ini dapat dilakukan saat management review.

Bagaimana cara membuat kebijakan mutu yang cocok buat perusahaan Anda. Caranya gampang.

Berikut ini contoh kebijakan mutu hasil pencarian *kebijakan mutu perusahaan* di google. Silahkan download dan sesuaikan isi kebijakan mutu di bawah ini dengan kebijakan perusahaan Anda.

Contoh kebijakan mutu perusahaan

	Kebijakan mutu Kebijakan mutu ISO 9001

Baca juga:

• Apa Kebijakan Mutu ISO 9001-2015 Berubah?

Siapa Mengerjakan Apa

Kita semua ingin bekerja dengan baik. Untuk bisa bekerja dengan baik, tugas-tugas dan wewenang kita dalam melakukan pekerjaan sehari-hari harus jelas.

Kalau tidak, pekerjaan terhambat karena ketidakjelasan “siapa mengerjakan apa”

ISO 9001:2008, Klausul 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang telah ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi.

Kesimpangsiuran soal tanggung jawab dan kewenangan berdampak pada kualitas barang atau jasa.  Ketidakjelasan mengakibatkan keterlambatan dan kesalahan kerja. Kerja  semrawut menyebabkan kebingungan, stress dan pada akhirnya mengurangi produktivitas. Kualitas barang dan jasa menurun akibat tidak jelas siapa mengerjakan apa.

Manajemen puncak harus menjamin, setiap karyawan dilengkapi tanggung jawab dengan wewenang yang jelas untuk melakukan pekerjaan. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang.

Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.

Pada umumnya uraian pekerajaan didokumentasikan dalam job description. Isi uraian dokumen ini hendaknya tidak terlalu rumit dan kompleks. sebaliknya, job description sebaiknya mencerminkan kondisi pekerjaan yang nyata dan fleksibel.

Apabila tak ingin menggunakan job description sebagai sarana uraian pekerjaan, Anda dapat menggunakan cara lain. Tuliskan dan uraikan pekerjaan Anda dalam prosedur yang berlaku di perusahaan, atau dokumen setara yang tersedia di perusahaan Anda.


Baca juga:
- Apa Tugas Seorang Management Representative?

Pelanggan sebagai Fokus Utama

Memenuhi kebutuhan pelanggan adalah hal penting, tetapi merealisasikan itu tentu tak mudah. Diperlukan tekad dan komitmen yang kuat seluruh dari jajaran manajemen perusahaan, mulai dari direktur hingga staf level terendah.

Mengetahui keinginan pelanggan itu pun vital, lebih utama lagi saat kebutuhan pelanggan berubah-ubah karena kondisi pasar yang kerap berubah. Anda harus fokus pada hal ini suapaya lebih maju satu langkah dari kompetitor Anda.
ISO 9000 menempatkan pelanggan sebagai fokus utama, sebagaimana tertuang dalam standar ISO 9001:2008 klausul 5.2 Fokus pelanggan:

5.2 Fokus pelanggan Manajemen puncak (top management) harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1).

Menurut ISO 9000, siapapun yang berhubungan dengan pelanggan, adalah tanggung jawab top management memberi kejelasan dalam jajarannya bahwa permintaan pelanggan harus benar-benar dipahami dan sumber daya memadai guna merealisasikan permintaan itu. Sebagai acuan, elemen 7.2.1 dan 8.2.1 adalah sejumlah pekerjaan yang setidaknya harus dipenuhi.

Berbagai aturan dapat dilakukan agar senantiasa berfokus pada pelangggan atau selalu membina hubungan baik dengan pelanggan Anda.

Yang paling efektif adalah berbicara dengan pelanggan. Strategi ini banyak dilakukan perusahaan dalam bentuk kunjungan ke pelanggannya. Kunjungan ini bertujuan membangun hubungan dengan pelanggan, mengenal setiap pelanggan Anda secara lebih dekat, menciptakan komunikasi dua arah sehingga terjalin hubungan saling menguntungkan. 

Selain itu, Anda dapat mengundang pelanggan agar mereka dapat berbicara dengan orang-orang penting di perusahaan Anda. Ini tidak saja memberikan informasi dan wawasan yang penting, tetapi juga memberikan pesan istimewa kepada para pelanggan.

Cara lain, Anda dapat melakukan survei atau market surveys untuk mengetahui kebutuhan spesifik pelanggan Anda. Melakukan survey kepada pelanggan secara periodik untuk mengetahui tingkat kepuasan mereka sehingga dapat diketahui langkah selanjutnya berdasarkan hasil survei. Metode lain misalnya dengan mengakses indutry reports atau kiat-kiat lain yang sesuai dengan budaya perusahaan Anda.

Baca juga 

• Memenuhi Permintaan Pelanggan

Komunikasi Internal

Proses komnunikasi internal yang efektif memberikan kontribusi keberhasilan sistem manajemen mutu perusahaan. Sebaliknya, banyak permasalahan muncul akibat saluran komunikasi yang buruk.

ISO 9001:2008 pada 5.5.3 Komunikasi internal menyatakan: Pimpinan puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi dan komunikasi terjadi berkaitan dengan keefektifan sistem manajemen mutu

Pimpinan puncak (top management) memegang peran penting proses komunikasi. Ada sejumlah persyaratan ISO9001:2008 yang  menjadi komitmen pimpinan puncak soal komunikasi. Pimpinan puncak diwajibkan mengkomunikasikan kebijakan mutu dan sasaran mutu untuk memastikan:

• pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan  perundangan-undangan serta peraturan-peraturan lain yang berlaku
• kesadaran tentang peryaratan pelanggan ke seluruh jajaran manajemen perusahaan
• tugas dan tangungg jawab personil, sosialisasi relevansi dan pentingnya pekerjaan mereka serta kontribusi mencapai target-target yang telah ditentukan
• perubahan peryaratan produk (jika ada) agar personil yang bersangkutan mengetahui perubahan-perubahan itu.

Keefektifan sistem manajemen mutu ditentukan dalam management review. Oleh sebab itu, hasil management review harus disosialisasikan ke jajaran manajemen perusahaan.

Saluran komunikasi terlaksana dalam berbagai bentuk. Antara lain komunikasi internal dilakukan dengan cara seperti berikut:

• rapat pertemuan (meeting)
• notice board
• E-mail, intranet and web sites
• majalah intern perusahaan/newsletter.

Commitment to Quality

Standar manajemen ISO 9001:2008 mewajibkan top management berperan aktif dalam mengembangkan sistem manajemen mutu iso 9001, mengapa?

Tanpa komitmen top management, sistem manajemen perusahaan yang mengacu manajemen internasional ISO9000 standards dijamin berjalan sia-sia.

Lantas, komitmen macam apa yang harus ditunjukkan top management sebagai bukti bahwa ia mendukung implementasi ISO 9001:2008?

Top management istilah yang sering muncul dalam standar iso 9000. Istilah ini menjurus pada orang (atau group) yang menduduki jajaran tertinggi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Mereka adalah owner, partner perusahaan atau direktur perusahaan.

Top management dituntut untuk menunjukkan komitmennya dengan cara mematuhi peraturan-peraturan iso 9001:2008 sebagaimana tertuang pada 5.1 Management commitment yang isinya antara lain:

• top management wajib memgkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan mematuhi peraturan perundangan-undangan yang berlaku ke jajaran manajemennya
• top management diwajibkan untuk menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu
• top management diharuskan mengadakan management review sebagai alat untuk menilai kinerja sistem manajemen perusahaan
• top management diharuskan menyediakan sumber daya yang cukup guna mendukung sistem manajemen perusahaan yang efisien dan efektif.

Poin-pon di atas dijelaskan secara rinci dalam standar ISO9001:2008 pada: 

5.2 Fokus Pelanggan (Customer focus)
5.3 Kebijakan Mutu (Quality policy)
5.4.1 Sasaran Mutu (Quality objectives)
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu (Quality management system planning)
5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang (Responsibility and authority)
5.5.2 Management representative
5.5.3 Komunikasi intern (Internal communication)
5.6 Management review

 Top management diharapkan tidak hanya menunjukkan komitmen tanpa bukti. Notulen rapat yang berisi hal-hal berkaitan dengan sistem manajemen perusahaan dapat digunakan sebagai bukti tanggung jawabnya mendukung sistem manajemen perusahaan berbasis ISO 9001:2008.

The ISO 9001 Family - Global Management Standards

Download Standar ISO, Gratis

Standar ISO dapat di-download melalui blog ini gratis.



Berikut link standar ISO:

ISO 9000
Sistem manajemen mutu - Dasar-dasar dan kosa kata.
Standar ini berisi istilah-istilah atau kosa kata yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu dan prinsip-prinsip manajemen mutu.

ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 adalah standar internasional sistem manajemen mutu.
Standar ini dapat diaplikasikan pada berbagai perusahaan, baik skala besar ataupun kecil. Standar iso 9001 adalah satu-satunya standar ISO terpopuler di dunia. (Baca juga Sekarang ISO 9001:2008.pdf bisa di-Download)

ISO 9004:2009
Standar internasional pengelolaan organisasi untuk sukses berkelanjutan-Pendekatan manajemen mutu.
Standar ini disusun sebagai pedoman perusahaan dalam rangka mencapai tujuan melalui pendekatan manajemen. Pada lampiran standar internasional ini tersedia self assessment sebagai alat untuk menilai tingkat maturity manajemen perusahaan. (Baca juga Download ISO 9004:2009)

ISO 14001:2004
Sistem manajemen lingkungan - Persyaratan dan panduan penggunaan
Standar ini adalah  standar internasional manajemen lingkungan yang merupakan standar ISO populer no 2 di dunia setelah SMM iso 9001.  Melalui aplikasi iso 14001, organisasi dapat mengelola aspek-aspek lingkungan dengan cara yang sistematis. (lihat juga video clip ISO 14000)

ISO 22000
Sistem Manajemen Keamanan pangan - Persyaratan untuk organisasi dalam rantai pangan
Standar ini cocok diterapkan perusahaan yang bergerak dibidang industri minuman dan makanan (food and beverages), termasuk mata rantai yang mendukung sektor industri ini.

ISO 27001:2009
Teknologi informasi - Teknik keamanan - Sistem manajemen keamanan informasi - Persyaratan
Standar ini adalah standar sistem manajemen keamanan informasi atau dalam bahasa Inggris information security management system (ISMS).

ISO 19011
Panduan audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan.
Standar ini adalah dokumen panduan audit bidang manajemen mutu. Dokumen ini menjadi pedoman auditor manajemen mutu, baik intern perusahaan (auditor internal) maupun auditor eksternal (auditor badan sertifikasi). Sesuai dengan judul standar, dokumen ini digunakan auditor melaksanakan audit pada perusahaan bersertifikat ISO 9001 atau ISO 14001. (Lihat juga ISO 19011:2002: Standar Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan)

ISO 17025
Persyaratan umum untuk kompetensi laboratorium pengujian dan laboratorium kalibrasi.
Standar ini adalah sistem manajemen mutu laboratorium yang merupakan perpaduan persyaratan manajemen dan persyaratan teknis yang wajib dipenuhi suatu laboratorium.

Gaji Naik dan Kerja Aman berkat ISO 9001

Boleh percaya boleh tidak, ada studi yang melaporkan bahwa perusahaan yang telah mengadopsi sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001 lebih banyak memperoleh keuntungan daripada perusahaan yang belum bersertifikat ISO-9001.

Dilaporkan gaji para karyawan yang bekerja di perusahaan yang telah mengadopsi ISO 9000 cenderung meningkat dari tahun-ke tahun.

Jumlah kecelakaan kerja yang terjadi di perusahaan yang mengaplikasikan iso9000 jauh lebih rendah dibandingkan perusahaan-perusahaan yang belum atau tidak sama sekali mengadopsi iso  9000.

Dalam studi dilaporkan pula peningkatan skala penjualan di perusahaan bersertifikat sistem manajemen mutu internasional tersebut.

Laporan ini hasil studi Harvard Business School dengan judul Quality management and job quality: How the ISO 9001 Standard for Quality Management Systems Affects Employees dan Employers.

Download ISO 9004:2009

Sekarang ISO 9004:2009 sudah bisa di-download. Caranya mudah. Terlebih dahulu lakukan registrasi dan kemudian download standart ISO 9004:2009.

Apa sebetulnya standar dengan judul lengkap ISO 9004:2009: Managing for the sustained success of an organization – A quality management approach ini?

ISO 9004:2009 adalah dokumen panduan. Dokumen panduan yang menjadi acuan bagi perusahaan  meningkatkan kinerja operasional perusahaan secara menyeluruh dan berkesinambungan. Dokumen yang membimbing perusahaan senantiasa sukses.

Salah satu yang menarik dari standar terbaru ISO 9004:2009 ini adalah adanya penjelasan tentang konsep self assessment. ISO 9004:2009 menerangkan konsep self assessment sebagai alat yang dapat digunakan manajemen guna menilai tingkat kinerja sistem manajamen perusahaan. Self assesment juga membantu manajemen mengidentifikasi langkah-langkah perbaikan dan inovasi. konsep ini dapat dibaca pada lampiran standar ISO 9004:2009.

Download ISO 9004 pada link yang berikut ISO 9004:2009: Managing for the sustained success of an organization – A quality management approach

Selamat membaca!

Outsourcing Process

Tanya: Apa yang dimaksud "outsourcing process?"
Jawab: Outsourcing process atau proses subkontraktor adalah suatu proses yang diperlukan perusahaan guna menghasilkan barang atau jasa dan proses itu dilakukan oleh pihak di luar perusahaan.

Sejumlah perusahaan melakukan outsourcing processs karena berbagai alasan, antara lain: biaya yang lebih murah jika proses itu dilakukan pihak luar, keterbatasan fasilitas atau kurangnya personil untuk melakukan proses tsb, dll.

Hubungan antara perusahaan (your business), suppliers dan proses outsourcing dapat dilihat pada gambar berikut di bawah ini.

Gambar: Hubungan antara supplier-perusahaan-pelanggan

Outsource A dan outsource B

Dari gambar di atas terlihat jelas Outsource A menerangkan alur proses barang atau jasa yang berasal dari perusahaan (Your business) untuk dikerjakan oleh pihak outsource dan langsung dikirim ke pelanggan.

Outsource B menggambarkan alur proses barang atau jasa yang berasal dari perusahaan (Your business) untuk dikerjakan oleh pihak outsource dan kembali ke perusahaan untuk dikirim ke pelanggan.

ISO 9001:2008 menyatakan, kendati dilakukan pihak diluar perusahaan, harus ada mekanisme kontrol yang memadai terhadap proses yang di-subkontraktorkan tersebut.
Perusahaan diberi kebebasaan menentukan tata cara pengawasan proses yang di-outsourcing atau proses yang disubkontraktorkan.

Tingkat pengawasan (mekanisme kontrol) proses yang di-outsourcing berbeda-beda. Di satu sisi, perlu pengawasan yang ketat, namun disisi lain diperlukan kontrol yang tidak terlalu ketat. Hal ini bergantung pada dampak proses yang disubkontraktorkan terhadap kualitas barang atau jasa.

Dokumen panduan outsourcing process yang dinyatakan dalam iso 9001: 2008 dapat dilihat pada dokumen panduan ISO.

SDM, Kompetensi dan ISO 9000

Bekerja dengan rencana tentu akan lebih baik hasilnya daripada tanpa rencana. Melalui perencanaan yang baik, pekerjaan pastinya lebih mudah dikontrol.

Apapun bentuknya, suatu rencana harus mempertimbangkan orang-orang yang nantinya ditugaskan melakukan pekerjaan-pekerjaan sebagaimana tertuang dalam perencanaan.

Supaya berjalan lancar, orang-orang yang menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan itu haruslah orang-orang yang  berkompeten. Pasalnya, kualitas produk (barang atau jasa) sangat bergantung pada kompetensi SDM yang dimiliki perusahaan. Demikian dinyatakan quality management system iso 9001-2008.

Menurut iso 9001-2008, kompetensi dapat dipahami sebagai kombinasi dari pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman.  Sebagai catatan, standar sistem manajemen mutu iso 9001-2008 tidak mensyaratkan personil wajib memiliki kompetensi yang mengandung semua elemen itu. Kompetensi harus disesuaikan dengan karakter pekerjaan.

Lebih lanjut iso 9001-2008 menambahkan, personil yang berkompeten bukan hanya karyawan yang  pekerjaannya berhubungan langsung dengan produk (barang atau jasa) saja, misalnya mereka yang bekerja di area produksi dan quality, melainkan juga bagi karyawan yang bekerja di unit-unit kerja seperti purchasing, marketing dan sales, atau unit-unit yang tidak berkaitan langsung dengan proses pembuatan produk.

Sertifikat ISO Indonesia

ISO Survey  2008 melaporkan bahwa terdapat peningkatan jumlah sertifikat iso di Indonesia .

Data jumlah sertifikat ISO dalam kurun waktu tahun 2004 sampai dengan 2008 adalah sebagai berikut: 

Sertifikat ISO 9001:2000/2008

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
3134	4068	4783	4532	5713

 

Sertifikat ISO 14001:2004

Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
430	369	625	849

 

Sertifikat ISO/TS 16949:2002

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
10	36	110	135	155

 

Sertifikat ISO 13485:2003

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
1	4	6	5	8

 

Sertifikat ISO 27001:2005

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
-	-	2	3	7

 

Sertifikat ISO 22000:2005

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
-	-	-	35	118

Sumber: The ISO Survey of Certification 2008

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Ilustrasi: Pixabay

Sudah pasti setiap orang pernah menghadapi kendala dalam bekerja, termasuk saya yang berprofesi sebagi trainer. 
Kesulitan yang saya temui yaitu saat menjelaskan materi training auditor internal iso 9001 khususnya kepada peserta training yang tidak menguasai operasional tempatnya bekerja.

Audit sebagai Perbaikan Kinerja
Mekanisme audit mutu internal (self evaluastion) wajib ada dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001.
Aktivitas audit internal harus dilaksanakan secara berkala dengan maksud internal quality audit dilakukan oleh auditor internal yang terlatih. Biasanya perusahaan yang telah bersertifikat iso 9001 setidaknya memiliki seorang internal auditor. Tentu jumlah auditor internal tidak sama antara satu perusahan dengan perusahaan yang lain sebab jumlah  auditor disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.


Penambahan Auditor Internal
Dalam perjalanan waktu, pihak manajemen terkadang mengambil keputusan menambah jumlah auditor internalnya. Kebijakan ini diambil karena dua alasan.

Alasan pertama, karyawan yang yang selama ini bertugas sebagai internal auditor tidak lagi bekerja di perusahaan atau telah resign.
Alasan kedua, manajemen ingin memperbanyak jumlah auditor internal guna mendukung kinerja tim auditor iso yang sudah ada. Keputusan ini patut dipuji.

Namun sayangnya, keputusan penunjukkan calon auditor kerap kali tidak dibarengi proses seleksi internal yang tepat. Akibatnya, calon auditor yang ditunjuk untuk mengikuti pelatihan internal audit meng-hadapi kendala dalam menyerap materi training. 
Calon auditor yang ditunjuk, misalnya, karyawan yang baru saja di-rekrut oleh perusahaan.  karyawan yang baru saja di-rekrut memer-lukan proses orientasi kerja di perusahaan yang baru. Proses ini memerlukan waktu . Oleh sebab itu, kebanyakan karyawan baru belum atau kurang memahami proses operasional perusahaan secara menyeluruh. 

Bukan hanya karyawan baru yang menemui kesulitan dalam menyerap materi pelatihan internal quality audit, karyawan lama pun terkadang mengalami situasi yang sama.
Khususnya karyawan yang meski sudah lama bekerja di suatu perusahaan, namun karena berbagai alasan tertentu masih saja kurang memahami kaitan aktivitas unit tempatnya bekerja dengan unit-unit kerja yang lain (interaksi antarproses).

Seandainya kedua contoh calon auditor itu dipaksakan untuk mengikuti pelatihan auditor internal, dapat diperkirakan hasil training tak selalu optimal.


Mengapa?
Calon auditor internal harus menguasai dua topik utama auditing.
Pertama penguasaan teknik-teknik audit (topik ini tidak dibahas dalam tulisan ini). Kedua, pemahaman standar iso 9001 (standar yang menjadi subyek tulisan ini).

Seperti diketahul, standard ISO 9001 mengadopsi pola manajemen pendekatan proses atau process  approach.
Menurut standard ISO 9001, karakteristik suatu proses adalah suatu proses memiliki input dan output. Output suatu proses merupakan input proses yang berikut. Jika suatu proses dikaitkan dengan proses-proses  yang lain, terbentuklah mata rantai proses. 
Menurut iso 9001, jika mata rantai proses dikelola dengan baik akan tercipta kinerja yang baik pula. Oleh karena itu, untuk menjadi auditor mutu internal yang berprestasi, calon auditor setidaknya harus cukup menguasai mata rantai proses tempatnya bekerja.

Apa solusinya?
Disarankan kepada calon auditor internal sebelum mengikuti pelatihan audit mutu internal terlebih dahulu mempelajari  aktivitas operasional ditempatnya bekerja..
Caranya mudah. Berikut ini tips yang hendaknya dipertimbangkan bagi calon auditor (baik karyawan baru maupun karyawan lama):

• Bacalah prosedur-prosedur iso yang sudah ada atau manual iso yang tersedia
• Tanyakan kegiatan audit yang selama ini berlangsung kepada auditor mutu internal, khususnya aktivitas-aktivitas yang mereka audit selama ini.
• Bertanyalah kepada rekan-rekan kerja Anda (manager atau assisten manager, dll) yang mengenal dan memahami operasional kerja perusahaan secara menyeluruh.

Mudah bukan? Silahkan mencoba!

Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Jurnalis dan Auditor ISO

Kata kawan saya, auditor mutu internal iso yang ok dan andal itu adalah mereka yang dulunya berprofesi sebagai jurnalis. Kenapa?

Menurut kawan saya yang juga kuli tinta alasannya ada dua, pertama rasa ingin tahu dan kedua suka meneliti sesuatu.
Satu-satunya mahluk di muka bumi yang memiliki rasa ingin tahu paling tinggi adalah jurnalis. Sifat ini melekat pada diri seorang jurnalis untuk mencari kepastian informasi atau peristiwa tertentu yang kelak diperlukan menulis berita.
Menyusun suatu berita atau news dibutuhkan informasi-informasi. Begitu beraneka informasi harus dihimpun sehingga perlu pemilahan. Pekerjaan memilah-milah informasi tentu harus didukung sifat rasa ingin tahu. Jika tidak, informasi yang terkumpul bakal asal-asalan, dan ini akan berakibat pada kualitas berita.
"Seandainya tak punya sifat ingin tahu, jangan jadi wartawan," saran kawan saya.

Selain itu, seorang jurnalis biasanya sudah mengantongi jawaban yang diharapkan muncul dari orang yang dia interview. Ini bisa terjadi sebab jurnalis itu hobinya meneliti, jelas teman saya dengan bangga.
Sebelum interview, bertanya-tanya kepada sumber terdekat ditambah dengan membaca ini-itu perihal orang yang akan diinterview merupakan aktivitas rutin jurnalis kawakan.
Melakukan penelitian sebelum interview bertujuan mengumpulkan informasi lebih awal. Dengan bantuan informasi awal bisa membuat pertanyaan-pertanyaan kepada orang yang akan diinterview sistematis, terfokus dan terarah. Ujung-ujungnya menyusun berita jadi gampang.

Teman saya bilang, sifat perasaan ingin tahu dan suka meneliti juga harus dimiliki auditor internal. Jika begitu, dia boleh disebut auditor internal jempolan.
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Audit Top Management, Mengapa?

Di milis QualityClub, milis yang mendiskusikan standar manajemen mutu iso 9000, dibahas topik tentang audit top management.
Tema ini cukup banyak mendapat banyak respon dari para anggota milis.
Tema dengan judul "Audit Top Management, Mengapa?" dapat dibaca pada tulisan di bawah ini.
----
Rekan-rekan QualityClub

Seorang quality management representative bertanya kepada saya melalui email soal audit iso 9001.

Ia meminta agar pertanyaannya ini juga disampaikan ke forum milis QualityClub.

Ceritanya begini. Pada suatu kegiatan audit ISO 9001, presiden direktur perusahaan tempatnya bekerja menolak diaudit. Sebagaimana kita ketahui standar mewajibkan kegiatan internal auditing , termasuk audit kepada direktur atau top management.

Akan tetapi, presiden direktur itu berpendapat. semestinya bukan dirinya diaudit melainkan bawahannya, termasuk quality management representative.

"Justru setiap karyawan perlu diaudit supaya bisa diketahui kesungguhan mereka bekerja, bukan malah saya," kata direktur itu.

Ia lalu meyakinkan management representative bahwa selama ini ia bekerja dengan baik dan benar serta sungguh-sungguh maka perusahaan maju. Oleh sebab itu, dirinya tidak perlu diaudit. "Buat apa?," tanya sang direktur

Quality Management representative kebingungan dan kehabisan akal menjelaskan proses audit ISO 9001 kepada atasanya itu. Ia ingat betul, saat bekerja di perusahaan yang lalu, direktur perusahaan tak luput dari kegiatan internal auditing.

Pertanyaannya, apa alasan yang kuat untuk melakukan audit top management menurut manajemen iso?

Salam
Zulkifli Nasution
----

Download guideline ISO sebagai panduan melaksanakan audit top management ISO 9001 

   
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

2) Bertanya Sistematis dan Terstruktur Tata cara bertanya yang baik harus dikenal setiap auditor mutu internal. Menurut Jo Kausek, model pertanyaan dapat dibagi menjadi tiga jenis, yakni

• Pertanyaan umum (open ended question)
• Pertanyaan klarifikasi (clarifying)
• pertanyaan "closed ended"

Bertanya dengan pola pertanyaan di atas memberi keuntungan maskimal dalam praktek audit. Seperti diketahui audit adalah kegiatan mencari informasi. Seyogyanya informasi yang diperoleh harus cukup memadai sehingga memudahkan analisa.

Memperoleh informasi yang cukup tentu ada kiat-kiatnya.

Cobalah lihat gambar 1 (figure 1). Sebuah cerobong (funnel) memiliki tiga area yang luasnya berbeda-beda. Pada salah satu sisinya terdapat area yang luas (wana kuning), pada bagian yang lain area mengerucut (warna biru) dan area yang sangat kecil di sisi yang lain (warna oranye).

Gambar ini merupakan analogi area informasi yang dapat dihimpun pada ketiga jenis pertanyaan yang sudah disebutkan di atas.

Penjelasan jumlah informasi yang dapat diperoleh berdasarkan ketiga jenis pertanyaan ini mengiktuti bentuk sebuah cerobong atau corong.

Oleh karenanya, orang menyebut penjelasan ini dengan nama "funnel approach"

Guna mendapat banyak informasi dari auditee, auditor disarankan menggunakan pertanyaan umum di awal interview.

Pertanyaan umum bertujuan menggali informasi sebanyak-banyaknya.

Apa pertanyaan umum itu?

Pertanyaan umum pertanyaan yang tidak membutuhkan jawaban ya atau tidak atau jawaban-jawaban singkat lainnya. Sebaliknya, pertanyaan umum membutuhkan jawaban-jawaban panjang lebar.

Umpamanya, Anda seorang auditor yang tengah melaksanakan audit di unit pembelian. Anda bertanya kepada kepala bagian itu dengan mengajukan pertanyaan umum di awal interview audit.

"Dapatkah Anda menjelaskan kegiatan proses pembelian mulai dari pembuatan purchase order (P/O) hingga proses penerimaan barang?"

Sudah pasti pertanyaan ini tak bisa hanya dijawab dengan jawaban singkat, seperti ya atau tidak, ada atau tidak ada maupun belum atau sudah.

Pertanyaan umum "memaksa" auditee memberikan informasi selengkap-lengkapnya tentang suatu proses atau aktivitas.

Dengan demikian, auditor dapat menghimpun informasi yang cukup dan lengkap guna analisa kelak.

Sekiranya penjelasan auditee dirasa kurang, auditor dapat mengajukan cara ampuh yang berikutnya dengan mengajukan pertanyaan klarifikasi. Pertanyaan klarifikasi mencegah informasi yang kurang atas jawaban pertanyaan umum. Pertanyaan klarifikasi ambil contoh sebagai berikut.

"Dari penjelasan Anda tentang proses pembelian telah dijabarkan tata cara evaluasi supplier, namun belum diterangkan aturan seleksi supplier. Bagaimana cara Anda melakukan seleksi?"

Pertanyaan klarifikasi mengisyaratkan sesuatu informasi masih kurang mengenai sesuatu proses atau kegiatan. Kurangnya informasi ini bisa terjadi karena auditee lupa menyampaikan sesuatu itu kepada Auditor atau memang disengaja tidak diutarakan karena alasan tertentu.

Untuk mencegah kurangnya informasi, pertanyaan klarifkasi strategi yang tepat untuk diajukan. Dengan bantuan pertanyaan klarifikasi tidak ada informasi tertinggal atau hilang.

Harap diingat, auditor memerlukan informasi yang benar-benar lengkap guna memperoleh gambaran yang memadai mengenai suatu proses yang nantinya diperlukan saat menyusun laporan audit.

Berbeda dengan pertanyaan umum dan pertanyaaan klarifikasi, pertanyaan "closed ended" membutuhkan jawaban singkat, seperti jawaban ya-tidak, benar-salah atau jawaban-jawaban yang sejenis.

Singkatnya, pertanyaan closed ended memberikan informasi yang minim. Pertanyaan closed ended misalnya,

"Apakah ada bukti bahwa Anda telah melakukan seleksi supplier?"

Anda tahu, pertanyaan semacam ini tidak perlu jawaban panjang lebar. Pertanyaan "closed ended " yang lain misalnya seperti contoh berikut:

"Berapa kali dilakukan evaluasi supplier dalam kurun waktu satu tahun?"

Kesimpulannya,  saat Anda melakukan interview audit, ajukan pertanyaan umum terlebih dahulu.

Tujuannya untuk memperoleh informasi yang banyak dan lengkap. Kemudian, ajukan pertanyaan klarifikasi dan pertanyaan "closed ended", atau kombinasi dari keduanya (disesuaikan dengan kondisi interview).

Kedua metode pertanyaan yang terakhir bertujuan mempertajam informasi yang diperoleh dari jawaban pertanyaan umum. Praktekkan cara ampuh ini, semoga Anda berhasil!
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang yang diaudit, kedua pihak itu memegang peran penting dalam keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh karenanya, jika kegiatan audit internal mau sukses, auditor dan auditee wajib saling membantu.
Bagaimana caranya supaya kegiatan audit internal efektif?
Cobalah simak 10 petunjuk audit yang ditulis oleh Jo Kausek dalam majalah Quality Progress, ASQ, edisi Juli 2008. Ulasan sepuluh pedoman itu adalah sebagai berikut.


1. Memperlakukan auditee sebagai bagian tim audit.

Auditor hendaknya memulai audit dengan mengucapkan kata dan tutur kata yang simpatik. Misalnya seperti ini.

"Kami melakukan evaluasi ini untuk mengenali kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem atau proses [sebutkan proses yang diaudit] dengan tujuan perbaikan kinerja. Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. Kami mohon bantuan Anda menerangkan aktivitas-aktivitas yang berlangsung sekarang ini. Agar memahami proses [sebutkan proses yang diaudit] kami akan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada Anda dan barangkali kami diberikan record-record yang tersedia. Misalnya ada sesuatu hal yang tidak sesuai pada proses atau mungkin menurut Anda diperlukan perbaikan pada aktivitas tertentu, mohon kami diberitahu. Jangan ragu-ragu bertanya kepada kami sekiranya ada yang ingin ditanyakan, ok?"

Cemas dan stress adalah kondisi yang biasanya dihadapi auditee saat audit akan dimulai. Ucapan yang menyenangkan seperti di atas bisa mengurangi suasana gelisah itu.

Apabila mungkin, hindari menggunakan kata audit. Pasalnya orang merasa tidak nyaman atau alergi tatkala mendengar kata audit. Hal ini bisa dimaklumi sebab banyak orang mengartikan audit seperti layaknya 'pemeriksaan', 'kontrol' atau 'investigasi', tiga kata yang mengandung makna 'menekan seseorang'.

Ketimbang menggunakan kata audit yang konotasinya cenderung negatif, carilah padanan kata yang lebih halus dan santun, tetapi bermakna sama, gunakan umpamanya kata 'evaluasi'.

Dari contoh percakapan di atas, auditor berharap auditee tidak terancam sebab auditor mengatakan bukan dirinya yang diperiksa, melainkan sistem.

Untuk menambah rasa persahabatan antara auditor dan auditee dan menciptakan suasana menyenangkan, sewajarnya auditor meminta bantuan auditee, "Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. kami mohon bantuan anda ,,,,", seperti contoh ucapan di atas. Dengan cara seperti itu auditee merasa dihargai dan tentunya mudah diajak bekerja sama dengan tim audit.

Harap diingat, audit adalah suatu kegiatan mengumpulkan informasi, informasi itu diperoleh dari auditee. Andaikan auditee menolak memberikan informasi karena sesuatu ucapan auditor yang tidak simpatik dan cenderung menggurui, kegiatan audit bisa gagal.

Daripada gagal, mengapa Anda sebagai auditor yang terlatih tidak mengupayakan jurus ampuh pada saat audit agar auditee menjadi bagian tim audit dengan cara-cara Anda umpamanya menggunakan model percakapan atau sapaan yang ramah, bersahabat dan simpatik yang anda sukai?
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000