Persiapan sertifikasi ISO 9001 versi 2015

Beberapa waktu yang lalu saya melakukan audit kepada salah satu klien untuk menilai seberapa siap perusahaan atau klien saya itu menghadapi proses sertifikasi ISO 9001 versi 2015.

Klien saya ini perusahaan manufaktur yang berlokasi di Balaraja, Tangerang Banten, memiliki jumlah karyawan kurang dari 100 pekerja.

Penerapan ISO 9001 versi 2015 di perusahaan ini telah berlangsung selama 5 bulan dan dalam waktu dekat akan menghadapi proses sertifikasi ISO 9001 versi 2015.

Penjelasan Risk based thinking ISO 9001 versi 2015

Elemen utama ISO 9001 versi 2015 yaitu manajemen risiko dan peluang atau risk and opportunities. Konsep risk based thinking merupakan hal baru dalam ISO 9001 versi 2015.

Untuk mengenal lebih dalam risk based thinking ISO 9001 versi 2015, baca penjelasan dokumen resmi yang dirilis oleh ISO dengan judul  "Risk based thinking in ISO 9001:2015"

Penjelasan Risk based thinking ISO 9001 versi 2015 bisa di-donwload. Download  Risk based thinking in ISO 9001:2015, dokumen no 75,  via Download

Baca juga:

• Ini Maksudnya Mengelola Knowledge ISO 9001:2015
• Download Klausul-klausul ISO 9001 versi 2015

Membuat SOP sesuai dengan ketentuan ISO

Membuat SOP (prosedur) merupakan kegiatan yang harus dilakukan sesuai dengan ketentuan ISO 9000, tapi bagaimana caranya?

Sesungguhnya standar ISO tidak membakukan format atau bentuk baku dari suatu SOP.  Bentuk atau format SOP diserahkan kepada perusahaan masing-masing sesuai dengan kebijakan yang ditentukan oleh manajemen perusahaan.

Meski demikian, orang sering bertanya bagaimana cara membuat SOP yang baik dan sesuai dengan ketentuan ISO?

Ambil contoh membuat SOP Pembelian. Biasanya pada proses pembelian terdapat unit kerja lain yang terlibat dengan proses pembelian, yakni departemen Warehouse. Bagian ini terlibat dalam proses pengadaan barang khususnya kegiatan penyimpanan barang setelah barang yang dibeli datang.

Apa kamu punya pengalaman membuat SOP? Dalam kasus di atas, apa sebaiknya dibuat SOP terpisah atau cukup dibuat satu SOP saja?

Jika kamu punya pengalaman membuat SOP (SOP apa pun itu),  share ke saya di twitter @zulnasution dengan #MembuatSOP


Baca juga:

• Format Prosedur ISO atau SOP
• Ini Maksudnya Mengelola Knowledge ISO 9001:2015
• Penjelasan Risk based thinking ISO 9001 versi 2015

Ini Cara Identifikasi Pihak Berkepentingan dan Harapannya menurut ISO 14001:2015

ISO 14001:2015 mewajibkan adanya identifikasi pihak berkepentingan dan harapan-harapan pihak berkepentingan yang berhubungan dengan isu lingkungan hidup.

Pihak berkepentingan (interested party atau stakeholder) adalah individu atau organisasi  yang dapat mempengaruhi, dipengaruhi atau terpengaruh oleh suatu keputusan atau kegiatan (sumber ISO 9000).
Contoh-contoh pihak berkepetingngan lihat tabel.

Mengenal pihak yang berkepentingan dan sekaligus mengetahui kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap organisasi ini menjadi masukan pengembangan sistem manajemen lingkungan.

Apabila harapan pihak-pihak berkepentingan tidak dapat dipenuhi akan berisiko terhadap keberlangsungan usaha suatu organisasi.

Memenuhi syarat ini perlu dibuat tabel identifikasi pihak berkepentingan seperti di bawah ini:

Tabel Identifikasi Pihak Berkepentingan dan Harapannya

Sumber: SNI ISO 14004:2016 dengan sejumlah modifikasi

Tabel identifikasi pihak berkepentingan ISO 14001:2015 di atas merupakan contoh dan bisa dimodifikasi (ditambahkan) atau disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada.

Baca juga:

• Penjelasan Risk based thinking ISO 9001 versi 2015
• ISO 14004:2016  Dokumen Panduan Memahami ISO 14001:2015
• Ini Dia Dokumen ISO 14001:2015 yang Wajib Dibuat

Kenapa ISO?

Which way should I go? That depends on where you are going (Alice in Wonderland)

Barangkali pernah baca quote di atas? Saya rasa, kutipan itu tepat untuk menjawab pertanyaan: apa tujuan perusahaan menerapkan ISO 9000?

Apakah penerapan ISO 9000 di tempat kita bekerja untuk keperluan tender, demi selembar sertifikat ISO atau mengikuti tren? Ataukah sistem manajemen mutu ISO 9000 yang dijalankan guna kepuasan pelanggan?

Jawabannya pasti beragam.

Kalau Anda punya alasan kenapa menerapkan ISO 9000, share ke saya di twitter @zulnasution dengan #KenapaISO

Baca juga:

Mengapa mengadopsi ISO 9000?

Format Prosedur ISO atau SOP

ISO 9000 Sebagai Wujud Kesungguhan dalam Menjalankan Amanah

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 kerap ditemui di perusahaan, baik yang berskala besar maupun kecil.

Bagi perusahaan, ISO dinilai penting agar perusahaan memiliki standar, sehingga memiliki daya saing dalam berbisnis. 

Lantas, bagaimana dengan sektor lain, seperti lembaga kegamaan, perlukah menerapkan ISO 9000? Memang amatlah jarang kita mendengar jika  ISO 9000 diterapkan di lembaga keagaamaan. Lantas, adakah lembaga keagamaan yang menerapkan ISO 9000?

Buku ISO 14001:2015 - Sistem manajemen lingkungan - Panduan praktis untuk UKM

Menerapkan sistem manajemen lingkungan merupakan tantangan tersendiri khsusunya bagi perusahaan kecil atau Usaha Kecil dan Menengah (UKM)

Untuk membantu UKM mengadopsi sistem manajemen lingkungan, ISO telah menerbitkan buku panduan buat UKM dalam rangka menerapkan dan meningkatkan kinerja lingkungan berbasis standar internasional ISO 14001.

Sumber: ISO

Buku yang berjudul ISO 14001:2015 - Environmental management systems - A practical guide for SMEs dapat dibeli di ISO store.

Sekilas ISO 14001;2015

• Standar manajemen lingkungan ISO 14001 merupakan standar manajemen lingkungan terpopuler di dunai dan telah diterapkan di 180 negara

• Per 2015 sertifikat ISO 14001 yang telah diterbitkan mencapai lebih dari 300 000 setifikat. 

• Terdapat peningkatan 8 % jumlah perusahaan yang mengadopsi ISO 14001 (data dibandingkan 2014)  di seluruh dunia.

Selamat membaca!


Baca juga

• Ini Cara Identifikasi Pihak Berkepentingan dan Harapannya menurut ISO 14001:2015
• Ini Dia Alasan Perusahaan Ingin Memiliki Sertifikat ISO 14000
• Video Clip ISO 14000
• Dilbert: Apa Perbedaan ISO 9000 dan ISO 14000?

QualityClub Gathering, Dapat Dokumen ISO 2015

Pada 13 Juni 2017 Quality Club mengadakan buka puasa bersama dengan tujuan mempererat hubungan antar anggota QualityClub.

QualityClub gathering 13 Juni 2017, Tangerang

Dalam acara buka puasa bersama di Tangerang ini setiap anggota yang hadir menerima dokumen-dokumen yang digunakan dalam penerapan ISO 9001:2015. Sejumlah dokumen itu yakni tabel risiko, SOP Manajemen Risiko dan Manual Mutu ISO 9001:2015. 

Secara berkala Quality Club mengadakan pertemuan. Pertemuan yang berikut sedianya akan diadakan pada Agustus 2017 di BSD Serpong, Tangerang.

QualityClub merupakan group diskusi ISO yang paling populer di Indonesia. Group ini beranggotakan tim ISO perusahaan, auditor internal dan management representative atau wakil manajemen. Para anggota group berdialog tentang pengalaman dan kendala penerapan ISO 9000, termasuk standar ISO yang lain.

Anda berminat bergabung menjadi anggota WA group ISO  QualityClub, isi formulir pendaftaran WA Grup ISO 


Baca juga:

• Kopdar Quality Club Surabaya: Mempererat Hubungan kekeluargaan Sesama Anggota ISO

Ini Dia ISO 22000 Versi Terbaru, Baca Perubahannya

Standar keamanan pangan ISO 22000 pertama kali diterbitkan pada 2005, saat ini standar ISO 22000 tengah diperbaharui dan kini telah terbit draft internasional standard ISO 22000.

Perubahan standar keamanan pangan ISO 22000 dimaksudkan untuk menyesuaikan isu-isu terbaru seputar keamanan pangan (food safety).

Menurut situs resmi ISO, perubahan ISO 22000 versi terbaru tidak begitu signifikan.  Isi perubahan meliputi:

1. ISO 22000 versi terbaru mengadopsi struktur High level Structure (HLS) atau struktur yang mayoritas digunakan oleh standar manajemen ISO yang lain seperti sistem manajemen mutu ISO 9001.
2. ISO 22000 versi terbaru menyediakan konsep terpadu khususnya mengenai "risk". Pada standar terbaru dijelaskan pengertian risk pada tataran operasional (atau risk dalam HACCP) dan risk dalam tataran strategis perusahaan (business risk).
3. ISO 22000 versi terbaru menerangkan konsep Plan-Do-Check-Act  (PDCA) pada level operasional dan strategis
4. ISO 22000 versi terbaru memuat pengertian yang jelas tentang Critical Control Points (CCPs), Operational Prerequisite Programmes (OPRPs) and Prerequisite Programmes (PRPs).

Standar ISO 22000 versi terbaru akan dirilis pada Juni 2018.

Baca juga:

• Apa itu iso 22000?
• Ini Dia Dokumen Wajib ISO 22000:2018

Ini Maksudnya Mengelola Knowledge ISO 9001:2015

Salah satu perubahan ISO 9001-2015 adalah adanya elemen tentang Organizational Knowledge atau Pengetahuan Organisasi, apa itu?

Organizational knowledge atau pengetahuan organisasi merupakan pengetahuan spesifik yang dimiliki suatu organisasi dan umumnya diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber internal maupun eksternal.

Sumber internal misalnya pengetahuan yang berasal dari  pengalaman, lesson learned from failure (belajar dari kesalahan), succesfull projects, dll). Selain sumber internal, bisa juga pengetahuan (knowledge) berasal dari sumber eksternal antara lain standar, seminar, gathering dengan supplier atau pelanggan, dll)

Pengetahuan-pengetahuan ini harus dikelola sebaik-baiknya sehingga dengan pengetahuan yang terjaga dengan baik maka operasional perusahaan bisa berjalan sempurna.

Sebagai ilustrasi, saya gambarkan peristiwa sbb;

Ada sebuah toko yang dikelola sebuah keluarga yang terdiri dari Bapak, ibu dan seorang anak perempuannya. Toko buka mulai pagi hingga sore  Keluarga ini bekerja sesuai shift kerja. Bapak bekerja pagi, ibu sore sedangkan anak perempuannya bekerja bila orang tuanya berhalangan atau sakit.

Pelanggan toko bermacam-macam. Salah satu pelanggan setia adalah seorang ibu yang sering berbelanja kebutuhan sehari-hari dan juga membeli koran. Saat selesai berbelanja ibu itu selalu membayar kebutuhan sehari-hari yang dibelinya pada hari itu, kecuali koran.  Pembayaran koran disepakati dengan sang Bapak pemilik toko dilakukan setiap Sabtu.

Suatu hari Bapak dan Ibu pemilik toko tidak bisa bekerja karena harus bepergian. Anak peremupuang menggantikan tugas bapak dan ibunya.

Ibu pelanggan setia itu marah ketika ditegur oleh anak perempuan pemilik toko karena sang ibu pelanggan setia tidak sekaligus membayar koran saat berbelanja ke toko.

Untuk menghindari hal diatas, pemilik toko sebaiknya melakukan

• mengadakan pertemuan rutin setiap minggu yang antara lain membahas hal-hal yang tidak diketahui atau yang tidak tercatat
• menyiapkan buku catatan 
• membuat kesepakatan dengan pelanggan secara formal misalnya menuangkan kesepatakan dalam buku catatan dan diinformasikan ke dalam rapat pertemuan mingguan.
• melakukan pergantian shift secara teratur agar setiap penjual bisa mengenal pelanggan dengan lebih baik.

Hal-hal di atas adalah langkah-langkah sederhana dalam penerapan organizational knowledge.

Baca juga

• Penjelasan Risk based thinking ISO 9001 versi 2015
• Tabel Perbedaan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015
• Tinjauan Manajemen versi ISO 9001:2015

Semakin Banyak Perusahaan Indonesia Up Grade ke ISO 14001:2015

Kian banyak perusahaan-perusahaan  Indonesia meng-update sistem manajemen lingkungan ke versi terbaru ISO 14001:2015.

Salah satunya PT. Teraoka Seisakusho Indonesia, produsen manufaktur yang bergerak dibidang pita perekat. Perusahaan yag  berlokasi di Kerawang ini telah menerapkan standar manajemen lingkungan ISO 14001 versi lama atau ISO 14001:2004 dan tengah menuju versi terbaru ISO 14001:2015.

Salah satu tahap perubahan adalah mengikuti kegiatan training ISO 14001:2015 yang saya selenggarakan beberapa waktu yang lalu.

Training pemahaman ISO 14001:2015 dihadiri oleh semua karyawan yang mewakili unit-unit kerja perusahaan, termasuk manajemen perusahaan.

Baca juga

• Ini Dia Dokumen ISO 14001:2015 yang Wajib Dibuat
• Apa Kata ISO 14001:2015 tentang Kebijakan Lingkungan?

ISO 45001 Terbit Februari 2018: Standar manajemen K3 Internasional

Apabila Anda memerlukan draft standar ISO 45001,  silahkan hubungi saya via email zulnasution@yahoo.com . Syaratnya Anda wajib menuliskan nama, jabatan, nama perusahaan dan bidang usaha.

Ini Dia ISO 21001 - Standar Internasional Manajemen Lembaga Pendidikan Terbaru

Sebentar lagi akan terbit standar internasional sistem manajemen mutu untuk lembaga atau institusi pendidikan. Nama standar ini ISO 21001, Educational organizations – Management systems for educational organizations – Requirements with guidance for use.

ISO 21001 ditujukan khusus untuk lembaga pendidikan, mulai dari taman kanak-kanak, SMK, Vokasional, hingga jenjang Universitas atau perguruan tinggi.

Standar ISO 21001 yang saat ini masih dalam tahap draft memuat struktur yang sama dengan sistem manaejemen mutu ISO 9001:2015. Tidak hanya struktur, judul klausul ISO 21001 mirip dengan ISO 9001:2015.

Baca juga

• ISO 21001:2018 Management systems for educational organizations.
• informasi ISO 21001: Educational organization management system (pdf)
• Mau lihat isi ISO 21001? Lihat daftar isi ISO 21001

Ini Dia Tabel ISO 9001 tahun 2015

Para pembaca blog yth,

Di penghujung tahun 2016, blog ini menyediakan file penting yang perlu Anda baca.

File berisi tabel perbedaan antara ISO 9001 tahun 2015 dan ISO 9001 versi 2008. Nama file adalah matriks korelasi standar ISO 9001 tahun 2015 dan tahun 2008

Penjelasan Singkat Tabel ISO 9001 tahun 2015

Tabel ISO 9001 tahun 2015 yang dimaksud adalah matrik korelasi antara sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001 versi baru dan versi lama.

Terdapat dua tabel. Tiap-tiap tabel memuat dua kolom. Tabel pertama pertama memuat kolom pertama yang merupakan judul atau subjudul dari SMM ISO 9001:2015 dan kolom ke dua memuat judul dan subjudul  ISO 9001:2008. Tabel ke dua berisi sebaliknya.

Melalui tabel ini dapat diketahui perbedaan ke dua standar manajemen mutu, baik iso 9001 versi lama maupun versi baru. Sebagai langkah awal tentu tabel akan sangat membantu dalam adaptasi SMM ISO 9001 versi 2015.

Setelah mempelajari tabel iso 9001 tahun 2015 dapat kita simpulkan bahwa tidak semua persyaratan iso 9001 tahun 2015 adalah persyaratan baru. Banyak persyaratan pada ke dua versi sama.

Buat Anda yang tengah up up grade SMM ISO 9001 tahun 2015, matrisk korelasi ini sangat bermanfaat.

Tabel  ISO 9001 tahun 2015 atau matrik korelasi bisa Anda download di folder "Download", lihat file no 65.

Selamat tahun baru 2017, semoga sehat selalu!




Baca juga:

• Beda ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015 (ISO9001 yang terbaru)

Tips Meningkatkan Motivasi Auditor Internal ISO

Peran auditor internal ISO dalam penerapan sistem manajemen mutu iso 9000 sangat penting, namun jabatan ini kurang diminati. Apa sebabnya?

Seperti diketahui, kegiatan audit merupakan kegiatan wajib dalam adaptasi iso 9000. Tujuan kegiatan audit internal untuk  menilai seberapa efektif penerapan sistem manajemen mutu perusahaan dalam mencapai kebijakan dan sasaran perusahaan. Apabila dirasa tidak tercapai, diambil langkah-langkah perbaikan kinerja sistem. Melalui mekanisme sistem audit internal ISO,  hal ini memungkinkan sistem yang berlandaskan perbaikan secara kontinyu.

Kopdar Quality Club Surabaya: Mempererat Hubungan kekeluargaan Sesama Anggota ISO

QualityClub mengadakan gathering ( Kopdar - Kopi darat ) dalam rangka mempererat hubungan sesama anggota. Quality Club merupakan forum diskusi via WhatsApp Group iso 9000 (WAG iso 9000) yang anggotanya tersebar di seluruh Indonesia.

Kopdar QualityClub Surabaya, 16 Desember 2016

Pada November 2016 anggota QualityClub Surabaya berinisiatif mengadakan kopi darat di Surabaya. Dalam pertemuan ini hadir antara lain konsultan, dosen, auditor internal, anggota tim ISO dari berbagai perusahaan. Semua yang hadir sharing pengalaman tentang pengalaman ISO di perusahaan masing-masing, antara lain tentang kegiatan audit, dokumen iso, hingga proses sertifikasi.

Pertemuan berlangsung santai dan kekeluargaan disertai dengan santap malam kuliner khas Surabaya!

Untuk bergabung di WA Grup ISO 9000, isi formulir pendaftaran WA Grup

Baru Satu Tahun, tapi Sukses Raih Tiga Sertifikat ISO sekaligus. Apa Resepnya?

Karyawan tengah melakukan tool box meeting yang dilakukan setiap pagi, sekaligus sosialisasi sistem manajemen ISO dan OHSAS yang melibatkan semua karyawan. Keterlibatan semua personil kunci sukses menerapkan sistem manajemen yang efektif.

Berbagai macam klien atau perusahaan telah saya bantu mengembangkan standar manajemen ISO, namun ada satu yang unik.

Untuk memperoleh sertifikat standar internasional ISO tidak ada peraturan yang menyatakan  bahwa perusahaan telah beroperasi sesuai dengan bidang usahanya dalam kurun waktu tertentu. Misalnya perusahaan wajib beroperasi dua tahun atau lebih maka baru bisa mulai mengadopsi dan mendapatkan sertifikat ISO. Peraturan itu tidak ada.

Ini Akibatnya bila Sertifikat ISO tanpa Logo Akreditasi

Designed by Freepik

Yang tadinya murah, malah jadi mahal karena suatu kasus yang dialami sebuah perusahaan kontraktor di Jakarta Pusat.

Dalam suatu kesempattan saya diundang oleh perusahaan tersebut. Perusahaan ini tepatnya bergerak di bidang jasa engineering contractor dan telah lama mengembangkan sistem manajemen atas bantuan konsultan yang tidak bisa saya sebutkan namanya.

Sertifikat yang dimiliki perusahaan dengan jumlah 30 karyawan ini ada  tiga, sertifikat ISO 9001:2008, sertifikat ISO 14001:2004 dan sertifikat OHSAS 18001:2007. Ketiga sertifikat diterbitkan oleh lembaga sertifikasi ISO di Jakarta yang tidak perlu saya sebutkan namanya.

Pimpinan perusahaan berkeluh kesah kepada saya  karena perusahaannya tidak bisa ikut tender lantaran ketiga sertifikat ISO yang dimilikinya tak diakui oleh pihak yang mengadakan tender (pemberi kerja).


Sertifikat ISO tanpa Logo Akreditasi
Setelah saya perhatikan ternyata ke tiga sertifikat tidak terdapat logo akreditasi. Artinya lembaga sertifikasi yang menerbitkan ketiga sertifikat itu tidak diakreditasi oleh lembaga akreditasi. Logo akreditasi tidak ada pada sertifikat ISO

Akibatnya pihak yang mengadakan tender membatalkan keikutsertaan perusahaan engineering contractor ini karena ketiga sertifikat tidak diakreditasi (tak ada logo akreditasi)


Hati-hati Memilih Sertifikat ISO
Oleh sebab itu, hendaknya berhati-hati dalam memilih lembaga sertifikasi ISO. Tulisan tentang tata cara memilih lembaga sertifikasi bisa di baca di sini: Bagaimaca Cara Memilih Lembaga Sertifikasi ISO?.

Memilih lembaga sertifikasi yang tidak kredibel bisa berakibat fatal, misalnya seperti contoh perusahaan yang saya ceritakan di atas.

Baca juga:

• Perbedaan Akreditasi dan Sertifikasi
• Baca Aturan sebelum Publikasi ISO 9001 atau ISO 14001

Buku Bagus Manajemen ISO 9001 version 2015

Banyak cara untuk mempelanjari sistem manajemen mutu ISO 9001 version 2015, misalnya dengan membaca buku manajemen ISO.

Kini sudah ada buku bagus tentang manajemen ISO 9001 version 2015 yang dapat membantu mengenal dan memahami standar internasional manajemen mutu terbaru itu.

Judul buku ISO 9001:2015 for Small Enterprises – What to do? 

Buku ini ditulis oleh anggota dari ISO/TC 176/SC 2, tim yang merumuskan standar ISO 9001 version 2015.  Buku yang baru saja dirilis ini sesungguhnya ditujukan kepada perusahaan skala kecil-menengah (UKM), kategori perusahaan yang terbanyak mengadopsi ISO 9001 version 2015.

source: http://www.iso.org/iso/home/store/publication_item.htm?pid=PUB100406

Buku yang disusun secara sstematis ini cocok buat Anda yang akan memulai mengembangkan sistem manajemen mutu ISO 9001 version 2015 atau untuk Anda yang tengah menyiapkan langkah-langkah up grade version 2015

Isi buku mudah dipahami, dijelaskan klausul per klausul (persyaratan) ISO 9001 version 2015. Penjelasan disertai dengan contoh-contoh kasus untuk memudahkan dalam adopsi sistem.

Sample isi buku bisa dilihat di sini: Lihat preview buku ISO

Bila berminat, buku ISO 9001:2015 for Small Enterprises – What to do? bisa diperoleh via online, lihat informasi di website resmi ISO

Sebagai informasi tambahan, isi buku ini sama dengan isi ISO/TS 9002: Dokumen Panduan ISO 9001:2015
.

Selamat membaca!


Baca juga:

• ISO/TS 9002: Dokumen Panduan ISO 9001:2015
• Manajemen puncak wajib belajar ISO 9001 versi 2015
• Download Klausul-klausul ISO 9001 versi 2015

Menurut ISO 9001-2015, Jasa bukan Produk.

Sekarang jasa bukan lagi bagian dari produk, demikian menurut standar ISO 9001-2015.

Dulu standar iso 9001 versi 2008 menyatakan bahwa jasa atau layanan merupakan bagian dari produk, tapi sekarang tidak lagi. Dengan terbitnya standar manajemen terbaru ISO 9001 version 2015, terdapat perubahan pengertian baik produk maupun jasa.