Kontroversi ISO 9001:2008 (Jabatan Management Representative)

Standar ISO 9001 versi 2008 diterbitkan untuk memperjelas atau mempertegas ketentuan-ketentuan yang sudah ada dalam standar manajemen mutu iso 9001 : 2000.
Akan tetapi terdapat beberapa penegasan yang dibuat oleh ISO 9001;2008 justru menimbulkan interpretasi yang membingungkan, abu-abu dan cenderung kontroversi, khususnya aturan yang ditetapkan oleh ISO 9001:2008 tentang jabatan seorang manajemen representative.

Ketentuan yang berlaku dalam standar ISO 9001:2008 pada pasal 5.5.2 Management representative menyatakan,

"pimpinan organisasi harus menunjuk/mengangkat seorang management representative dari jajaran manajemen organisasi tersebut...yang memiliki tugas dan kewenangan..." ("top management shall appoint member of the organization.... shall have responsibility and authority...")

Singkatnya, ISO 9001 versi 2008 menegaskan, jabatan management representativei harus "orang dalam".

Jika dibandingkan dengan standar iso9001:2000 yang masih memperbolehkan management representative dijabat oleh orang di luar organisasi, ISO 9001 versi 2008 tidak lagi memperbolehkan pendelegasian seorang management representative kepada pihak diluar organisasi.

Di masa lalu, beberapa perusahaan menggunakan jasa konsultan sebagai managemen representative. Praktisi manajemen mempertanyakan batasan "orang dalam" atau "a member of organization" itu.

Mereka berpendapat, pihak luar atau orang di luar organisasi pun dapat pula disebut sebagai "orang dalam" atau sebagai "bagian dari jajaran manajemen" atau bahkan "a member of organization", sepanjang ia mempunyai kontrak kerja dengan perusahaan itu dan dibekali tugas dan otoritas penuh guna mengembangkan dan mengelola sistem manajamen mutu perusahaan.

Baca juga: 

• Apa Tugas Seorang Management Representative?
• Management representative

ISO 9001:2008, What to do?

QMS ISO 9001:2008 menggantikan QMS ISO 9001:2000 dengan sejumlah klarifikasi. Klarifikasi ini bertujuan untuk menyempurnakan ISO 9001:2000, yang beberapa persyaratan dalam standar internasional ini tidak jelas dalam interpretasi dan terkadang bermakna ganda sehingga dapat mengakibatkan tujuan implementasi tidak optimal.

Dibandingkan ISO 9001:2000, ISO 9001:2008 tidak berisi persyaratan baru atau persyaratan tambahan. Meski demikian, perbedaan kedua standar internasional itu patut diketahui guna persiapan langkah-langkah menuju ISO 9001:2008 certification.
Secara garis besar, klarifikasi yang terdapat dalam QMS ISO 9001:2008 meliputi elemen-elemen sebagai berikut:

• proses outsourcing,
• jabatan management representative,
• kompetensi,
• proses pengendalian produk tidak sesuai,
• proses tindakan koreksi dan pencegahan,
• proses desain,
• monitor dan pengukuran proses.

Selain itu perubahan yang terdapat dalam ISO 9001:2008 termasuk pula perubahan, penambahan dan pengurangan teks guna mempertegas persyaratan-persyaratan yang sudah ada dalam ISO 9001:2000.

Pengendalian Produk tidak Sesuai

Dalam melakukan pekerjaan sehari-hari kerap terjadi permasalahan. Masalah yang dihadapi harus ada penanggulangannya apalagi masalah itu berkaitan dengan barang atau jasa untuk pelanggan.

ISO9001 :2008, dalam klausul 8.3, mewajibkan perusahaan memiliki suatu prosedur untuk menangani produk yang tidak sesuai. Yang dimaksud dengan produk tidak sesuai adalah produk (atau jasa) yang tidak sesuai dengan persyaratan/spesifikasi yang telah ditentukan.

Metode atau cara penangan produk tidak sesuai harus disesuaikan dengan metode atau cara yang cocok dengan kondisi perusahaan. Bergantung pada jenis-jenis ketidaksesuaian produk, penanganan produk tidak sesuai tentu berbeda-beda.

Standar ISO 9001 versi 2008 (bukan ISO 2008) mengatur soal kontrol terhadap produk tidak sesuai. Tujuannya agar produk yang bermasalah itu tidak sampai ke tangan pelanggan atau pembeli. Jika itu terjadi, tentu akan merugikan reputasi perusahaan. Oleh sebab itu, mekanisme penanganan produk tidak sesuai harus ditetapkan aturannya dalam suatu prosedur yang terdokumentasi.


Di dalam prosedur pengendalian produk tidak sesuai harus ditentukan aturan tentang tiga hal:

• identifikasi produk tidak sesuai
• penanganan produk tidak sesuai, dan
• penanggung jawab berikut kewenangan pihak yang bertanggung jawab atas penanganan produk tidak sesuai

Terdapat beberapa pekerjaan yang harus dilakukan apabila ditemukan produk yang tidak sesuai. Kemungkinan pekerjaan itu antara lain:

• rework, melakukan rework agar produk tidak sesuai kembali memenuhi spesifikasi yang ditentukan,
• negosiasi, melakukan negoisasi dengan pelanggan agar produk tidak sesui bisa diterima, baik tanpa perbaikan maupun dengan perbaikan,
• regrade, melakukan perbaikan, tetapi kualitas tidak lagi memenuhi spesifikasi,
• scrapping.

Dalam penerapan sistem manajemen mutu iso 9001 versi 2008, sumber informasi ketidaksesuaian produk dapat diperoleh dari beberapa kegiatan internal seperti berikut ini:

• verifikasi produk yang dibeli (7.4.3)
• produksi dan penyediaan Jasa (7.5)
• pemantauan dan pengukuran (8.2)

Selain ketiga sumber, informasi lain dapat pula diperoleh dari pihak diluar perusahaan, misalnya keluhan pelanggan.

Terhadap produk tidak sesuai harus diambil tindakan. Pada tahap awal dengan identifikasi produk tersebut, misalnya dengan cara memisahkan produk tidak sesuai dengan produk yang sesuai.Tata kelola identifikasi hendaknya disesuaikan dengan proses yang tercantum dalam 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur. Selanjutnya, tahap penanggulangan (8.5.2 Tindakan koreksi) dan pendokumentasian.

Prosedur Pengendalian Rekaman

Menurut ISO 9001:2008, prosedur pengendalian rekaman harus dibuat dan diterapkan. Ketentuan yang mengatur pengendalian rekaman terdapat dalam standar ISO 9001 :2008 klausul 4.2.4 Pengendalian Rekaman.

Prosedur rekaman harus memuat tata cara atau mekanisme untuk

• identifikasi rekaman
  
• penyimpanan rekaman
  
• perlindungan rekaman
  
• akses rekaman
  
• masa simpan rekaman, dan
  
• pembuangan rekaman
  

Rekaman harus senantiasa mudah dibaca, siap ditunjukkan dan mudah diakses jika diperlukan.

Baca juga

• Record ISO 9001:2008

Definisi Rekaman

Rekaman (record) adalah jenis dokumen khusus. Menurut ISO 9000:2005, yang dimaksud dengan sebuah rekaman adalah:"suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan"


Catatan 1:Rekaman dapat digunakan misalnya untuk mendokumentasikan penelusuran dan sebagai bukti verifikasi tindakan pencegahan dan tindakan koreksiCatatan 2:Secara umum rekaman tidak memerlukan pengendalian revisi.Contoh rekaman antara lain spesifikasi, dokumen prosedur, gambar, laporan, standar.

Baca juga

• Prosedur Pengendalian Rekaman
• Record ISO 9001:2008

Record ISO 9001:2008

Record atau rekaman ada disetiap perusahaan. Contoh rekaman misalnya notulen rapat. Notulen rapat sebuah contoh rekaman yang menunjukkan bukti bahwa suatu agenda telah dibahas dalam suatu rapat. Hasil notulen digunakan sebagai acuan mengambil keputusan.

Jadi, rekaman berisi informasi sebagai dasar pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, rekaman wajib dikelola dengan baik.

Mengelola rekaman termasuk tata cara penyimpanan rekaman, perlindungan rekaman agar tidak rusak atau hilang, penetapan masa simpan supaya tidak menumpuk sebab setiap hari rekaman banyak dibuat, pengidentifikasian rekaman agar mudah dikenali atau dicari, tata cara pengambilan rekaman saat diperlukan, dan pemusnahan rekaman bila melewati masa simpan.

Pengelolaan rekaman diatur standar ISO 9001:2008 dalam klausul 4.2.4 Pengendalian rekaman.

4.2.4 Pengendalian rekaman Rekaman sebagai bukti kesesuaian persyaratan dan pengoperasian sistem manajemen mutu yang efektif harus dikendalikan. Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman. Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukkan dan diakses jika diperlukan.

 

Rekaman yang diminta harus tersedia antara lain:

• 5.6.1 Management reviews
• 6.2.2 e Education, training, skills and experience
• 7.1 d Evidence that the realization processes and resulting product fulfils requirements
• 7.2.2 Results of the review of requirements related to the product and actions arising from the review
• 7.3.2 Design and development inputs relating to product requirements
• 7.3.4 Results of design and development reviews and any necessary actions
• 7.3.5 Results of design and development verification and any necessary actions
• 7.3.6 Results of design and development validation and any necessary actions
• 7.3.7 Results of the review of design and development changes and any necessary actions
• 7.4.1 Results of supplier evaluations and any necessary actions arising from the evaluations
• 7.5.2 d As required by the organization to demonstrate the validation of processes where the resulting output cannot be verified by
• 7.5.3 The unique identification of the product, where traceability is a requirement
• 7.5.4 Customer property that is lost, damaged or otherwise found to be unsuitable for use
• 7.6 a Basis used for calibration or verification of measuring equipment where no international or national measurement standards exist
• 7.6 Validity of the previous measuring results when the measuring equipment is found not to conform to requirements
• 7.6 Results of calibration and verification of measuring equipment
• 8.2.2 Internal audit results and follow-up actions
• 8.2.4 Indication of the person(s) authorizing release of product
• 8.3 Nature of the product nonconformities and any subsequent actions taken, including concessions obtained
• 8.5.2 Results of corrective action
• 8.5.3 Results of preventive action

Baca juga

• Prosedur Pengendalian Rekaman
• Definisi Rekaman

Definisi Dokumen

Definisi dokumen menurut ISO 9000:2005 adalah sebagai berikut.

"Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya"

Dokumen bisa berbentuk media apapun, misalnya:

• kertas
• disket
• foto
• atau kombinasi dari media dokumen di atas

Baca juga Prosedur Pengendalian Dokumen

Prosedur Pengendalian Dokumen

Standar iso 9001 version 2008 (download ISO 9001 pdf dalam bahasa Indonesia) klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen memuat persyaratan tentang pengendalian dokumen.
Diwajibkan bagi perusahaan membuat prosedur pengendalian dokumen, baik dokumen internal (dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan) maupun dokumen eksternal (dokumen yang diterima dari pihak diluar perusahaan).
Prosedur pengendalian dokumen harus mencakup tata cara:

1. pengesahan dokumen sebelum dokumen diterbitkan,
2. review dan up-date dokumen serta pengesahan ulang dokumen,
3. untuk menjamin bahwa perubahan dan status revisi dokumen yang terakhir telah diidentifikasi,
4. untuk menjamin bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat yang memerlukan dokumen tersebut,
5. untuk menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
6. untuk menjamin, dokumen eksternal (yaitu dokumen eksternal yang ditentukan organisasi bagi perencanaan dan pengoperasian sistem manajemen mutu) telah diidentifikasi dan pendistribusian dokumen tersebut terkendali
7. pencegahan penggunaan dokumen kedaluwarsa dan memberi identidikasi yang sesuai pada dokumen kedaluarsa bila disimpan untuk tujuan tertentu.

Prosedur ISO 9001:2008

ISO 9001 : 2008 mensyaratkan enam proses atau aktivitas (juga disebut sebagai bisnis proses) yang wajib ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi. Ke enam proses itu adalah:

1. Pengendalian dokumen
2. Pengendalian rekaman
3. Pengendalian produk tidak sesuai
4. Audit internal
5. Tindakan koreksi (corrective action)
6. Tindakan pencegahan (preventive action)

Download Dokumen Panduan ISO 9001:2008

Sejumlah dokumen panduan iso 9001 : 2008 telah dipublikasikan dan dapat di-download. Dokumen yang dibuat oleh TC 176, tim penyusun standar sistem manajemen mutu ISO 9000, ditujukan kepada para pengguna iso 9001 :2008 sebagai petunjuk penerapan sistem manajemen mutu terbaru.

Dokumen panduan iso 9001:2008 terdiri dari lima bagian, antara lain:

1.Guidance on ISO 9001:2008 Sub-clause 1.2 'Application' 
Standar QMS iso 9001 : 2008 berisi sejumlah persyaratan. Persyaratan-persyaratan ini bersifat umum sehingga dapat diterapkan oleh setiap perusahaan dari berbagai jenis bidang usaha, baik besar maupun kecil. Apabila terdapat kegiatan atau aktivitas yang tidak relevan dengan persyaratan standar iso 9001, persyaratan itu dapat diabaikan.

Dokumen panduan nomor 1: Guidance on ISO 9001:2008 Sub-clause 1.2 'Application' menjelaskan aplikasi persyaratan iso 9001:2008 yang sesuai dengan aktivitas perusahaan, termasuk contoh-contoh praktis jika terdapat sejumlah persyaratan yang tidak relevan dengan kegiatan operasi perusahaan sehingga sejumlah persyaratan tertentu dapat diabaikan.

2.Guidance on the Documentation requirements of ISO 9001:2008 
Penerapan sistem manajemen mutu iso 9001:2008 memerlukan sejumlah dokumen. Dalam dokumen panduan ini dapat dibaca dokumen-dokumen yang harus dibuat, disosialisasikan dan diterapkan oleh setiap perusahaan atau organisasi yang berkeinginan mengembangkan sistem manajemen sesuai dengan standar manajemen terbaru.

3.Guidance on the Terminology used in ISO 9001 and ISO 9004 
Standar iso 9001 2008 ditulis dalam bahasa Inggris. Kerap ditemui berbagai istilah-istilah atau terminologi yang terkadang sulit dipahami. Untuk menghindari kesalahpahaman dalam penafsiran terminologi standar, tim pembuat standar menyusun tabel yang menjelaskan arti dari istilah-istilah yang terdapat dalam standar ISO 9001-2008.

4.Guidance on the Concept and Use of the Process Approach for management systems 
QMS ISO 9001:2008 menawarkan konsep "process approach". Mengadopsi konsep 'process approach" diawali dari pemahaman definisi suatu proses dan jenis-jenis proses.

Menurut iso 9000, proses adalah sekumpulan aktivitas atau kegiatan. Sebuah proses memiliki input dan output. Keterangan lebih lanjut tentang suatu proses dapat dibaca dalam dokumen panduan ini, yang menerangkan konsep "process approach" dan keuntungan bagi perusahaan bila mengadopsi konsep tersebut.

5. Guidance on 'Outsourced Processes' 
Standar iso memberi perhatian khusus bagi 'outsourced processes', karena proses ini mempunyai dampak terhadap kinerja suatu perusahaan.Guidance on 'Outsourced Processes' merupkan panduan mekanisme kontrol bagi outsourcing process.

Baca juga:

• Baca Aturan sebelum Publikasi ISO 9001 atau ISO 14001
• Selection and Use of the ISO 9000 Family of Standards

Auditor Menuntut Bayaran

Seorang Management representative ISO (biasa disingkat MR iso atau QMR) sebuah perusahaan yang telah mengadopsi iso 9001 sejak 1998 mengeluh, kegiatan audit internal di perusahaan tempatnya bekerja menghadapi kendala.


ISO 9001 mensyaratkan perusahaan melakukan audit yang dilaksanakan oleh internal quality auditor perusahaan. Kegiatan audit di perusahaan disebut audit mutu internal. Di perusahaan yang berlokasi di Jakarta ini audit mutu internal dilaksanakan dua tahun sekali. Para ISO 9001 auditor adalah personil yang berasal dari berbagai unit kerja perusahaan tersebut.

Timbul permasalahan ketika auditor menuntut bayaran saat mendapat tugas melakukan internal audit. Alasannya, mereka kerap mendapat bonus dari perusahaan dalam melaksanakan pekerjaan mereka sehari-hari, sementara bonus tidak mereka peroleh saat ditugaskan sebagai internal auditor. Apabila boleh memilih, para internal auditor cenderung lebih senang tidak ditunjuk sebagai auditor internal perusahaan.

Management representative perusahaan tersebut menyesalkan tuntutan ini. Pasalnya, jika tuntutan tidak dipenuhi, hasil audit yang dilaksanakan auditor setengah hati tentu tidak maksimal. Hal ini akan menimbulkan dampak negatif terutama pada sistem perusahaan secara keseluruhan.

Dipersilahkan pembaca blog memberikan komentar topik ini. Terima kasih.
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Adopsi Sertifikat ISO 9001 Berkurang!

Jumlah perusahaan Indonesia yang mengadopsi sertifikasi iso 9001:2000 berkurang. Data ini diperoleh dari hasil survei yang baru-baru ini dirilis oleh ISO (international Organization for Standardization).

Setiap tahun iso mempublikasikan data jumlah sertifikat iso (iso 9001, iso 14001, iso/TS 16949, dll) yang diadopsi perusahaan-perusahaan seluruh dunia, termasuk Indonesia. Hasil Survey dapat di download Survey iso 2007
Akan tetapi, hasil survey tidak menyebutkan alasan-alasan penyebab penambahan atau penurunan jumlah sertifikat. Meski begitu, berkurangnya jumlah perusahaan Indonesia yang "gemar" sertifikat iso 9001 mengisyaratkan bahwa bangsa ini sesungguhnya tidak memerlukan sertifikat, melainkan kompetensi.

Telah Terbit Standar baru ISO 9001:2008

Tidak tepat jika implementasi iso 9001:2000 menjadi iso 9001:2008 disebut "upgrade" atau "transisi" sebab standar iso 9001:2008 tidak memuat persyaratan baru.
Penerapan standar iso 9000 versi 2000 menuju ISO 9001 versi 2008 lebih cocok dikatakan "implementasi".
Standar iso 9001:2008 yang diterbitkan pada 14 November 2008 berisi penegasan atau klarifikasi (clarification) standar ISO 9001:2000. Dengan kata lain, persyaratan-persyaratan iso 9001:2000 yang menimbulkan interpretasi abu-abu atau bermakna ganda diperbaiki dan diperbaharui standar terbaru ISO 9001:2008.
Keputusan tidak menambah persyaratan baru didasarkan pada kajian standar ISO 9001:2000, survey dan feedback kepada pengguna standar ISO 9000 yang beberapa waktu yang lalu telah dilakukan oleh ISO/TC 176 ( tim yang menyusun standar internasional ISO 9001:2008).
Hasil kajian dan survey serta feedback menjadi dasar perubahan standar dari ISO 9001:2000 menjadi ISO 9001:2008, antara lain bertujuan:

• Pertama, standar iso 9001:2008 menyempurnakan persyaratan-persyaratan yang sudah ada dalam standar yang lama (ISO 9001:2000) tanpa merubah makna.

• Kedua, iso 9001:2008 disusun lebih kompatibel dengan standar manajemen lingkungan ISO 14000,

• Ketiga, iso 9001:2008 mudah diterjemahkan sesuai dengan bahasa pengguna standar masing-masing.

Standar ISO 9001:2000 sudah dapat dibeli. Bagi yang berminat silahkan kunjungi ISO 9001:2008
Sebelum membeli, silahkan lihat informasi atau dokumen panduan ISO 9001:2008 berikut ini (Isi dokumen ini tidak berbeda dengan dokumen panduan ISO 9001:2000)

Misalnya, untuk mempelajari dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh iso 9001:2008, silahkan klik: Guidance on the documentation requirements of ISO 9001:2008

Pedoman yang berisi istilah atau terminologi yang digunakan standar ISO 9001:2008 dapat dilihat pada URL berikut ini Guide to the Terminology used in ISO 9001 and ISO 9004

Standar iso 9001:2008 diterbitkan untuk semua perusahaan dengan aneka bidang usaha. Namun, terkadang tidak semua persyaratan iso 9001:2008 dapat diterapkan karena sejumlah persyaratan yang tercantum dalam standar iSO 9001:2008 tidak relevan bagi bidang usaha perusahaan tersebut. Oleh sebab itu, persyaratan yang tidak relevan dapat diabaikan. Silakan membaca panduan untuk soal ini, klik: Guidance on ISO 9001:2000 sub-clause 1.2 "Application"

Sebagaimana ISO 9001:2000, ISO 9001:2008 menggunakan konsep yang sama, yakni pendekatan proses atau process approach dalam bahasa Inggris. Untuk memahami konsep ini menurut standar Iso 9001:2008, kunjungi URL: Guidance on the concept and use of the process approach for management systems

ISO dan IAF membuat kesepakatan tentang jadwal implementasi ISO 9001:2008. Untuk lebih jelasnya, klik Implementation guidance for ISO 9001:2008

Yang terakhir adalah tentang outsourcing process. Membaca dokumen panduan tentang outsourcing process ini saya sarankan membaca lebih seksama dibandingkan dengan dokumen-dokumen yang saya sebutkan di atas. Guidance on 'Outsourced processes'

Selamat menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008!

Management Representative

Keberhasilan penerapan quality management system (QMS) iso 9001:2000 di perusahaan bergantung pada beberapa aspek, yang salah satunya adalah penunjukkan management representative (MR atau QMR) yang tepat.

Akan tetapi, standar internasional iso 9001 versi 2000 tidak menyebutkan siapa sebaiknya yang memegang jabatan itu di perusahaan.

Persyaratan QMS iso 9001:2000 yang menyinggung ketentuan tentang management representative tercantum di dalam klausul 5.5.2 Management Representative. Persyaratan itu menyebutkan,

"Pimpinan perusahaan harus menunjuk atau mengangkat seseorang yang berasal dari jajaran manajemen dan bertugas (diluar pekerjaannya sehari-hari) mengelola dan menjamin pelaksaaan iso 9001-2000 berjalan efektif. Management representative harus melaporkan kepada pimpinan perusahaan kinerja sistem iso9001:2000 di perusahaan, termasuk langkah-langkah perbaikan yang diperlukan"

Penunjukkan manajemen representative seperti dimaksud persyaratan di atas dapat diartikan bahwa seorang manajemen representative suatu perusahaan adalah seseorang yang bekerja di perusahaan tersebut dan (sebaiknya) seorang manager yang mempunyai akses langsung kepada pimpinan perusahaan.

Manajemen representative harus memiliki kewenangan serta tanggung jawab yang cukup agar dapat bekerja maksimal sehingga sistem iso 9001:2000 yang diterapkan berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu, sistem iso 9001 :2000 menegaskan, kewenangan dan tanggung jawab management representative tidak dapat didelegasikan kepada personil di luar perusahaan.

Bagi perusahaan berskala kecil, jabatan MR iso dapat dirangkap oleh pimpinan perusahaan. Jika hal ini tidak memungkinkan, pemimpin perusahaan dapat menunjuk seseorang yang cocok dan orang itu kemudian melaporkan kinerja dan perbaikan sistem mutu kepada dirinya.

Berbeda dengan perusahaan kecil, perusahaan berskala besar yang memiliki beberapa fasilitas dengan lokasi berbeda-beda dapat menunjuk personil yang bekerja di lokasi masing-masing sebagai wakil management representative. Namun, management representative perusahaan secara keseluruhan sebaiknya tetap dijabat oleh satu orang.

Disamping bertugas sebagai koordinator, tugas management representative yang lain adalah menjamin, unit-unit perusahaan yang bertanggung jawab atas persyaratan pelanggan benar-benar memahami permintaan yang diinginkan oleh pelanggannya (lihat iso 9001 : 2000, klausul 5.5.2).

Pekerjaan ini bukan berarti harus dilakukan oleh management representative secara pribadi, tetapi ia telah mengetahui bahwa personil atau bagian-bagian itu telah mendapatkan informasi yang memadai sehubungan dengan persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan.

 
Baca juga:

• Kontroversi ISO 9001:2008 (Jabatan Management Representative)
• Apa Tugas Seorang Management Representative?

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Ini cerita tentang internal auditor ISO 9000. Ceritanya begini. Seorang internal auditor harus benar-benar memahami dan mengenal kondisi mata rantai bisnis perusahaan di tempatnya bekerja dan menyadari bahwa semua unit atau bagian dalam mata rantai itu saling terkait dan saling membutuhkan.

Untuk memberikan gambaran keterkaitan dan kebutuhan antarbagian dalam perusahaan, cerita berikut dapat menjelaskannya.

Cerita ini tentang grup anak-anak yang sedang berwisata. Dalam grup itu ada sekelompok anak yang berjalan cepat dan ada sekelompok anak yang berjalan lamban. Grup dipimpin oleh seorang dewasa yang bertanggung jawab menjaga anak-anak sampai di tempat tujuan sebelum makan siang.

Awalnya anak-anak dibiarkan berjalan sesuka mereka. Tak berapa lama, sang pimpinan menyadari bahwa mereka tidak mungkin sampai pada tujuan sebelum makan siang, karena sekelompok anak berjalan lebih cepat ketimbang sekelompok anak yang lain. Akibatnya, dalam waktu singkat, jarak antara anak-anak yang berjalan cepat dengan yang lamban semakin jauh. Jika kondisi ini dibiarkan, mustahil mereka mencapai tujuan sebelum makan siang.

Kemudian sang pimpinan membuat aturan main. Ia menyuruh anak-anak yang berjalan lamban untuk membagi-bagi barang bawaan mereka dalam porsi yang kecil dan mengharuskan anak-anak yang berjalan cepat untuk membawanya. Hasilnya gemilang, kecepatan anak-anak yang berjalan lambat meningkat dan kecepatan anak-anak yang berjalan cepat menurun. Mereka akhirnya bersama-sama mencapai tujuan sebelum makan siang, seperti yang mereka rencanakan.

Analog dari cerita di atas adalah perusahaan akan maju, sehat dan berkembang serta dapat mencapai tujuan perusahaan apabila setiap bagian (unit) saling bekerja sama dan dengan ritme yang sama. Namun, pada kenyataannya, kecepatan untuk memproses suatu pekerjaan tidaklah sama antara satu bagian dan bagian yang lain. Gap ini terjadi akibat keterbatasan (constraint) yang melekat pada unit-unit itu masing-masing, umpamanya ketersediaan personil yang cukup, kejelasan pendelegasian pekerjaan, kelengkapan data untuk pengambilan keputusan, keterampilan personil untuk melaksanakan pekerjaan, kepedulian terhadap program perbaikan dan perubahan, kebijakan dan sikap atasan yang konsisten, kejelasan karir, dan lain-lain.

Dr.Goldrantt dalam theory of constraint menjelaskan, sebuah sistem terdiri rantai-rantai yang saling berkaitan atau disebut sebagai mata rantai. Menurut theory of constraint, tiap-tiap rantai itu memiliki keterbatasan. Oleh sebab itu, agar mata rantai berfungsi sempurna, perbaikan hendaknya difokuskan kepada rantai-rantai yang lemah dan bukan pada rantai yang sudah kuat.

Agar mata rantai bisnis perusahaan berfungsi sebagaimana mestinya, diperlukan seorang internal auditor yang dapat menganalisis kelemahan dan kekuatan mata rantai tersebut, dengan cara mengidentifikasi bagian-bagian yang menjadi kendala (lemah) dan memperbaiki sistem-sistem pada bagian yang menjadi kendala itu. Disamping itu, frekuensi audit ditingkatkan pada bagian yang sistemnya masih lemah, dan dikurangi pada bagian yang sudah baik.

Jika kita lakukan audit untuk setiap bagian dengan frekuensi yang sama tanpa mempertimbangkan keterbatasan yang ada pada mereka, sama artinya kita membantu yang lemah menjadi kuat dan membantu yang sudah kuat menjadi lebih kuat. Hasilnya, gap di antara mereka tetap ada.

Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran