Rekaman merupakan salah satu jenis dokumen yang perlu dikontrol atau dikendalikan.Berbeda dengan jenis dokumen yang lain, rekaman merupakan dokumen yang menunjukkan bukti bahwa suatu kegiatan telah dilaksanakan. Selain berfungsi sebagai bukti, rekaman digunakan sehari-hari sebagai alat bantu untuk mengambil keputusan.
Menurut ISO 9000 rekaman (atau catatan, data) itu penting. Oleh sebab itu rekaman perlu dikelola dengan baik antara lain meliputi tata cara penyimpanan, pendistribusian, termasuk aturan pemusnahan rekaman. Rekaman tidak boleh diubah, membuang rekaman pun tidak boleh sembarang.
Dalam kasus sepakbola nasional Indonesia baru-baru ini, ada pejabat yang ditangkap sebab diduga melakukan perusakan, pencurian dan penghilangan alat bukti . Alat bukti atau rekaman yang disita oleh penyidik antara lain sejumlah dokumen yang berupa rekaman pertandingan, catatan transfer pemain, catatan keuangan, dll. (Kompas 19 Februari 2019)
Dalam sistem ISO 9001 ada mekanisme audit internal, dan wajib dilaksanakan secara berkala. Audit terhadap pengelolaan rekaman hendaknya dilakukan ke setiap unit kerja secara sample untuk menjamin tidak ada rekaman yang diubah, dibuang tanpa mengikuti aturan yang berlaku.
Rekaman yang tak akurat atau tidak lengkap mengakibatkan pengambilan keputusan yang tidak tepat dan akan merugikan perusahaan.
Baca juga:
