Artikel Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18001

Apa itu OHSAS 18001? OHSAS 18001 adalah standar sistem manajemen keselamatan kerja dan kesehatan kerja (K3) yang saat ini paling banyak diterapkan sejumlah organisasi di seluruh dunia.

Sudah begitu banyak safety management system yang dikembangkan berbagai lembaga atau institusi di seluruh dunia. Misalnya di Indonesia. Pemerintah Indonesia menunjukkan komitmen dalam upaya menegakkan sistem keselamatan kesehatan kerja dengan menerbitkan Peraturan Menteri Tenaga Kerja (Permenaker) No. 05/Men/1996. Begitu juga negara Malaysia dan Thailand serta negara-negara lain. Pemerintah Malaysia menerbitkan UU K3 dan pemerintah Thailand merilis standar kesehatan keselamatan kerja TIS 18001.

Berbagai negara mengembangkan sistem manajemen keselamatan kerja dan kesehatan kerja ini dengan tujuan yang sama, yaitu sebagai panduan mengelola bahaya yang timbul akibat operasional perusahaan.

Banyaknya standard sistem manajemen keselamatan kerja yang berlaku di seluruh dunia mendorong timbulnya keinginan membuat standard K3 yang dapat digunakan secara global. Maka, terbitlah standard sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3) OHSAS 18001.

Standard OHSAS 18001 disusun oleh OHSAS Project Group yang merupakan konsorsium 43 organisasi. Tim yang menerbitkan OHSAS ini membuat standar keselamatan dan kesehatan kerja dalam dua dokumen, pertama, OHSAS 18001, standar yang memuat persyaratan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja K3 dan ke dua OHSAS 18002, standard yang memuat panduan penerapan OHSAS 18001.

OHSAS 18001 memuat persyaratan-persyaratan yang sifatnya generik. Generik agar standar keselamatan dan kesehatan kerja ini dapat diaplikasikan oleh berbagai organisasi dengan sifat, skala kegiatan, risiko dan lingkup kegiatan organisasi. Organisasi, baik industri manufaktur maupun  perusahaan jasa, dapat menerapkan sistem keselamatan kerja OHSAS 18001.

Elemen sentral OHSAS 18001 adalah manajemen risiko. Manajemen risiko mencakup aspek-aspek seperti penentukan konteks, identifikasi risiko, analisa risiko, evaluasi risiko, pengendalian risiko, komunikasi dan proses monitoring dan kaji ulang. Jadi, sebelum mengembangkan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS 18001 hendaknya dipelajari terlebih dahulu manajemen risiko.

OHSAS 18001 ditujukan kepada perusahaan yang ingin memiliki sistem manajemen keselamatan  dan kesehatan kerja yang berguna menghilangkan atau mengurangi tingkat risiko yang menimpa  karyawan atau pihak-pihaklain yang terkena dampak operasional perusahaan, menerapkan dan  memelihara sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja secara kontimyu serta melalukan sertifikasi atau self assesment.

Tujuan didirikan perusahaan diketahui meraih keuntungan (profit). Mencapai tujuan itu hanya  bisa terealisasi jika memiliki sistem manajemen yang efektif. Banyak faktor yang mendukung tercapainya sistem yang efektif. Selain faktor teknologi dan mutu, berbagai faktor lain harus juga dipertimbangkan yakni faktor lingkungan dan aspek keselamatan dan kesehatan  kerja.

Oleh karena itu, sistem kesehatan dan keselamatan OHSAS 18001 harus diintegrasikan dengan sistem manajemen perusahaan. SMK3 tidak boleh berdiri sendiri dan terpisah dari sistem manajemen perusahaan. Hal ini dipersyaratkan OHSAS 18001, sistem keselamatan dan kesehatan kerja wajib sejalan dengan visi dan misi perusahaan.

Tujuan penerapan OHSAS 18001 mengurangi dan mencegah kecelakaan kerja yang dapat mengakibatkan cidera atau kerugian materi dan sekaligus memberikan perlindungan kepada karyawan. Dampak positif penerapan OHSAS 18001 dapat mengurangi angka kecelakaan kerja. Apabila terjamin keselamatan, keamanan dan kesehatan selama bekerja, karyawan akan bekerja optimal dan akan berdampak terhadap barang atau jasa yang dihasilkan serta kepuasan pelanggan. Selain itu, dengan adanya jaminan K3 kepada karyawan, loyalitas kepada perusahaan meningkat. Bravo OHSAS!

Baca juga:

• Panduan Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18002:2008
• Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS
• Keliru, Bukan ISO 18001 tapi OHSAS 18001

Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS

Mengendarai mobil seperti pada foto sangat berba-haya dan mengancam keselamatan jiwa . Bukan hanya mengancam keselamatan sang pengendara mobil berwarna merah itu, tetapi juga keselamatan orang lain atau pengendara-pengendara lain disekitar mobil tersebut.
Para ahli keselamatan dan kesehatan kerja K3 menilai  pengendara mobil merah itu menegambil tindakan yang tidak aman (unsafe act). Tindakan manusia yang tidak aman menyebabkan kecelakaan. 

Kecelakan tidak hanya terjadi di jalan raya saja, melainkan juga kerap terjadi di tempat kerja. Setiap tahun terjadi kecelakaan kerja di berbagai perusahaan Indonesia dan tercatat telah banyak menelan korban jiwa.

Kecelakaan kerja terjadi akibat bekerja tidak hati-hati. Kecelakaan juga bisa terjadi karena kondisi tempat kerja mengundang terjadinya kecelakaan.

Kecelakaan kerja mengakibatkan kerugian, baik materi maupun non materi bagi tenaga kerja dan perusahaan. Kerugian materi akibat kecelakaan kerja bagi perusahaan terutama karena harus menanggung biaya pengobatan dan kompensasi untuk para karyawan yang terkena musibah kecelakaan kerja.

Di bebagai perusahaan Indonesia, aspek keselamatan dan kesehatan kerja belum menjadi prioritas.  Hal ini disebabkan kurangnya kepedulian pengusaha Indonesia akan pentingnya aspek keselamatan dan kesehatan kerja K3.

Kelalailan perusahaan yang semata-mata berfokus pada keuntungan merupakan penyebab terjadinya kecelakaan. Padahal profit akan berkurang sejalan dengan terus terjadinya kecelakaan di tempat kerja.

Untuk mengantisipasi hal ini, perusahaan seharusnya menerapkan manajemen keselamatan dan kesehatan kerja. Sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja yang populer di Indonesia adalah manajemen K3 berbasis Permenaker /Men/1996 dan manajemen K3 berbasis OHSAS 18001. Selanjutnya tulisan ini fokus pada  OHSAS 18001.

OHSAS singkatan dari Occupational Health and Safety Series atau sistem manajemen keselamatan dan  kesehatan kerja (disingkat SMK3).

OHSAS 18001 disusun oleh sejumlah organisasi yang tergabung dalam OHSAS  Project Group. Project group terdiri dari 43 organisasi dari 28 negara. Tim  ini menerbitkan standar OHSAS 18001, standar internasional keselamatan kerja yang telah diterapkan berbagai  organisasi dan diakui di seluruh dunia.

OHSAS 18001 merupakan standar generik. Generik artinya OHSAS dapat diterapkan oleh berbagai organisasi, baik kecil maupun besar.

Langkah-langkah menerapkan OHSAS hampir mirip dengan langkah-langkah menerapkan ISO 9001 (lihat: Mengapa ISO 9001?). dengan beberapa sedikit perbedaan.

Pertama-tama harus dibentuk tim implementasi.

Setelah tim terbentuk, lalu lakukan tinjauan awal. Tinjauan awal dimaksudkan sebagai dasar mengetahui kondisi K3 di perusahaan dan membandingkan dengan kondisi yang seharusnya menurut OHSAS 18001. Contoh tinjauan awal misalnya observasi, checklist, inpeksi atau wawancara.

Langkah selanjutnya melakukan identifikasi bahaya K3 yang terdapat atau berpotensi terjadi di dalam perusahaan. Pada sesi ini secara lengkap dinamakan tahap identifikasi, penilaian dan pengendalian risiko. Tahap ini bisa dilaksanakan oleh karyawan berpengalaman melakukan identifikasi bahaya keselamatan kerja K3 (ahli K3) atau menggunakan jasa konsultan OHSAS.

Langkah berikut mengimplementasikan OHSAS 18001.  Dalam bagian ini termasuk mengadakan pelatihan kepada semua karyawan "awareness OHSAS 18001" atau OHSAS training, teknik-teknik audit, dan training-training K3 yang lain, misalnya menghadapi kondisi tanggap darurat, termasuk penyusunan dokumen atau tahap pendokumentasian.

Audit internal dan management review merupakan tahap akhir sebelum menuju sertifikasi manajemen kesehatan keselamatan kerja berbasis OHSAS 18001.

Penerapan K3 di perusahaan yang baik dan benar dijamin kecelakaan tidak terjadi atau kecelakaan dapat dikontrol seminimal mungkin. Setidaknya  tidak ada lagi karyawan yang  mengendarai mobil seperti mobil merah di atas.

Baca juga

• Panduan Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18002:2008
• Artikel Keselamatan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18001
• Keliru, Bukan ISO 18001 tapi OHSAS 18001

Mengapa Mengadopsi ISO 9000?

ISO 9000 adalah standar internasional sistem manajemen mutu yang dirancang membantu organisasi menghasilkan barang atau jasa yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan pelanggan.


Standard ISO 9001 (lihat ISO 9001 pdf) dipublikasikan oleh ISO (Internasional Organization for Standardization) atau lembaga standardisasi internasional melalui konsesus yang berdasar pada prinsip-prinsip manajemen mutu atau quality management practices (baca 7 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9000)

Hasil survey ISO pada 2009 menyebutkan, perusahaan bersertifikat ISO 9000 telah mencapai satu juta atau lebih di seluruh dunia. Lalu mengapa begitu banyak perusahaan mengadopsi sistem manajemen mutu internasional ini?

Keuntungan menerapkan international quality management system ISO 9000 antara lain karena image perusahaan semakin meningkat dengan dimilikinya sertifikat ISO 9000.

Selain dapat meningkatkan kinerja da produktivitas, penerapan sistem manajemen menjadikan standar kerja perusahaan terdokumentasi rapi sehingga mudah dalam pengendalian. Disamping itu, kinerja perusahaan makin transparan karena standard ISO mewajibkan kejelasan tugas dan kewenangan setiap karyawan, siapa mengerjakan apa menjadi terang benderang dan jelas.

Lalu, apakah standar internasional hanya berlaku bagi perusahaan besar saja?  Tentu tidak. ISO 9000 adalah standar yang  generik. Generik artinya standar ini dapat diaplikasikan oleh setiap perusahaan, baik UKM atau perusahaan besar, terlepas dari barang atau jasa yang dihasilkan.

Mengapa harus ISO 9000? Perusahaan eksis karena pelanggannya. Apabila pelanggan tidak puas, perusahaan dalam kondisi bahaya. Oleh karena itu, manajemen harus senantiasa memuaskan pelanggannya dengan menyediakan barang dan jasa yang berkualitas.

Untuk dapat memenuhi permintaan pelanggan, adopsi manajemen mutu ISO 9000 adalah cara yang tepat. Standard  dapat membantu perusahaan mengelola setiap aktivitas dengan pedekatan yang sistematis dan terstruktur sehingga barang dan jasa yang dihasilkan senantiasa konsisten dan pada akhirnya memenuhi harapan pelanggan.

Kemudian, apa langkah-langkah sertifikasi ISO9000? Secara garis besar ada empat langkah menuju sertifikasi ISO 9000.

Langkah pertama harus dibentuk tim ISO. Tim hendaknya mewakili semua personil dari semua departemen atau divisi perusahaan. Tim dipimpin oleh seorang koordinator yang disebut sebagai Management Representative atau  dikenal dengan sebutan “Wakil Manajemen”. Management representative bertugas mengelola, mengkoordinir tim dan sekaligus sebagai penghubung dengan pihak lembaga sertifikasi (Certification body).

Langkah kedua sosialisasi ISO 9000 melalui training. Training diberikan kepada tim yang mencakup pelatihan pemahaman standard, pendokumentasian dan audit ISO 9000. Training dilakukan oleh karyawan internal perusahaan atau menggunakan jasa iso consultant.

Langkah ketiga mengimplementasikan standar. Implementasi adalah menerapkan aturan-aturan kerja yang telah terdokumentasi dalam dokumen–dokumen ISO, seperti prosedur, instruksi kerja dan dokumen-dokumen lain yang telah disusun.

Untuk dapat meraih sertifikat ISO 9000, setidaknya implementasi telah berjalan tiga bulan. Implementasi termasuk pelaksanaan audit mutu internal (perusahaan bersertifikat iso harus memiliki auditor mutu internal) dan melakukan kegiatan evaluasi penerapan manajemen sistem yang dinamakan kegiatan management review atau tinjauan manajemen.

Langkah keempat atau tahap terakhir yaitu menjalani proses sertifikasi. Untuk langkah ini, harus ditunjuk lembaga sertifikasi sebagai pihak yang bertanggung jawab melaksanakan audit sertifikasi. Lama proses sertifikasi bergantung pada tingkat kerumitan proses dan jumlah karyawan. Pada umumnya proses sertifikasi ISO berlangsung 2 hari hingga 10 hari atau lebih.

Berapa biaya sertifikasi dan berapa biaya konsultan sebagai tutor implementasi ISO 9000? Topik ini akan dibahas dalam edisi majalah Quality Club yang mendatang.***

Baca juga:

• Jangka Waktu Mendapatkan Sertifikat ISO 9000

Petunjuk Praktis Audit Mutu ISO 9000

Sejumlah dokumen panduan audit ISO 9001 dapat di-download untuk dipelajari khususnya bagi para auditor mutu internal.

Panduan praktis audit atau audit kit ini di rilis oleh Auditing Practices Group (APG) sebagai petunjuk praktis melaksanakan audit mutu.

Dalam audit kit diejelaskan tata cara antara lain audit top management, aturan melakukan audit proses kalibrasi, cara-cara melaksanakan audit di perusahaan yang bergerak di bidang service, teknik menulis lapioran audit, kaidah membuat temuan, dll

Yang berminat membaca panduan auditi, silahkan download:

Auditing kit

Selain itu, topik -topik Quality management system (QMS) yang dibahas dalam dokumen ini antara lain:

- Auditing a QMS which has minimum documentation
- How to audit top management processes
- Auditing Quality Policy, Quality Objectives, and Management Review
- Auditing Internal Communications
- Auditing Preventive Action
- Auditing the Effectiveness of the Internal Audit
- Auditing Electronic Based Management Systems
- Auditing the Management of Resources
- Auditing Customer Communications
- Auditing the Design and Development Process
- Auditing the Procurement and Supply Chain Processes
- Auditing Customer Complaints
Dokumen ini bermanfaat buat Anda yang berprofesi sebagai auditor mutu.

Baca juga:

• Format Prosedur ISO atau SOP
• Definisi Rekaman

Majalah Quality Club Edisi Perdana

Kini majalah Quality Club telah terbit.  Edisi perdana meliput soal audit mutu internal ISO 9000.  Topik edisi perdana antara lain tentang:

1. "ISO Diemplementasi Keuntungan pun Diraih"
Perusahaan itu ibarat kapal yang dipimpin nahkoda yang menentukan berhasil atau tidak sebuah perjalanan. Semua awak bersinergi menerapkan strategi maupun kebijakan yang harus dijalankan, sesekali ada yang lalai dengan kewajibannya niscaya perusahaan tersebut sedikit oleng meski tak sampai karam.


2. "Auditor Internal, Apa itu?"
Mendengar kata audit bagi sebagian orang mungkin menakutkan, apalagi membayangkan kerja auditornya mirip polisi yang siap mengintograsi apa yang telah kita lakukan selama bekerja. Mungkin bayangkan itu benar, kalau audit yang dilakukan itu audit investigasi (biasanya berkaitan dengan keuangan), berbeda dengan audit internal yang kerap dilakukan di berbagai perusahaan terutama yang
telah menerapkan standard ISO 9001.

3. "Audit Internal Masih Kurang Maksimal"
“Kita harus melihat kompetensi auditornya. Selama ini yang ditemui, SDM yang dipercayakan menjadi auditor masih kurang memahami ISO. Pada saat melakukan internal audit, mereka tidak mengetahui metodenya. Nah yang sering terjadi pada saat melakukan audit, mereka hanya asal audit saja. Tidak tahu awal dari mana dan akhirnya seperti apa,” katanya berterus terang.

Majalah Quality Club juga menyediakan informasi training standard ISO 9001 dan training ISO yang lain.

Info berlangganan majalah Quality Club, email langganan@qcmagz.com atau mengisi formulir berlangganan
Majalah Quality Club on Facebook

ISO 31000 Standar Internasional Manajemen Risiko

Sebuah standar baru ISO 31000:2009, Risk management – Principles and guidelines, telah dirilis oleh lembaga standardisasi ISO yang  ditujukan kepada organisasi yang ingin mengelola risiko secara efektif.

ISO 31000 memuat prinsip-prinsip dan kerangka kerja serta proses untuk mengelola segala faktor risiko secara transparan, sistematis dan kredibel.

Melalui penerapan manajemen risiko berbasis ISO 31000:2009, organisasi dapat mengembangkan, melaksanakan dan meningkatkan kinerja manajemen resiko sebagai bagian integral dari sistem manajemen organisasi.

ISO 31000:2009 dapat diterapkan untuk setiap jenis organisasi, baik publik, swasta, komunitas, asosiasi, kelompok ataupun perorangan.

ISO 31000:2009 ditujukan kepada:

• pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap penerapan manajemen resiko operasional suatu organisasi
• pihak-pihak yang harus menjamin management risiko yang baik
• pihak-pihak yang harus melakukan evaluasi management risk dalam organisasinya
• pihak-pihak yang bertanggung jawab menyusun standar, panduan prosedur dan codes of practice berkaitan dengan manajemen risiko perusahaan. 

Majalah Quality Club Segera Terbit

Majalah QualityClub sebentar lagi terbit. Majalah Quality Club berisi informasi terkini "iso management system", kabar terbaru manajemen ISO dan kiat-kiat penerapan ISO 9000 di perusahaan, tanya jawab, cerita-cerita tentang audit, jadwal training, dll.

Tentu topik majalah QualityClub tak berbeda jauh dari topik milis QualityClub, milis yamg membicarakan tema-tema sistem manajemen mutu ISO 9000, sistem manajemen lingkungan ISO 14000, OHSAS 18001 dan standar-standar internasional yang lain.

Tunggu tanggal terbitnya!

Download IWA 2:2007

Dokumen IWA 2 ialah dokumen panduan institusi pendidikan dalam rangka mengadopsi standard iso 9001.

Standard ISO 9001 adalah sistem manajemen kualitas yang dapat  diterapkan oleh semua jenis perusahaan, baik manufaktur, service, dll.

Akan tetapi, kenyataannya perusahaan jasa (termasuk lembaga pendidikan)  menemui kendala dalam penerapan ISO 9001. Salah satu hambatan itu adalah istilah-istilah yang digunakan standard iso 9001.  Standard iso 9001 banyak menggunakan kosa kata yang umumnya  digunakan industri manufaktur, misalnya  "realisasi produk", "produksi", "produk tidak sesuai", "monitoring  and measurement of product", dll.

Hal ini bisa dimaklumi sebab industri manufaktur merupakan yang  terbanyak dalam penerapan ISO 9001 dibandingkan sektor  industri yang lain.

Oleh karena itu, untuk memudahkan pemahaman manajemem mutu ISO 9000 oleh lembaga pendidikan. sejumlah asosiasi menerbitkan dokumen panduan IWA 2 .

Namanya juga dokumen panduan, jadi dokumen ini hanya sebagai  panduan, pedoman atau guideline, dan bukan persyaratan.

Bagi yang belum memiliki IWA 2:2007. Silahkan Download IWA 2:2007.

ISO video for the general public

Manajemen Integrasi dengan PAS 99

Sudah banyak perusahaan yang mengadopsi  standard ISO seperti  standard manajemen mutu ISO 9001, ISO 14001 sistem manajemen lingkungan dan keselamatan dan kesehatan OHSAS.

Pada umumya ketiga standar itu (atau dua standar) dintegrasikan. Integrasi dilakukan melalui persamaan persyaratan yang terdapat dalam standar-standar itu. Seperti diketahui, dari ke tiga standar tersebut terdapat banyak persamaan elemen .

Persamaan ketiga standar itu dapat dibaca pada dokumen yang dikenal sebagai PAS 99:2006, Specification of common magement system requirements as a framework for integration. (PAS =PUBLICLY AVAILABLE SPECIFICATION)

PAS 99 diterbitkan pleh BSI (British Standar Institution) pada May 2006 sebagai framework integrasi dari beberapa standar internasional.

PAS 99 membantu Anda dalam rangka mengembangkan sistem yang terintegrasi standard ISO 9001, ISO 14000  dan OHSAS, termasuk standar-standar internasional yang lain.




Baca juga:

• Buku integrasi ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001

Quality Chat: Job Desc dan ISO 9000

Makin banyak perusahaan Indonesia menerapkan standar ISO 9001. Sayangnya, praktek penerapan ISO 9001 di perusahaan Indonesia terkadang berlebihan.

Misalnya standar ISO 9001 tidak mewajibkan job description (disingkat job desc). Kendati tak disyaratkan , job desc tetap saja dibuat meski dalam prosedur telah dinyatakan tugas dan kewenangan dari unit kerja atau departemen masing-masing. Siapa mengerjakan Apa sudah jelas dalam prosedur. 

Siapa mengerjakan Apa sudah terang benderang dalam prosedur. Kendati demikian job desc diterbitkan dengan alasan permintaan dari ISO 9001. Alhasil, dengan diterbitkan job desc kerap terjadi tumpang tindih antara isi job desc dan prosedur!

Lalu, bagaimana kita mengantisipasi yang serba berlebihan dalam aplikasi ISO 9001 di perusahaan? 

Mari kita diskusikan via chat (yahoo messenger) dengan saya pada:

---

Quality Chat: Job Desc dan ISO 9000
Hari: Selasa, 1 Maret 2011
Pukul: 14:00-15.00 WIB
Di:  YM (yahoo messenger)
Moderator: Zulkifli Nasution
Tidak dipungut biaya!

---

Untuk mengikuti diskusi online via YM, silahkan isi formulir pendafataran Quality Chat
Sampai jumpa di Quality Chat!

ISO 14005: Sistem Manajemen Lingkungan UKM

International Organization for Standardization ISO telah menerbitkan sebuah standar baru untuk membantu organisasi khususnya usaha kecil Menengah (UKM) dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan (SML)

Standar ini adalah ISO 14005:2010 dengan judul "Environmental management systems – Guidelines for the phased implementation of an environmental management system"

Tujuan diterbitkan standar ISO 14005:2010 sebagai panduan UKM melaksanakan dan meningkatkan sistem manajemen lingkungan yang memenuhi standar ISO 14001.  Dalam standar ini tersedia pedoman penerapan SML secara bertahap.

Informasi selanjutnya, dapat dibaca melalui website ISO: New ISO standard on phased implementation of environmental management systems will benefit SMEs

Quality Plan ISO 9000

Jika ingin menerapkan standard ISO 9000 (download ISO 9000 Indonesia), setidaknya Anda harus memiliki dokumen yang disebut quality plan.

Apa itu quality plan bagaimana perbedaan quality plan dan prosedur?

Prosedur menurut ISO 9000 adalah dokumen yang menje-laskan cara untuk melaksa-nakan suatu kegiatan atau proses.
Dalam perusahaan yang menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO 9001 biasanya terdapat sejumlah prosedur, misalnya, prosedur sales, prosedur pembelian, prosedur audit mutu internal, prosedur pengendalian dokumen, dll. Prosedur dikenal juga dengan sebutan SOP (standard operating procedure).

Quality plan, yang dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai rencana mutu, hampir mirip dengan prosedur dengan sedikit perbedaan.

Quality plan adalah dokumen yang berisi prosedur dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu proyek, produk, proses atau kontrak. Quality plan juga memuat aturan pihak penanggung jawab melakukan suatu proyek, produk, proses atau kontrak itu dan kapan harus dikerjakan.

Bagaimana membuat quality plan?

Terdapat beberapa contoh quality plan. Berikut disajikan contoh-contoh quality plan yang bersumber dari  SNI ISO10005:2009 – Sistem Manajemen Mutu – Pedoman untuk Rencana Mutu. 

SNI ISO 10005:2009 adalah Standar Nasional Indonesia (SNI) yang merupakan adopsi dari ISO 10005:2005, Quality Management System – Guidelines for Quality Plans. Contoh-contoh quality plan dalam berbagai format dapat dilihat sebagai berikut:

1) Quality plan berbentuk tabel (quality plan bahan proses)
2) Quality plan berbentuk diagram alir (quality plan bahan proses)
3) Quality plan dalam format formulir (quality plan pabrikan)
4) Quality plan dalam bentuk teks (quality plan pengembangan perangkat lunak)

Contoh 1) dan 2) menyajikan format  quality plan yang berbeda meski dalam kasus yang sama (bahan proses). Hal ini perlu ditampilkan untuk mengilustrasikan bahwa tidak ada bentuk quality plan yang seragam untuk kasus yang sama atau spesifik.

Quality plan berbentuk formulir (contoh 3) adalah bentuk quality plan yang paling populer diadopsi oleh perusahaan bersertifikat ISO 9000.

Survey ISO 9001

 

Lembaga standar internasional ISO saat ini tengah melakukan survei kepada para pengguna manajemen sistem internasional ISO 9001:2008 di seluruh dunia.

Tujuan survey ISO 9001 mengumpulkan data guna penyempurnaan dan perbaikan standar ISO 9001 yang secara reguler mengalami perubahan di sana sini.

Lembaga ISO memiliki aturan mengkaji standar-standar yang diterbitkan tiap lima tahun sekali guna menilai perlu atau tidaknya suatu standar direvisi atau ditarik.

Saat ini standar ISO yang terpopuler adalah manajemen sistem ISO 9001. Hingga 2008 standar manajemen mutu ISO 9001 telah diadopsi sekitar satu juta organisasi di seluruh dunia.

Sekarang ISO tengah melakukan survei melalui komite teknis yang bertugas menyusun standar ISO 9001:2008.

Anda dapat memberikan masukan untuk penyempurnaan ISO 9001 dengan mengisi survey yang tersedia dalam 11 bahasa. Klik ISO 9000 User Survey

Social Responsibility 7 Core Subjects

Lihat juga:

• Today, I have a Dream – ISO 26000 Social Responsibility Video
• ISO 26000 Standar Semua Umat

ISO video for business and government

6 Prosedur Wajib ISO 9000 yang Membingungkan

Kata orang, jika ingin mengadopsi ISO 9001 harus disiapkan 6 prosedur wajib ISO 9001. Keenam prosedur yang harus dibuat antara lain (1) pengendalian dokumen, (2) rekaman, (3) produk tidak sesuai, (4) audit internal, (5) koreksi dan (6) pencegahan.

Pernyataan ini tidak salah, tetapi benar 100 persen juga tidak.

Dalam implementasi ISO 9001, pernyataan bahwa standar ISO 9001 mengaharuskan 6 prosedur wajib mengantar orang pada simpang bingung jilid 2.  (Untuk membaca simpang jilid 1, klik simpang bingung

Standar ISO 9001 tidak pernah mengharuskan enam prosedur wajib, tetapi yang harus disiapkan adalah enam proses yang wajib didokumentasikan dalam bentuk prosedur. Proses tidak sama dengan prosedur!

Menurut ISO, mendokumentasikan enam proses itu (pengendalian dokumen, rekaman, dll - lihat 6 proses di atas) hasilnya bisa kurang dari 6 prosedur, bisa juga jumlahnya sama dengan 6 prosedur, atau bahkan lebih dari 6 prosedur.

• Prosedur wajib kurang dari 6
  Mendokumentasikan enam proses yang jumlahnya kurang dari 6 prosedur misalnya dengan menggabungkan proses pengendalian dokumen dan rekaman. Proses-proses lain tidak digabung, tetapi dibuat satu proses menjadi satu pro-sedur. Alhasil menjadi 4 prosedur wajib. Ini cocok buat perusahaan yang budayanya mengutamakan lisan daripada tulisan.

• Prosedur wajib sama dengan 6
  Contoh 6 proses menjadi 6 prosedur tak perlu dijelaskan lagi sebab semua sudah tahu, yakni satu proses dibuat satu prosedur masing-masing sehingga jumlahnya menjadi 6 prosedur.
  
  
• Prosedur wajib lebih dari 6
  Lalu, bagaimana mendokumentasikan enam proses dalam jumlah prosedur yang lebih dari 6?
  Gampang saja. Proses audit internal disusun beberapa prosedur dengan memilah beberapa aktivitas audit internal, misalnya menjadi prosedur pelaksanaan audit, prosedur pemilihan auditor, prosedur penyusunan laporan audit, dll.
  Proses pengendalian dokumen dapat juga dipisah-pisah menjadi beberapa prosedur, contohnya prosedur pembuatan dokumen, prosedur pengendalian dokumen eksternal, prosedur pendistribusian dokumen, dll. Khusus BUMN atau aparat pemerintah suka sekali dengan jumlah prosedur yang banyak. Makanya, cocok buat mereka metode ini.
   

ISO 9000 mengingatkan, menyusun prosedur harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan, bukan disamakan dengan kantor atau pabrik tetangga yang prosedur wajibnya ada 6.

Bacalah standar ISO 9000 dengan lebih seksama!

Today, I have a Dream – ISO 26000 Social Responsibility Video

Dalam rangka publikasi ISO 26000 csr - Social responsibility, International Organization for Standardization (ISO) menyajikan video tentang social responsibity dari pandangan anak-anak.

Lihat juga:

• Social Responsibility 7 Core Subjects
• ISO 26000 Standar Semua Umat

Simpang Bingung

Simpang bingung adalah nama bundaran jalan di rumbai dekat pekanbaru. Jika dari pekanbaru menuju padang atau dumai, bundaran ini pasti dilewati.

Disebut simpang bingung karena orang yang melewati bundaran atau persimpangan jalan itu dijamin bingung. Bukan karena tak ada petunjuk arah jalan. Petunjuk jalan yang terpasang di persimpangan itu tidak jelas arahnya. Misalnya, papan petunjuk jalan menuju kota padang terpasang ke arah kota pekanbaru. Bagaimana orang tak bingung?

Tidak sedikit karyawan yang bekerja di perusahaan ISO 9000 dibuat bingung dengan penerapan sistem manajemen mutu internasional itu. Bukan karena ISO 9000 adalah tidak bermanfaat sebagai petunjuk kerja buat mereka, tetapi banyak hal yang membuat mereka bingung dangusar dengan adopsi manajemen mutu iso 9000.

Misalnya seperti ini. Setelah sistem manajemen mutu ISO 9000 diberlakukan, muncul dokumen-dokumen yang entah dari mana asal muasalnya, wajib diisi sebab katanya merupakan persyaratan iso 9000.  Buat mereka, dokumen menjadi makin banyak jumlahnya padahal dokumen itu tak mereka perlukan. Siapa yang membuat dokumen, mereka pun tak tahu.

Karyawan makin bingung jika pekerjaan mereka wajib ditulis dalam suatu prosedur atau instruksi kerja padahal mereka terbilang ahli melakukan pekerjaan mereka sehari-hari itu. Bukan hanya itu, mereka pun tak tahu perbedaan kedua dokumen itu.

Bingung lagi kalau mereka mesti ikut-ikutan pelatihan-pelatihan yang tidak ada hubungangannya dengan pekerjaan mereka. Mengapa harus ikut? Alasanya karena petunjuk ISO 9000

Dari contoh tadi bagi mereka iso 9000 tidak memberikan petunjuk arah yang jelas.
Kesimpulannya, lebih nyaman tanpa ISO 9000. Selain nyaman, sudah pasti aman dan sentosa.

Bagaimana dengan teman-teman milis? Suasana bekerja kian bingung dengan adanya adopsi ISO 9000?

Mohon respon, terima kasih.

Salam
Zulkifli Nasution

----

Ikutan comment ya..


1. Setelah sistem manajemen mutu ISO 9000 diberlakukan, muncul dokumen-dokumen yang entah dari mana asal muasalnya, wajib diisi sebab katanya merupakan persyaratan iso 9000. Buat mereka, dokumen menjadi makin banyak jumlahnya padahal dokumen itu tak mereka perlukan. Siapa yang membuat dokumen, mereka pun tak tahu.

--> (komentar): Biasanya hal ini terjadi jika organisasi tsb membayar jasa konsultan yg membuat systems dgn cara duplikasi dari systems di organisasi yg lain, padahal seharusnya menggunakan process approach dlm pembuatan prosedur, dan hanya prosedur yg dibutuhkan saja yg perlu dibuat (selain prosedur wajib/minimum yg memang harus dimiliki berdasarkan requirement ISO9001:2008, gak sampe 10 prosedur kok).


Kadang-kadang hal ini terjadi bukan sepenuhnya kesalahan si konsultan, tapi sesuai dgn keinginan organisasi tsb yg tujuannya asal dpt sertifikat saja, selanjutnya yg report justru karyawan organisasi tsb dlm implementasi dan pemeliharaan systems. Memang idealnya si konsultan gak boleh begitu, tapi di dunia nyata ini ada semboyan: "maju tak gentar membela yg bayar"


2. Karyawan makin bingung jika pekerjaan mereka wajib ditulis dalam suatu prosedur atau instruksi kerja padahal mereka terbilang ahli melakukan pekerjaan mereka sehari-hari itu. Bukan hanya itu, mereka pun tak tahu perbedaan kedua dokumen itu.

--> (komentar): Tujuan pembuatan work instruction bukan utk menyatakan bahwa karyawan yg bekerja tidak ahli melakukan pekerjaan mereka sehari-hari dan harus membaca work instruction sebelum bekerja, banyak pekerja di organisasi yg sdh sertifikasi ISO9001:2008 tidak harus membaca work instruction setiap kali akan melakukan pekerjaan mereka krn mereka sdh  paham cara melakukan pekerjaan tsb.

3. Bingung lagi kalau mereka mesti ikut-ikutan pelatihan-pelatihan yang tidak ada hubungangannya dengan pekerjaan mereka. Mengapa harus ikut?

--> (komentar): Justru ISO9001:2008 mengharuskan kita utk menentukan kompetensi yg diperlukan dan menyediakan training yg sesuai dgn  kompetensi yg diinginkan tsb (baca klausal 6.2.2), bahkan kita juga diharuskan menilai kefektifan training yg kita adakan,  kalau mesti ikut training yg gak ada hubungannya dgn pekerjaan, itu sih... (you know what I meant lah.)


4. Dari contoh tadi bagi mereka iso 9000 tidak memberikan petunjuk arah yang jelas. Kesimpulannya, lebih nyaman tanpa ISO 9000. Selain nyaman, sudah pasti aman dan sentosa

--> (komentar): ya itu tadi, systems yg dibangun tidak menganut azaz process approach tadi, gak ada hubungannya atau tidak mendukung processes yg ada. Seharusnya dgn adanya documented systems akan jadi tambah nyaman krn semuanya jelas dan teratur (well systemized), kecuali individu yg tadinya memang pd dasarnya tidak punya kontribusi apa-apa maka akan terlihat jelas sehingga mungkin tidak dibutuhkan lagi eksistensinya.

5. Bagaimana dengan teman-teman milis? Suasana bekerja kian bingung dengan adanya adopsi ISO 9000?

--> (komentar): punya sertifikat ISO9001:2008 bukan berarti pasti bagus, tergantung systems yg dibuat itu tadi. ISO9001:2008 bukan jimat  yg dpt membuat sebuah organisasi tetap sukses bertahan dlm kompetisi dgn organisasi yg belum memiliki sertifikat ISO9001:2008,lihat saja ada berapa perusahaan yg tutup meskipun sdh sertifikasi ISO9001:2008 sedangkan perusahaan sejenis yg belum sertifikasi ISO9001:2008 masih eksis.

Bukan standard internasional ISO9001:2008 yg salah, tapi systems yg ada di perusahaan tsb. Seorang pakar ISO9001:2008 pernah bilang: " mendapat sertifikasi ISO9001:2008 itu ibarat baru masuk sekolah TK, baru belajar bicara, belajar pakai baju sendiri, dll.

Banyak perusahaan besar tidak menempatkan logo sertifikasi ISO9001:2008 pd kartu nama dan kop surat perusahaan, alasannya: nama besar perusahaan tsb lebih bernilai daripada logo sertifikasi ISO9001:2008 (bandingkan dgn perusahaan yg terus menerus menonjolkan sertifikasi ISO9001:2008 yg dimilikinya, baik di kartu nama maupun di kop surat).

Salam dari Batam,

Boedi

(masih dlm tahap belajar ISO9001:2008)

----

Sungguh luar biasa response rekan-rekan milist terhadap thread ini (bravo Pak Zul!!!)

Sedikit share dari saya (semoga bermanfaat)

Terjadinya fenomena "simpang bingung" dalam organisasi yang mengadopsi SMM ISO 9001 menurut saya lebih banyak disebabkan oleh pemahaman yang salah terhadap persyaratan-persyaratan ISO 9001.

Keadaan ini sebenarnya juga muncul dikarenakan pemahaman filosofi ISO 9001 dari para "Key Person" program adopsi SMM juga memang lemah. Faktor kemampuan memahami bahasa juga menjadi kendala dalam usaha memahami persyaratan SMM ISO 9001, karena bila ingin benar-benar memahami sebuah paragraph berbahasa Inggris maka kita harus berpikir sebagai orang Inggris.

Tak pelak pula mungkin sebagian besar rekan-rekan praktisi mutu jarang membaca guidance-guidance yang memang sudah disediakan oleh ISO.

Sebagai contoh:

Dalam ISO/TC 176/SC 2/N 525R2 dikatakan bahwa:
Other organizations may require additional procedures, but the size and/or culture of the organization could enable these to be effectively implemented without necessarily being documented. However, in order to demonstrate compliance with ISO 9001:2008, the organization has to be able to provide objective evidence (not necessarily documented) that its QMS has been effectively implemented.

Dalam paragraph di atas dengan sangat gamblang dijelaskan bahwa tidak semua proses wajib didokumentasikan karena ISO telah menyatakan bahwa "setiap organisasi adalah unik". Mungkin banyak rekan-rekan praktisi mutu yang tidak mengetahui bahwa ada ayat-ayat tersebut di atas (ada di www.iso.org).

Karena biasanya dalam benak banyak orang ISO itu "TULIS APA YANG DIKERJAKAN dan KERJAKAN APA YANG DITULIS". Alhasil, karena kurang memahami filosofi ISO maka tibalah rekan-rekan kita di "simpang bingung".

Banyak rekan-rekan praktisi mutu yang pasrah membebankan tanggung-jawab pemahaman filosofi dan ideologi kepada para konsultan. Tidak tertutup kemungkinan para praktisi mutu sendiri panik dalam menterjemahkan arahan konsultan hingga timbul begitu banyak dokumen untuk dijadikan kriteria audit. Kita perlu ingat pula bahwa para konsultan juga memiliki keterbatasan dalam menyampaikan filosofi dan ideologi SMM ISO 9001 terkait dengan limitation project itu sendiri, butuh pro-aktif para rekan-rekan praktisi mutu dalam upaya menggali dan meningkatkan pengetahuan dan strategi dalam mengimplementasikan SMM ISO 9001.

Memang kita dapat meminimalisir resiko terjebak di simpang bingung dengan cara memilih Konsultan SMM ISO 9001 yang benar-benar menguasai mendalam filosofi dan ideologi SMM ISO 9001. Biasanya konsultan tipe ini sudah masuk dalam kategori Prinsipal Auditor dan biasanya memiliki jam terbang yang lebih dari cukup (dan biasanya cost-nya lumayan bikin kaget-kaget hehehe).

Saya sendiri juga pernah berdiri di simpang bingung (menurut saya hampir semua orang pernah mengalaminya).

Keep U'r spirit all and open U'r mind cause mind likes parachute, it only works when opened.
Salam.
Ridof Saputra


---
Tulisan ini dikutip dari diskusi mailing list QualityClub, sebuah forum diskusi ISO 9000.

Join QualityClub

Subscribe to QualityClub

Powered by us.groups.yahoo.com

Komunikasi Pelanggan

Komunikasi aset penting dalam sebuah bisnis. Komunikasi yang efektif merupakan sarana utama bagi perusahaan agar selalu dapat memberikan kenyamanan untuk pelanggannya.

Sudah barang tentu setiap pelanggan mengharapkan sebuah perhatian atas layanan yang  diberikan perusahaan. Oleh sebab itu. komunikasi dengan pelanggan harus dijaga sebaik-baiknya supaya pelanggan tak pindah ke pihak lain atau perusahaan lain.

Menurut standard iso 9000 (download iso9000 pdf bahasa Indonesia) komunikasi dengan pelanggan yang terpenting adalah menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan informasi produk, tata cara penanganan order atau proses pesanan pelanggan, penjelasan bila tidak puas atas barang atau jasa yang diterima (komplain) dan feedback pelanggan.

ISO 9001:2008 - 7.2.3 Komunikasi pelanggan Organisasi harus menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan berkaitan dengan informasi produk, permintaan, penanganan kontrak atau pesanan, termasuk perubahan, dan umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.