Komunikasi Internal

Proses komnunikasi internal yang efektif memberikan kontribusi keberhasilan sistem manajemen mutu perusahaan. Sebaliknya, banyak permasalahan muncul akibat saluran komunikasi yang buruk.

ISO 9001:2008 pada 5.5.3 Komunikasi internal menyatakan: Pimpinan puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi dan komunikasi terjadi berkaitan dengan keefektifan sistem manajemen mutu

Pimpinan puncak (top management) memegang peran penting proses komunikasi. Ada sejumlah persyaratan ISO9001:2008 yang  menjadi komitmen pimpinan puncak soal komunikasi. Pimpinan puncak diwajibkan mengkomunikasikan kebijakan mutu dan sasaran mutu untuk memastikan:

• pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan  perundangan-undangan serta peraturan-peraturan lain yang berlaku
• kesadaran tentang peryaratan pelanggan ke seluruh jajaran manajemen perusahaan
• tugas dan tangungg jawab personil, sosialisasi relevansi dan pentingnya pekerjaan mereka serta kontribusi mencapai target-target yang telah ditentukan
• perubahan peryaratan produk (jika ada) agar personil yang bersangkutan mengetahui perubahan-perubahan itu.

Keefektifan sistem manajemen mutu ditentukan dalam management review. Oleh sebab itu, hasil management review harus disosialisasikan ke jajaran manajemen perusahaan.

Saluran komunikasi terlaksana dalam berbagai bentuk. Antara lain komunikasi internal dilakukan dengan cara seperti berikut:

• rapat pertemuan (meeting)
• notice board
• E-mail, intranet and web sites
• majalah intern perusahaan/newsletter.

Commitment to Quality

Standar manajemen ISO 9001:2008 mewajibkan top management berperan aktif dalam mengembangkan sistem manajemen mutu iso 9001, mengapa?

Tanpa komitmen top management, sistem manajemen perusahaan yang mengacu manajemen internasional ISO9000 standards dijamin berjalan sia-sia.

Lantas, komitmen macam apa yang harus ditunjukkan top management sebagai bukti bahwa ia mendukung implementasi ISO 9001:2008?

Top management istilah yang sering muncul dalam standar iso 9000. Istilah ini menjurus pada orang (atau group) yang menduduki jajaran tertinggi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Mereka adalah owner, partner perusahaan atau direktur perusahaan.

Top management dituntut untuk menunjukkan komitmennya dengan cara mematuhi peraturan-peraturan iso 9001:2008 sebagaimana tertuang pada 5.1 Management commitment yang isinya antara lain:

• top management wajib memgkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan mematuhi peraturan perundangan-undangan yang berlaku ke jajaran manajemennya
• top management diwajibkan untuk menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu
• top management diharuskan mengadakan management review sebagai alat untuk menilai kinerja sistem manajemen perusahaan
• top management diharuskan menyediakan sumber daya yang cukup guna mendukung sistem manajemen perusahaan yang efisien dan efektif.

Poin-pon di atas dijelaskan secara rinci dalam standar ISO9001:2008 pada: 

5.2 Fokus Pelanggan (Customer focus)
5.3 Kebijakan Mutu (Quality policy)
5.4.1 Sasaran Mutu (Quality objectives)
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu (Quality management system planning)
5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang (Responsibility and authority)
5.5.2 Management representative
5.5.3 Komunikasi intern (Internal communication)
5.6 Management review

 Top management diharapkan tidak hanya menunjukkan komitmen tanpa bukti. Notulen rapat yang berisi hal-hal berkaitan dengan sistem manajemen perusahaan dapat digunakan sebagai bukti tanggung jawabnya mendukung sistem manajemen perusahaan berbasis ISO 9001:2008.

The ISO 9001 Family - Global Management Standards

Download Standar ISO, Gratis

Standar ISO dapat di-download melalui blog ini gratis.



Berikut link standar ISO:

ISO 9000
Sistem manajemen mutu - Dasar-dasar dan kosa kata.
Standar ini berisi istilah-istilah atau kosa kata yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu dan prinsip-prinsip manajemen mutu.

ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 adalah standar internasional sistem manajemen mutu.
Standar ini dapat diaplikasikan pada berbagai perusahaan, baik skala besar ataupun kecil. Standar iso 9001 adalah satu-satunya standar ISO terpopuler di dunia. (Baca juga Sekarang ISO 9001:2008.pdf bisa di-Download)

ISO 9004:2009
Standar internasional pengelolaan organisasi untuk sukses berkelanjutan-Pendekatan manajemen mutu.
Standar ini disusun sebagai pedoman perusahaan dalam rangka mencapai tujuan melalui pendekatan manajemen. Pada lampiran standar internasional ini tersedia self assessment sebagai alat untuk menilai tingkat maturity manajemen perusahaan. (Baca juga Download ISO 9004:2009)

ISO 14001:2004
Sistem manajemen lingkungan - Persyaratan dan panduan penggunaan
Standar ini adalah  standar internasional manajemen lingkungan yang merupakan standar ISO populer no 2 di dunia setelah SMM iso 9001.  Melalui aplikasi iso 14001, organisasi dapat mengelola aspek-aspek lingkungan dengan cara yang sistematis. (lihat juga video clip ISO 14000)

ISO 22000
Sistem Manajemen Keamanan pangan - Persyaratan untuk organisasi dalam rantai pangan
Standar ini cocok diterapkan perusahaan yang bergerak dibidang industri minuman dan makanan (food and beverages), termasuk mata rantai yang mendukung sektor industri ini.

ISO 27001:2009
Teknologi informasi - Teknik keamanan - Sistem manajemen keamanan informasi - Persyaratan
Standar ini adalah standar sistem manajemen keamanan informasi atau dalam bahasa Inggris information security management system (ISMS).

ISO 19011
Panduan audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan.
Standar ini adalah dokumen panduan audit bidang manajemen mutu. Dokumen ini menjadi pedoman auditor manajemen mutu, baik intern perusahaan (auditor internal) maupun auditor eksternal (auditor badan sertifikasi). Sesuai dengan judul standar, dokumen ini digunakan auditor melaksanakan audit pada perusahaan bersertifikat ISO 9001 atau ISO 14001. (Lihat juga ISO 19011:2002: Standar Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan)

ISO 17025
Persyaratan umum untuk kompetensi laboratorium pengujian dan laboratorium kalibrasi.
Standar ini adalah sistem manajemen mutu laboratorium yang merupakan perpaduan persyaratan manajemen dan persyaratan teknis yang wajib dipenuhi suatu laboratorium.

Gaji Naik dan Kerja Aman berkat ISO 9001

Boleh percaya boleh tidak, ada studi yang melaporkan bahwa perusahaan yang telah mengadopsi sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001 lebih banyak memperoleh keuntungan daripada perusahaan yang belum bersertifikat ISO-9001.

Dilaporkan gaji para karyawan yang bekerja di perusahaan yang telah mengadopsi ISO 9000 cenderung meningkat dari tahun-ke tahun.

Jumlah kecelakaan kerja yang terjadi di perusahaan yang mengaplikasikan iso9000 jauh lebih rendah dibandingkan perusahaan-perusahaan yang belum atau tidak sama sekali mengadopsi iso  9000.

Dalam studi dilaporkan pula peningkatan skala penjualan di perusahaan bersertifikat sistem manajemen mutu internasional tersebut.

Laporan ini hasil studi Harvard Business School dengan judul Quality management and job quality: How the ISO 9001 Standard for Quality Management Systems Affects Employees dan Employers.

Download ISO 9004:2009

Sekarang ISO 9004:2009 sudah bisa di-download. Caranya mudah. Terlebih dahulu lakukan registrasi dan kemudian download standart ISO 9004:2009.

Apa sebetulnya standar dengan judul lengkap ISO 9004:2009: Managing for the sustained success of an organization – A quality management approach ini?

ISO 9004:2009 adalah dokumen panduan. Dokumen panduan yang menjadi acuan bagi perusahaan  meningkatkan kinerja operasional perusahaan secara menyeluruh dan berkesinambungan. Dokumen yang membimbing perusahaan senantiasa sukses.

Salah satu yang menarik dari standar terbaru ISO 9004:2009 ini adalah adanya penjelasan tentang konsep self assessment. ISO 9004:2009 menerangkan konsep self assessment sebagai alat yang dapat digunakan manajemen guna menilai tingkat kinerja sistem manajamen perusahaan. Self assesment juga membantu manajemen mengidentifikasi langkah-langkah perbaikan dan inovasi. konsep ini dapat dibaca pada lampiran standar ISO 9004:2009.

Download ISO 9004 pada link yang berikut ISO 9004:2009: Managing for the sustained success of an organization – A quality management approach

Selamat membaca!

Outsourcing Process

Tanya: Apa yang dimaksud "outsourcing process?"
Jawab: Outsourcing process atau proses subkontraktor adalah suatu proses yang diperlukan perusahaan guna menghasilkan barang atau jasa dan proses itu dilakukan oleh pihak di luar perusahaan.

Sejumlah perusahaan melakukan outsourcing processs karena berbagai alasan, antara lain: biaya yang lebih murah jika proses itu dilakukan pihak luar, keterbatasan fasilitas atau kurangnya personil untuk melakukan proses tsb, dll.

Hubungan antara perusahaan (your business), suppliers dan proses outsourcing dapat dilihat pada gambar berikut di bawah ini.

Gambar: Hubungan antara supplier-perusahaan-pelanggan

Outsource A dan outsource B

Dari gambar di atas terlihat jelas Outsource A menerangkan alur proses barang atau jasa yang berasal dari perusahaan (Your business) untuk dikerjakan oleh pihak outsource dan langsung dikirim ke pelanggan.

Outsource B menggambarkan alur proses barang atau jasa yang berasal dari perusahaan (Your business) untuk dikerjakan oleh pihak outsource dan kembali ke perusahaan untuk dikirim ke pelanggan.

ISO 9001:2008 menyatakan, kendati dilakukan pihak diluar perusahaan, harus ada mekanisme kontrol yang memadai terhadap proses yang di-subkontraktorkan tersebut.
Perusahaan diberi kebebasaan menentukan tata cara pengawasan proses yang di-outsourcing atau proses yang disubkontraktorkan.

Tingkat pengawasan (mekanisme kontrol) proses yang di-outsourcing berbeda-beda. Di satu sisi, perlu pengawasan yang ketat, namun disisi lain diperlukan kontrol yang tidak terlalu ketat. Hal ini bergantung pada dampak proses yang disubkontraktorkan terhadap kualitas barang atau jasa.

Dokumen panduan outsourcing process yang dinyatakan dalam iso 9001: 2008 dapat dilihat pada dokumen panduan ISO.

SDM, Kompetensi dan ISO 9000

Bekerja dengan rencana tentu akan lebih baik hasilnya daripada tanpa rencana. Melalui perencanaan yang baik, pekerjaan pastinya lebih mudah dikontrol.

Apapun bentuknya, suatu rencana harus mempertimbangkan orang-orang yang nantinya ditugaskan melakukan pekerjaan-pekerjaan sebagaimana tertuang dalam perencanaan.

Supaya berjalan lancar, orang-orang yang menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan itu haruslah orang-orang yang  berkompeten. Pasalnya, kualitas produk (barang atau jasa) sangat bergantung pada kompetensi SDM yang dimiliki perusahaan. Demikian dinyatakan quality management system iso 9001-2008.

Menurut iso 9001-2008, kompetensi dapat dipahami sebagai kombinasi dari pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman.  Sebagai catatan, standar sistem manajemen mutu iso 9001-2008 tidak mensyaratkan personil wajib memiliki kompetensi yang mengandung semua elemen itu. Kompetensi harus disesuaikan dengan karakter pekerjaan.

Lebih lanjut iso 9001-2008 menambahkan, personil yang berkompeten bukan hanya karyawan yang  pekerjaannya berhubungan langsung dengan produk (barang atau jasa) saja, misalnya mereka yang bekerja di area produksi dan quality, melainkan juga bagi karyawan yang bekerja di unit-unit kerja seperti purchasing, marketing dan sales, atau unit-unit yang tidak berkaitan langsung dengan proses pembuatan produk.

Sertifikat ISO Indonesia

ISO Survey  2008 melaporkan bahwa terdapat peningkatan jumlah sertifikat iso di Indonesia .

Data jumlah sertifikat ISO dalam kurun waktu tahun 2004 sampai dengan 2008 adalah sebagai berikut: 

Sertifikat ISO 9001:2000/2008

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
3134	4068	4783	4532	5713

 

Sertifikat ISO 14001:2004

Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
430	369	625	849

 

Sertifikat ISO/TS 16949:2002

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
10	36	110	135	155

 

Sertifikat ISO 13485:2003

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
1	4	6	5	8

 

Sertifikat ISO 27001:2005

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
-	-	2	3	7

 

Sertifikat ISO 22000:2005

Des 2004	Des 2005	Des 2006	Des 2007	Des 2008
-	-	-	35	118

Sumber: The ISO Survey of Certification 2008

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Ilustrasi: Pixabay

Sudah pasti setiap orang pernah menghadapi kendala dalam bekerja, termasuk saya yang berprofesi sebagi trainer. 
Kesulitan yang saya temui yaitu saat menjelaskan materi training auditor internal iso 9001 khususnya kepada peserta training yang tidak menguasai operasional tempatnya bekerja.

Audit sebagai Perbaikan Kinerja
Mekanisme audit mutu internal (self evaluastion) wajib ada dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001.
Aktivitas audit internal harus dilaksanakan secara berkala dengan maksud internal quality audit dilakukan oleh auditor internal yang terlatih. Biasanya perusahaan yang telah bersertifikat iso 9001 setidaknya memiliki seorang internal auditor. Tentu jumlah auditor internal tidak sama antara satu perusahan dengan perusahaan yang lain sebab jumlah  auditor disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.


Penambahan Auditor Internal
Dalam perjalanan waktu, pihak manajemen terkadang mengambil keputusan menambah jumlah auditor internalnya. Kebijakan ini diambil karena dua alasan.

Alasan pertama, karyawan yang yang selama ini bertugas sebagai internal auditor tidak lagi bekerja di perusahaan atau telah resign.
Alasan kedua, manajemen ingin memperbanyak jumlah auditor internal guna mendukung kinerja tim auditor iso yang sudah ada. Keputusan ini patut dipuji.

Namun sayangnya, keputusan penunjukkan calon auditor kerap kali tidak dibarengi proses seleksi internal yang tepat. Akibatnya, calon auditor yang ditunjuk untuk mengikuti pelatihan internal audit meng-hadapi kendala dalam menyerap materi training. 
Calon auditor yang ditunjuk, misalnya, karyawan yang baru saja di-rekrut oleh perusahaan.  karyawan yang baru saja di-rekrut memer-lukan proses orientasi kerja di perusahaan yang baru. Proses ini memerlukan waktu . Oleh sebab itu, kebanyakan karyawan baru belum atau kurang memahami proses operasional perusahaan secara menyeluruh. 

Bukan hanya karyawan baru yang menemui kesulitan dalam menyerap materi pelatihan internal quality audit, karyawan lama pun terkadang mengalami situasi yang sama.
Khususnya karyawan yang meski sudah lama bekerja di suatu perusahaan, namun karena berbagai alasan tertentu masih saja kurang memahami kaitan aktivitas unit tempatnya bekerja dengan unit-unit kerja yang lain (interaksi antarproses).

Seandainya kedua contoh calon auditor itu dipaksakan untuk mengikuti pelatihan auditor internal, dapat diperkirakan hasil training tak selalu optimal.


Mengapa?
Calon auditor internal harus menguasai dua topik utama auditing.
Pertama penguasaan teknik-teknik audit (topik ini tidak dibahas dalam tulisan ini). Kedua, pemahaman standar iso 9001 (standar yang menjadi subyek tulisan ini).

Seperti diketahul, standard ISO 9001 mengadopsi pola manajemen pendekatan proses atau process  approach.
Menurut standard ISO 9001, karakteristik suatu proses adalah suatu proses memiliki input dan output. Output suatu proses merupakan input proses yang berikut. Jika suatu proses dikaitkan dengan proses-proses  yang lain, terbentuklah mata rantai proses. 
Menurut iso 9001, jika mata rantai proses dikelola dengan baik akan tercipta kinerja yang baik pula. Oleh karena itu, untuk menjadi auditor mutu internal yang berprestasi, calon auditor setidaknya harus cukup menguasai mata rantai proses tempatnya bekerja.

Apa solusinya?
Disarankan kepada calon auditor internal sebelum mengikuti pelatihan audit mutu internal terlebih dahulu mempelajari  aktivitas operasional ditempatnya bekerja..
Caranya mudah. Berikut ini tips yang hendaknya dipertimbangkan bagi calon auditor (baik karyawan baru maupun karyawan lama):

• Bacalah prosedur-prosedur iso yang sudah ada atau manual iso yang tersedia
• Tanyakan kegiatan audit yang selama ini berlangsung kepada auditor mutu internal, khususnya aktivitas-aktivitas yang mereka audit selama ini.
• Bertanyalah kepada rekan-rekan kerja Anda (manager atau assisten manager, dll) yang mengenal dan memahami operasional kerja perusahaan secara menyeluruh.

Mudah bukan? Silahkan mencoba!

Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Jurnalis dan Auditor ISO

Kata kawan saya, auditor mutu internal iso yang ok dan andal itu adalah mereka yang dulunya berprofesi sebagai jurnalis. Kenapa?

Menurut kawan saya yang juga kuli tinta alasannya ada dua, pertama rasa ingin tahu dan kedua suka meneliti sesuatu.
Satu-satunya mahluk di muka bumi yang memiliki rasa ingin tahu paling tinggi adalah jurnalis. Sifat ini melekat pada diri seorang jurnalis untuk mencari kepastian informasi atau peristiwa tertentu yang kelak diperlukan menulis berita.
Menyusun suatu berita atau news dibutuhkan informasi-informasi. Begitu beraneka informasi harus dihimpun sehingga perlu pemilahan. Pekerjaan memilah-milah informasi tentu harus didukung sifat rasa ingin tahu. Jika tidak, informasi yang terkumpul bakal asal-asalan, dan ini akan berakibat pada kualitas berita.
"Seandainya tak punya sifat ingin tahu, jangan jadi wartawan," saran kawan saya.

Selain itu, seorang jurnalis biasanya sudah mengantongi jawaban yang diharapkan muncul dari orang yang dia interview. Ini bisa terjadi sebab jurnalis itu hobinya meneliti, jelas teman saya dengan bangga.
Sebelum interview, bertanya-tanya kepada sumber terdekat ditambah dengan membaca ini-itu perihal orang yang akan diinterview merupakan aktivitas rutin jurnalis kawakan.
Melakukan penelitian sebelum interview bertujuan mengumpulkan informasi lebih awal. Dengan bantuan informasi awal bisa membuat pertanyaan-pertanyaan kepada orang yang akan diinterview sistematis, terfokus dan terarah. Ujung-ujungnya menyusun berita jadi gampang.

Teman saya bilang, sifat perasaan ingin tahu dan suka meneliti juga harus dimiliki auditor internal. Jika begitu, dia boleh disebut auditor internal jempolan.
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Audit Top Management, Mengapa?

Di milis QualityClub, milis yang mendiskusikan standar manajemen mutu iso 9000, dibahas topik tentang audit top management.
Tema ini cukup banyak mendapat banyak respon dari para anggota milis.
Tema dengan judul "Audit Top Management, Mengapa?" dapat dibaca pada tulisan di bawah ini.
----
Rekan-rekan QualityClub

Seorang quality management representative bertanya kepada saya melalui email soal audit iso 9001.

Ia meminta agar pertanyaannya ini juga disampaikan ke forum milis QualityClub.

Ceritanya begini. Pada suatu kegiatan audit ISO 9001, presiden direktur perusahaan tempatnya bekerja menolak diaudit. Sebagaimana kita ketahui standar mewajibkan kegiatan internal auditing , termasuk audit kepada direktur atau top management.

Akan tetapi, presiden direktur itu berpendapat. semestinya bukan dirinya diaudit melainkan bawahannya, termasuk quality management representative.

"Justru setiap karyawan perlu diaudit supaya bisa diketahui kesungguhan mereka bekerja, bukan malah saya," kata direktur itu.

Ia lalu meyakinkan management representative bahwa selama ini ia bekerja dengan baik dan benar serta sungguh-sungguh maka perusahaan maju. Oleh sebab itu, dirinya tidak perlu diaudit. "Buat apa?," tanya sang direktur

Quality Management representative kebingungan dan kehabisan akal menjelaskan proses audit ISO 9001 kepada atasanya itu. Ia ingat betul, saat bekerja di perusahaan yang lalu, direktur perusahaan tak luput dari kegiatan internal auditing.

Pertanyaannya, apa alasan yang kuat untuk melakukan audit top management menurut manajemen iso?

Salam
Zulkifli Nasution
----

Download guideline ISO sebagai panduan melaksanakan audit top management ISO 9001 

   
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

2) Bertanya Sistematis dan Terstruktur Tata cara bertanya yang baik harus dikenal setiap auditor mutu internal. Menurut Jo Kausek, model pertanyaan dapat dibagi menjadi tiga jenis, yakni

• Pertanyaan umum (open ended question)
• Pertanyaan klarifikasi (clarifying)
• pertanyaan "closed ended"

Bertanya dengan pola pertanyaan di atas memberi keuntungan maskimal dalam praktek audit. Seperti diketahui audit adalah kegiatan mencari informasi. Seyogyanya informasi yang diperoleh harus cukup memadai sehingga memudahkan analisa.

Memperoleh informasi yang cukup tentu ada kiat-kiatnya.

Cobalah lihat gambar 1 (figure 1). Sebuah cerobong (funnel) memiliki tiga area yang luasnya berbeda-beda. Pada salah satu sisinya terdapat area yang luas (wana kuning), pada bagian yang lain area mengerucut (warna biru) dan area yang sangat kecil di sisi yang lain (warna oranye).

Gambar ini merupakan analogi area informasi yang dapat dihimpun pada ketiga jenis pertanyaan yang sudah disebutkan di atas.

Penjelasan jumlah informasi yang dapat diperoleh berdasarkan ketiga jenis pertanyaan ini mengiktuti bentuk sebuah cerobong atau corong.

Oleh karenanya, orang menyebut penjelasan ini dengan nama "funnel approach"

Guna mendapat banyak informasi dari auditee, auditor disarankan menggunakan pertanyaan umum di awal interview.

Pertanyaan umum bertujuan menggali informasi sebanyak-banyaknya.

Apa pertanyaan umum itu?

Pertanyaan umum pertanyaan yang tidak membutuhkan jawaban ya atau tidak atau jawaban-jawaban singkat lainnya. Sebaliknya, pertanyaan umum membutuhkan jawaban-jawaban panjang lebar.

Umpamanya, Anda seorang auditor yang tengah melaksanakan audit di unit pembelian. Anda bertanya kepada kepala bagian itu dengan mengajukan pertanyaan umum di awal interview audit.

"Dapatkah Anda menjelaskan kegiatan proses pembelian mulai dari pembuatan purchase order (P/O) hingga proses penerimaan barang?"

Sudah pasti pertanyaan ini tak bisa hanya dijawab dengan jawaban singkat, seperti ya atau tidak, ada atau tidak ada maupun belum atau sudah.

Pertanyaan umum "memaksa" auditee memberikan informasi selengkap-lengkapnya tentang suatu proses atau aktivitas.

Dengan demikian, auditor dapat menghimpun informasi yang cukup dan lengkap guna analisa kelak.

Sekiranya penjelasan auditee dirasa kurang, auditor dapat mengajukan cara ampuh yang berikutnya dengan mengajukan pertanyaan klarifikasi. Pertanyaan klarifikasi mencegah informasi yang kurang atas jawaban pertanyaan umum. Pertanyaan klarifikasi ambil contoh sebagai berikut.

"Dari penjelasan Anda tentang proses pembelian telah dijabarkan tata cara evaluasi supplier, namun belum diterangkan aturan seleksi supplier. Bagaimana cara Anda melakukan seleksi?"

Pertanyaan klarifikasi mengisyaratkan sesuatu informasi masih kurang mengenai sesuatu proses atau kegiatan. Kurangnya informasi ini bisa terjadi karena auditee lupa menyampaikan sesuatu itu kepada Auditor atau memang disengaja tidak diutarakan karena alasan tertentu.

Untuk mencegah kurangnya informasi, pertanyaan klarifkasi strategi yang tepat untuk diajukan. Dengan bantuan pertanyaan klarifikasi tidak ada informasi tertinggal atau hilang.

Harap diingat, auditor memerlukan informasi yang benar-benar lengkap guna memperoleh gambaran yang memadai mengenai suatu proses yang nantinya diperlukan saat menyusun laporan audit.

Berbeda dengan pertanyaan umum dan pertanyaaan klarifikasi, pertanyaan "closed ended" membutuhkan jawaban singkat, seperti jawaban ya-tidak, benar-salah atau jawaban-jawaban yang sejenis.

Singkatnya, pertanyaan closed ended memberikan informasi yang minim. Pertanyaan closed ended misalnya,

"Apakah ada bukti bahwa Anda telah melakukan seleksi supplier?"

Anda tahu, pertanyaan semacam ini tidak perlu jawaban panjang lebar. Pertanyaan "closed ended " yang lain misalnya seperti contoh berikut:

"Berapa kali dilakukan evaluasi supplier dalam kurun waktu satu tahun?"

Kesimpulannya,  saat Anda melakukan interview audit, ajukan pertanyaan umum terlebih dahulu.

Tujuannya untuk memperoleh informasi yang banyak dan lengkap. Kemudian, ajukan pertanyaan klarifikasi dan pertanyaan "closed ended", atau kombinasi dari keduanya (disesuaikan dengan kondisi interview).

Kedua metode pertanyaan yang terakhir bertujuan mempertajam informasi yang diperoleh dari jawaban pertanyaan umum. Praktekkan cara ampuh ini, semoga Anda berhasil!
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Auditor adalah orang yang melakukan audit, sedangkan auditee adalah orang yang diaudit, kedua pihak itu memegang peran penting dalam keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh karenanya, jika kegiatan audit internal mau sukses, auditor dan auditee wajib saling membantu.
Bagaimana caranya supaya kegiatan audit internal efektif?
Cobalah simak 10 petunjuk audit yang ditulis oleh Jo Kausek dalam majalah Quality Progress, ASQ, edisi Juli 2008. Ulasan sepuluh pedoman itu adalah sebagai berikut.


1. Memperlakukan auditee sebagai bagian tim audit.

Auditor hendaknya memulai audit dengan mengucapkan kata dan tutur kata yang simpatik. Misalnya seperti ini.

"Kami melakukan evaluasi ini untuk mengenali kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem atau proses [sebutkan proses yang diaudit] dengan tujuan perbaikan kinerja. Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. Kami mohon bantuan Anda menerangkan aktivitas-aktivitas yang berlangsung sekarang ini. Agar memahami proses [sebutkan proses yang diaudit] kami akan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada Anda dan barangkali kami diberikan record-record yang tersedia. Misalnya ada sesuatu hal yang tidak sesuai pada proses atau mungkin menurut Anda diperlukan perbaikan pada aktivitas tertentu, mohon kami diberitahu. Jangan ragu-ragu bertanya kepada kami sekiranya ada yang ingin ditanyakan, ok?"

Cemas dan stress adalah kondisi yang biasanya dihadapi auditee saat audit akan dimulai. Ucapan yang menyenangkan seperti di atas bisa mengurangi suasana gelisah itu.

Apabila mungkin, hindari menggunakan kata audit. Pasalnya orang merasa tidak nyaman atau alergi tatkala mendengar kata audit. Hal ini bisa dimaklumi sebab banyak orang mengartikan audit seperti layaknya 'pemeriksaan', 'kontrol' atau 'investigasi', tiga kata yang mengandung makna 'menekan seseorang'.

Ketimbang menggunakan kata audit yang konotasinya cenderung negatif, carilah padanan kata yang lebih halus dan santun, tetapi bermakna sama, gunakan umpamanya kata 'evaluasi'.

Dari contoh percakapan di atas, auditor berharap auditee tidak terancam sebab auditor mengatakan bukan dirinya yang diperiksa, melainkan sistem.

Untuk menambah rasa persahabatan antara auditor dan auditee dan menciptakan suasana menyenangkan, sewajarnya auditor meminta bantuan auditee, "Untuk itu, kami memerlukan bantuan Anda. kami mohon bantuan anda ,,,,", seperti contoh ucapan di atas. Dengan cara seperti itu auditee merasa dihargai dan tentunya mudah diajak bekerja sama dengan tim audit.

Harap diingat, audit adalah suatu kegiatan mengumpulkan informasi, informasi itu diperoleh dari auditee. Andaikan auditee menolak memberikan informasi karena sesuatu ucapan auditor yang tidak simpatik dan cenderung menggurui, kegiatan audit bisa gagal.

Daripada gagal, mengapa Anda sebagai auditor yang terlatih tidak mengupayakan jurus ampuh pada saat audit agar auditee menjadi bagian tim audit dengan cara-cara Anda umpamanya menggunakan model percakapan atau sapaan yang ramah, bersahabat dan simpatik yang anda sukai?
Baca juga:

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

Sekarang ISO 9001:2008.pdf bisa di-Download

Standar manajemen mutu iso9001:2008 (SNI ISO 9001:2008) sekarang sudah bisa di-download.

Standar yang berjumlah 40 halaman ini adalah standar internasional sistem manajemen mutu yang terbaru ISO 9001 :2008. Standar sistem manajemen terbaru  menggantikan iso 9001 versi 2000.

Sebagai informasi, ISO 9001:2008 tidak berisi persyaratan baru. standar ini menyempurnakan iso 9001:2000.

Oleh karena sifatnya penyempurnaan standar versi lama, perubahan yang terdapat pada ISO 9001:2008 tidak signifikan. Perubahan itu dapat dilihat pada lampiran standar iso 9001 2008, annex B: Changes between ISO 9001:2000 and ISO 9001:2008.

Untuk men-download standar, klik standar manajemen mutu ISO 9001:2008.pdf

Audit Selesai, Lalu Bagaimana Menulis Laporan Audit?

Keberhasilan penerapan iso 9000 bergantung pada kompetensi auditor internal perusahaan. Apabila pengetahuan auditor internal tentang teknik-teknik audit tidak memadai, sistem iso 9000 yang berjalan di perusahaan diragukan keefektifannya.
Oleh sebab itu, sewajarnya keterampilan seorang auditor internal ditingkatkan khususnya soal menulis laporan audit.

Dalam kegiatan audit iso, laporan audit itu penting. Seandainya auditee (orang atau pihak yang diaudit) tidak paham isi laporan lantaran ditulis dengan kalimat yang sulit dipahami, harap dimaklumi auditee menolak atau enggan melakukan perbaikan . Jika auditee menolak perbaikan, bagaimana sistem iso 9000 berjalan efektif?

Seorang auditor hendaknya seseorang yang terampil menulis. Ia mengenal tata bahasa yang baik sehingga isi laporan mudah dipahami dengan jelas oleh orang yang membaca laporan itu.
Simak kalimat laporan audit yang baik berikut ini:

Metode internal audit yang dilakukan pada tanggal 30 - 2 Juli 2007 tidak sesuai dengan aturan dalam PRC-MGT-03 Rev. 0 dan tidak dilakukan tindakan koreksi terhadap semua temuan keitidaksesuaian hasil internal audit pada tanggal 30 - 2 Juli 2007

Kalimat laporan audit di atas menyertakan bukti-bukti. Pertama, prosedur PRC-MGT-03 menyatakan aturan main pelaksanaan prosedur, tetapi aturan ini tidak dipatuhi. Kedua, auditor menyatakan waktu kegiatan audit internal yang tidak dilakukan perbaikan itu (tgl 30-2 Juli 2007)

Sama halnya dengan laporan audit di bawah ini, sebuah alat bernama AT-IP, tanggal kejadian dan prosedur PRC-MTC-02 yang mengatur tata cara perbaikan alat adalah sebagai bukti audit pada kalimat laporan audit berikut:

Data perbaikan alat untuk alat AT-I-P tanggal 30 Januari 2007 tidak dicatat dalam log book sebagaimana disyaratkan dalam prosedur PRC-MTC-02 dengan menggunakan formulir FRM-MTC-01

Kembangkan keterampilan Anda menulis laporan audit.

Baca juga

Sepuluh Kendala Audit Internal

Internal Quality Audit, Audit Proses atau Perorangan?

Tips Calon Auditor Mutu Internal

Jurnalis dan Auditor ISO

Audit Top Management, Mengapa?

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 1)

Jurus Ampuh Audit Mutu Internal (Bagian 2)

Tak Ada Bukti, Tak Ada Laporan

Panduan Audit ISO 9001

Auditor Menuntut Bayaran

Theory of Constraint dan Internal Auditor ISO 9000

ISO 26000 Standar Semua Umat

Slogan "Quality is everybody's job" sering kita dengar. Sekarang sepantasnya slogan itu tidak hanya terpaku soal kualitas, tetapi juga aspek sosial, sebab tanggung jawab sosial adalah juga tugas semua orang.


Disadari atau tidak sebuah organisasi (termasuk perusahaan) memilki tanggung jawab sosial kepada para stakeholder, yakni komunitas, pelanggan, karyawan, pemegang saham dan lingkungan.

Dalam mengambil keputusan, perusahaan hendaknya tidak hanya semata-mata berdasar pada faktor keuangan, melainkan juga konsekuensi sosial yang akan timbul pada saat ini dan kemungkinan yang terjadi di masa mendatang. Demikian konsep social responsibility.

Badan standardisasi internasional ISO menaruh perhatian pada masalah sosial melalui pengembangan standar ISO 26000 dengan judul Social Responsibility. Saat ini standar social responsibility tengah dikembangkan dan akan menjadi standar internasional dan kemudian menjadi panduan pengelolaan aspek sosial yang mejadi tanggung jawab organisasi.

ISO 26000 memuat pedoman praktis pelaksanaan tanggung jawab sosial sebuah organisasi, identifikasi dan keterlibatan para stakeholder, serta tata kelola peningkatan kredibilitas laporan dan klaim bertalian dengan aspek-aspek social responsibility. Selain itu, standar ini menekankan pentingnya kinerja dan perbaikan kinerja serta peningkatan kepercayaan konsumen.

Menerapkan ISO 26000 dijamin tidak menimbulkan konflik dengan standar-standar iso yang lain, umpamanya standar iso paling populer sistem manajemen mutu ISO 9000 dan sistem manajemen lingkungan ISO 14000.

Berbeda dengan sistem manajemen mutu ISO 9000  dan sistem manajemen lingkungan ISO 14000, ISO 26000 tidak dapat dilakukan proses sertifikasi oleh pihak ketiga (misalnya oleh badan sertifikasi). ISO 26000 standar internasional yang sifatnya sebagai dokumen panduan.
Sekali lagi, bukan hanya kualitas yang merupakan tugas semua orang, tetapi social responsibility juga menjadi tugas semua umat

Standar iso 26000 (draft) dapat di-download, ISO26000.pdf



Baca juga:

• Social Responsibility 7 Core Subjects
• Today, I have a Dream – ISO 26000 Social Responsibility Video

ISO 9004:2009 Terbaru Segera Terbit

Saat ini standar iso 9004 masih dalam tahap draft dan rencananya akhir tahun ini segera diluncurkan versi yang terbaru. Dibandingkan ISO9004 versi lama (iso9004:2000), iso9004 versi terbaru (iso9004:2009) jauh berbeda baik dari segi judul, jumlah halaman maupun isi standar.


Sekarang judul ISO 9004 yang baru adalah "Managing for sustained success of an organization - A quality management approach".

Jumlah halaman standar baru ini berkurang, yakni hanya 44 halaman dibandingkan iso 9004:2000 yang 56 halaman. Pengurangan halaman pada standar ISO 9004:2009 disebabkan penghapusan persyaratan iso 9001 yang muncul tiap-tiap bab dalam standar iso 9004 versi sebelumnya. Menghilangkan persyaratan iso 9001 dalam standar iso9004 versi baru menghindari anggapan bahwa standar iso 9004 merupakan dokumen panduan untuk menerapkan iso 9001.

Selain jumlah halaman bekurang, terdapat hal lain yang berbeda. Klausul-klausul yang yang tertuang dalam standar iso 9004:2009 tidak lagi disesuaikan dengan klausul-klausul yang tercantum dalam ISO 9001.
Kendati begitu, kedua standar internasional ini tetap merupakan sepasang standar yang konsisten, a consistent pair of standards (Parker, Quality Consultants).
ISO 9001 berfokus pada pelanggan, sementara cakupan standar iso 9004 jauh lebih luas. Selain berfokus pada pelangan, iso 9004 berorientasi juga pada stakeholder perusahaan, antara lain masyarakat (society), pemasok (suppliers), karyawan dan para shareholders lainnya.

Perbedaan mendasar kedua standar internasional ini adalah proses sertifikasi hanya dapat dilakukan pada implementasi standar iso 9001, sementara iso 9004 tidak. Oleh karena tak dapat dilakukan proses sertikasi, ISO 9004 hanya digunakan sebagai pedoman atau panduan sistem manajemen bagi perusahaan yang ingin selalu sukses menghadapi persaingan global yang penuh perubahan.
Daftar isi iso 9004:2009 (draft) dapat dilihat di bawah ini:

1. Scope
2. Normative references
3. Terms and definitions

4. Managing for the sustained success of an organisation
5. Strategy amd policy formulation, planning and deployment
6. Resource management
7. Process management
8. Monitoring, measurement, analysis and review
9. Improvement, innovation and learning
Annex A - Self-assessment tool
Annex B - Quality management principles
Annex C - Correspondence between ISO 9004-2009 and ISO 9001:2008
Bibliography

Update
Standar ISO 9004:2009 sudah bisa di download

Ini Dia, Laporan Management Review

Management review (dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai tinjauan manajemen) adalah istilah iso9000 yang artinya suatu kegiatan berkala yang dilakukan untuk mengevaluasi sistem manajemen mutu.

Suatu sistem yang diterapkan pada suatu organisasi, sistem apa pun itu, harus dievaluasi. Tujuannya guna menilai seberapa jauh sistem yang diaplikasikan berfungsi sebagaimana diharapkan.
 
Demikian halnya dengan penerapan sistem iso 9000. Siapa pun yang mengadopsi sistem manajemen mutu iso 9001, sistem yang diterapkan harus dievaulasi atau dikaji secara berkala.Kegiatan evaluasi sistem itu dinamakan management review.
 
Dalam praktek, kebanyakan perusahaan bersertifikat iso 9001 melaksanakan management review melalui mekanisme rapat pertemuan atau meeting. Rapat  dilaksanakan untuk mengkaji sistem iso 9001 yang diterapkan perusahaan tersebut.

 
Sesungguhnya melakukan management review melalui mekanisme rapat bukanlah satu-satunya cara. Cara lain misalnya melalui teleconference. Namun, perusahaan lebih suka memilih cara yang pertama untuk melaksanakan management review, yakni melalui rapat pertemuan. Biasanya rapat pertemuan ini dihadiri direksi (top management) dan para manager serta managemenent representative dengan sejumlah agenda pembahasan.

 
Agenda pembahasan manajemen review ditentukan standar iso9001. Agenda yang harus dibahas tertuang dalam persyaratan standar iso9001:2015 pada klausul 5.6.2 "Input Management review".

5.6.2 Input review (Agenda Management Review) Input management review harus mencakup informasi tentang: 1. Tindak Lanjut Tinjuaan Manajemen yang Lalu: 2. Perubahan isu internal dan eksternal 3. Informasi kinerja sistem manajemen mutu: 3.1. Kepuasan pelanggan dan feedback pihak yang terkait 3.2. Pemenuhan sasaran mutu 3.3. Kinerja proses dan kesesuaian produk 3.4. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif 3.5. Hasil monitoring dan pengukuran 3.6. Hasil audit 3.7. Kinerja pemasok eksternal (supplier, subkontraktor, dll) 4. Kecukupan sumber daya 5. Keefektifan tindakan yang diambil terhadap risiko dan peluang 6. Improvement Sumber SNI ISO 9001:2015

Hasil evaluasi management review harus dicatat.hasil evaluasi ditulis dalam notulen rapat atau dalam bentuk laporan yang lain dan dibagikan kepada para peserta  rapat untuk ditindaklanjuti.

Anda bisa melihat contoh laporan management review ISO 9001:2015 di bawah ini. 

Laporan Notulen Management Review ISO 9001:2015 (pdf)

Update: 9 Februari 2024

Video Clip ISO 14000

Semua orang tahu, melestarikan lingkungan merupakan tugas setiap orang sebab pencemaran lingkungan dapat menjadi sumber malapetaka bagi kita semua.

Pencemaran lingkungan bisa mencemari udara yang kita hirup. Pencemaran lingkungan bisa membuat air menjadi kotor sehingga tak layak diminum. Tak disangkal pencemaran lingkungan berdampak buruk terhadap bunyi yang mengakibatkan pendengaran kita terganggu. Bahkan, pencemaran lingkungan dapat berpengaruh buruk pada langit!

Semua itu berdampak pada kesehatan manusia, mengakibatkan kerusakan tanaman dan hewan serta tempat tinggal mereka.

Cara untuk mengantisipasi pencemaran lingkungan tidak semua orang tahu. Bisa dijamin, tidak semua tahu bahwa salah satu cara melindungi lingkungan adalah dengan menerapkan standar iso 14000.
Lantas, apa iso14000 itu?

Supaya tahu, cobalah simak video clip yang di-rilis International Organization for Standardization(ISO) "ISO 14001 -- the world's EMS standard", video yang dapat juga digunakan sebagai materi pelatihan awal tentang manajemen lingkungan.

Baca juga:

• Alasan Perusahaan Bersertifikat ISO 14000