Bagaimana caranya supaya kegiatan audit internal efektif?
Cobalah simak 10 petunjuk audit yang ditulis oleh Jo Kausek dalam majalah Quality Progress, ASQ, edisi Juli 2008. Ulasan sepuluh pedoman itu adalah sebagai berikut.
1. Memperlakukan auditee sebagai bagian tim audit.
Auditor hendaknya memulai audit dengan mengucapkan kata dan tutur kata yang simpatik. Misalnya seperti ini.
Cemas dan stress adalah kondisi yang biasanya dihadapi auditee saat audit akan dimulai. Ucapan yang menyenangkan seperti di atas bisa mengurangi suasana gelisah itu.
"Kami melakukan evaluasi ini untuk mengenali kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem atau proses [sebutkan proses yang diaudit] dengan tujuan perbaikan kinerja. Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. Kami mohon bantuan Anda menerangkan aktivitas-aktivitas yang berlangsung sekarang ini. Agar memahami proses [sebutkan proses yang diaudit] kami akan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada Anda dan barangkali kami diberikan record-record yang tersedia. Misalnya ada sesuatu hal yang tidak sesuai pada proses atau mungkin menurut Anda diperlukan perbaikan pada aktivitas tertentu, mohon kami diberitahu. Jangan ragu-ragu bertanya kepada kami sekiranya ada yang ingin ditanyakan, ok?"
Apabila mungkin, hindari menggunakan kata audit. Pasalnya orang merasa tidak nyaman atau alergi tatkala mendengar kata audit. Hal ini bisa dimaklumi sebab banyak orang mengartikan audit seperti layaknya 'pemeriksaan', 'kontrol' atau 'investigasi', tiga kata yang mengandung makna 'menekan seseorang'.
Ketimbang menggunakan kata audit yang konotasinya cenderung negatif, carilah padanan kata yang lebih halus dan santun, tetapi bermakna sama, gunakan umpamanya kata 'evaluasi'.
Dari contoh percakapan di atas, auditor berharap auditee tidak terancam sebab auditor mengatakan bukan dirinya yang diperiksa, melainkan sistem.
Untuk menambah rasa persahabatan antara auditor dan auditee dan menciptakan suasana menyenangkan, sewajarnya auditor meminta bantuan auditee, "Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. kami mohon bantuan anda ,,,,", seperti contoh ucapan di atas. Dengan cara seperti itu auditee merasa dihargai dan tentunya mudah diajak bekerja sama dengan tim audit.
Harap diingat, audit adalah suatu kegiatan mengumpulkan informasi, informasi itu diperoleh dari auditee. Andaikan auditee menolak memberikan informasi karena sesuatu ucapan auditor yang tidak simpatik dan cenderung menggurui, kegiatan audit bisa gagal.
Daripada gagal, mengapa Anda sebagai auditor yang terlatih tidak mengupayakan jurus ampuh pada saat audit agar auditee menjadi bagian tim audit dengan cara-cara Anda umpamanya menggunakan model percakapan atau sapaan yang ramah, bersahabat dan simpatik yang anda sukai?
Baca juga:
