Simpang bingung adalah nama bundaran jalan di rumbai dekat pekanbaru. Jika dari pekanbaru menuju padang atau dumai, bundaran ini pasti dilewati.
Disebut simpang bingung karena orang yang melewati bundaran atau persimpangan jalan itu dijamin bingung. Bukan karena tak ada petunjuk arah jalan. Petunjuk jalan yang terpasang di persimpangan itu tidak jelas arahnya. Misalnya, papan petunjuk jalan menuju kota padang terpasang ke arah kota pekanbaru. Bagaimana orang tak bingung?
Tidak sedikit karyawan yang bekerja di perusahaan ISO 9000 dibuat bingung dengan penerapan sistem manajemen mutu internasional itu. Bukan karena ISO 9000 adalah tidak bermanfaat sebagai petunjuk kerja buat mereka, tetapi banyak hal yang membuat mereka bingung dangusar dengan adopsi manajemen mutu iso 9000.
Misalnya seperti ini. Setelah sistem manajemen mutu ISO 9000 diberlakukan, muncul dokumen-dokumen yang entah dari mana asal muasalnya, wajib diisi sebab katanya merupakan persyaratan iso 9000. Buat mereka, dokumen menjadi makin banyak jumlahnya padahal dokumen itu tak mereka perlukan. Siapa yang membuat dokumen, mereka pun tak tahu.
Karyawan makin bingung jika pekerjaan mereka wajib ditulis dalam suatu prosedur atau instruksi kerja padahal mereka terbilang ahli melakukan pekerjaan mereka sehari-hari itu. Bukan hanya itu, mereka pun tak tahu perbedaan kedua dokumen itu.
Bingung lagi kalau mereka mesti ikut-ikutan pelatihan-pelatihan yang tidak ada hubungangannya dengan pekerjaan mereka. Mengapa harus ikut? Alasanya karena petunjuk ISO 9000
Dari contoh tadi bagi mereka iso 9000 tidak memberikan petunjuk arah yang jelas.
Kesimpulannya, lebih nyaman tanpa ISO 9000. Selain nyaman, sudah pasti aman dan sentosa.
Bagaimana dengan teman-teman milis? Suasana bekerja kian bingung dengan adanya adopsi ISO 9000?
Mohon respon, terima kasih.
Salam
Zulkifli Nasution
----
Ikutan comment ya..
1. Setelah sistem manajemen mutu ISO 9000 diberlakukan, muncul dokumen-dokumen yang entah dari mana asal muasalnya, wajib diisi sebab katanya merupakan persyaratan iso 9000. Buat mereka, dokumen menjadi makin banyak jumlahnya padahal dokumen itu tak mereka perlukan. Siapa yang membuat dokumen, mereka pun tak tahu.
--> (komentar): Biasanya hal ini terjadi jika organisasi tsb membayar jasa konsultan yg membuat systems dgn cara duplikasi dari systems di organisasi yg lain, padahal seharusnya menggunakan process approach dlm pembuatan prosedur, dan hanya prosedur yg dibutuhkan saja yg perlu dibuat (selain prosedur wajib/minimum yg memang harus dimiliki berdasarkan requirement ISO9001:2008, gak sampe 10 prosedur kok).
Kadang-kadang hal ini terjadi bukan sepenuhnya kesalahan si konsultan, tapi sesuai dgn keinginan organisasi tsb yg tujuannya asal dpt sertifikat saja, selanjutnya yg report justru karyawan organisasi tsb dlm implementasi dan pemeliharaan systems. Memang idealnya si konsultan gak boleh begitu, tapi di dunia nyata ini ada semboyan: "maju tak gentar membela yg bayar" 2. Karyawan makin bingung jika pekerjaan mereka wajib ditulis dalam suatu prosedur atau instruksi kerja padahal mereka terbilang ahli melakukan pekerjaan mereka sehari-hari itu. Bukan hanya itu, mereka pun tak tahu perbedaan kedua dokumen itu.
--> (komentar): Tujuan pembuatan work instruction bukan utk menyatakan bahwa karyawan yg bekerja tidak ahli melakukan pekerjaan mereka sehari-hari dan harus membaca work instruction sebelum bekerja, banyak pekerja di organisasi yg sdh sertifikasi ISO9001:2008 tidak harus membaca work instruction setiap kali akan melakukan pekerjaan mereka krn mereka sdh paham cara melakukan pekerjaan tsb. 3. Bingung lagi kalau mereka mesti ikut-ikutan pelatihan-pelatihan yang tidak ada hubungangannya dengan pekerjaan mereka. Mengapa harus ikut?
--> (komentar): Justru ISO9001:2008 mengharuskan kita utk menentukan kompetensi yg diperlukan dan menyediakan training yg sesuai dgn kompetensi yg diinginkan tsb (baca klausal 6.2.2), bahkan kita juga diharuskan menilai kefektifan training yg kita adakan, kalau mesti ikut training yg gak ada hubungannya dgn pekerjaan, itu sih... (you know what I meant lah.)
4. Dari contoh tadi bagi mereka iso 9000 tidak memberikan petunjuk arah yang jelas. Kesimpulannya, lebih nyaman tanpa ISO 9000. Selain nyaman, sudah pasti aman dan sentosa
--> (komentar): ya itu tadi, systems yg dibangun tidak menganut azaz process approach tadi, gak ada hubungannya atau tidak mendukung processes yg ada. Seharusnya dgn adanya documented systems akan jadi tambah nyaman krn semuanya jelas dan teratur (well systemized), kecuali individu yg tadinya memang pd dasarnya tidak punya kontribusi apa-apa maka akan terlihat jelas sehingga mungkin tidak dibutuhkan lagi eksistensinya. 5. Bagaimana dengan teman-teman milis? Suasana bekerja kian bingung dengan adanya adopsi ISO 9000?
--> (komentar): punya sertifikat ISO9001:2008 bukan berarti pasti bagus, tergantung systems yg dibuat itu tadi. ISO9001:2008 bukan jimat yg dpt membuat sebuah organisasi tetap sukses bertahan dlm kompetisi dgn organisasi yg belum memiliki sertifikat ISO9001:2008,lihat saja ada berapa perusahaan yg tutup meskipun sdh sertifikasi ISO9001:2008 sedangkan perusahaan sejenis yg belum sertifikasi ISO9001:2008 masih eksis.
Bukan standard internasional ISO9001:2008 yg salah, tapi systems yg ada di perusahaan tsb. Seorang pakar ISO9001:2008 pernah bilang: " mendapat sertifikasi ISO9001:2008 itu ibarat baru masuk sekolah TK, baru belajar bicara, belajar pakai baju sendiri, dll. Banyak perusahaan besar tidak menempatkan logo sertifikasi ISO9001:2008 pd kartu nama dan kop surat perusahaan, alasannya: nama besar perusahaan tsb lebih bernilai daripada logo sertifikasi ISO9001:2008 (bandingkan dgn perusahaan yg terus menerus menonjolkan sertifikasi ISO9001:2008 yg dimilikinya, baik di kartu nama maupun di kop surat). Salam dari Batam,
Boedi
(masih dlm tahap belajar ISO9001:2008)
----
Sungguh luar biasa response rekan-rekan milist terhadap thread ini (bravo Pak Zul!!!)
Sedikit share dari saya (semoga bermanfaat)
Terjadinya fenomena "simpang bingung" dalam organisasi yang mengadopsi SMM ISO 9001 menurut saya lebih banyak disebabkan oleh pemahaman yang salah terhadap persyaratan-persyaratan ISO 9001.
Keadaan ini sebenarnya juga muncul dikarenakan pemahaman filosofi ISO 9001 dari para "Key Person" program adopsi SMM juga memang lemah. Faktor kemampuan memahami bahasa juga menjadi kendala dalam usaha memahami persyaratan SMM ISO 9001, karena bila ingin benar-benar memahami sebuah paragraph berbahasa Inggris maka kita harus berpikir sebagai orang Inggris.
Tak pelak pula mungkin sebagian besar rekan-rekan praktisi mutu jarang membaca guidance-guidance yang memang sudah disediakan oleh ISO.
Sebagai contoh:
Dalam ISO/TC 176/SC 2/N 525R2 dikatakan bahwa:
Other organizations may require additional procedures, but the size and/or culture of the organization could enable these to be effectively implemented without necessarily being documented. However, in order to demonstrate compliance with ISO 9001:2008, the organization has to be able to provide objective evidence (not necessarily documented) that its QMS has been effectively implemented.
Dalam paragraph di atas dengan sangat gamblang dijelaskan bahwa tidak semua proses wajib didokumentasikan karena ISO telah menyatakan bahwa "setiap organisasi adalah unik". Mungkin banyak rekan-rekan praktisi mutu yang tidak mengetahui bahwa ada ayat-ayat tersebut di atas (ada di www.iso.org).
Karena biasanya dalam benak banyak orang ISO itu "TULIS APA YANG DIKERJAKAN dan KERJAKAN APA YANG DITULIS". Alhasil, karena kurang memahami filosofi ISO maka tibalah rekan-rekan kita di "simpang bingung".
Banyak rekan-rekan praktisi mutu yang pasrah membebankan tanggung-jawab pemahaman filosofi dan ideologi kepada para konsultan. Tidak tertutup kemungkinan para praktisi mutu sendiri panik dalam menterjemahkan arahan konsultan hingga timbul begitu banyak dokumen untuk dijadikan kriteria audit. Kita perlu ingat pula bahwa para konsultan juga memiliki keterbatasan dalam menyampaikan filosofi dan ideologi SMM ISO 9001 terkait dengan limitation project itu sendiri, butuh pro-aktif para rekan-rekan praktisi mutu dalam upaya menggali dan meningkatkan pengetahuan dan strategi dalam mengimplementasikan SMM ISO 9001.
Memang kita dapat meminimalisir resiko terjebak di simpang bingung dengan cara memilih Konsultan SMM ISO 9001 yang benar-benar menguasai mendalam filosofi dan ideologi SMM ISO 9001. Biasanya konsultan tipe ini sudah masuk dalam kategori Prinsipal Auditor dan biasanya memiliki jam terbang yang lebih dari cukup (dan biasanya cost-nya lumayan bikin kaget-kaget hehehe).
Saya sendiri juga pernah berdiri di simpang bingung (menurut saya hampir semua orang pernah mengalaminya).
Keep U'r spirit all and open U'r mind cause mind likes parachute, it only works when opened. Salam.
Ridof Saputra
---
Tulisan ini dikutip dari diskusi mailing list
QualityClub, sebuah forum diskusi ISO 9000.
Join QualityClub
Jika ingin menerapkan standard ISO 9000 (
